Un incident peut demander de communiquer rapidement avec les équipes, les clients ou les partenaires. Le support doit présenter les informations vérifiées, les actions décidées et les contacts utiles. Préparez les modèles et les circuits de validation en amont ; la création d’un diaporama ne doit pas retarder une alerte ou une mesure de protection prévue par les procédures.
Partie 1 : Préparer les supports avant la crise
Préparez des modèles simples et testez-les lors d’exercices. Définissez qui rédige, qui vérifie les faits et qui autorise la diffusion. Le délai dépend de l’incident et des informations disponibles : ne fixez pas un objectif de mise en page au détriment de leur fiabilité.
Le support accompagne la communication organisée par la cellule de crise. Une évacuation, une mise en sécurité ou une alerte technique suit les consignes et les canaux prévus ; elle n’attend pas la préparation de diapositives.
Partie 2 : Structurer les informations utiles
Utilisez une structure familière et des formulations directes. Les quatre rubriques suivantes constituent une base à adapter à l’événement, au public et au degré de certitude des informations.
Indiquez ce qui est confirmé sur la situation, les mesures effectivement prises, les consignes à appliquer et les interlocuteurs à contacter. Ajoutez la date, l’heure et, si possible, le moment du prochain point de situation. Distinguez les faits des éléments encore en cours de vérification.
Employez des phrases courtes et précisez qui doit faire quoi. Utilisez des caractères lisibles et un contraste suffisant. Ne transmettez pas une consigne par la seule couleur ; reprenez les pictogrammes et les supports de sécurité validés lorsqu’ils sont nécessaires.
Partie 3 : Organiser la validation et la traçabilité
Les obligations de sécurité, d’information ou de notification dépendent de l’incident et de l’organisation. Faites vérifier les messages concernés par les responsables compétents, notamment les équipes sécurité, juridiques ou de protection des données. La forme d’une présentation ne garantit pas la conformité.
Conservez les versions diffusées, leurs dates et leurs validations selon les procédures internes. Cette traçabilité permet de retrouver les messages transmis ; elle ne constitue pas à elle seule une protection juridique. Adaptez le contenu au type d’incident plutôt que de supposer qu’un modèle unique couvre toutes les situations.
Partie 4 : Définir le rôle de l’IA
Un outil d’IA peut aider à préparer des modèles ou à mettre en forme des informations autorisées. Son usage doit être prévu et accepté par l’organisation, avec un fonctionnement testé avant l’incident.
Pendant une crise, limitez l’assistance aux tâches dont le résultat peut être contrôlé. L’IA ne doit pas décider des mesures de sécurité ni compléter les informations manquantes. Faites comparer toute reformulation aux consignes approuvées.
Partie 5. Presenti : préparer une mise en page
Presenti peut servir à préparer un brouillon de support si son utilisation est autorisée. Les crédits gratuits sont limités et certaines fonctions d’import ou d’export sont payantes. Anticipez les accès et les offres nécessaires, sans dépendre d’une inscription au moment de l’incident.
Choisissez un modèle lisible et définissez les responsabilités de modification et de validation. Presenti propose la collaboration en temps réel, mais l’accès au service dépend notamment des équipements et de la connexion. Prévoyez des modèles et des canaux de secours si les outils habituels sont indisponibles.
Partie 6 : Utiliser les contenus déjà validés
Rassemblez les informations confirmées auprès des responsables de l’incident. Vous pouvez partir d’un texte approuvé ou, avec une offre compatible, d’un enregistrement autorisé. Dans ce dernier cas, vérifiez la transcription et les consignes avant toute utilisation : une reconnaissance incorrecte peut modifier le sens.
Un document Word ou PDF validé peut servir de point de départ avec une offre compatible. Presenti accepte aussi notamment TXT, Markdown et Xmind selon les fonctions disponibles. Comparez la synthèse à l’original ; ne supposez pas que l’ordre, les conditions ou les responsabilités sont conservés automatiquement. Pour une source officielle en ligne, vérifiez la version et la date consultées.
Pour un point de situation chiffré, présentez les données confirmées avec leur source, leur heure de mise à jour et leurs limites. Un graphique peut aider à lire une évolution ; il ne prouve pas une cause ou une ampleur qui n’a pas été établie. Contrôlez les valeurs dans l’éditeur de graphiques.
Pour les plans d’évacuation, les points de rassemblement et les zones de danger, utilisez uniquement les documents validés pour le site par les responsables compétents. Ne les remplacez pas par une image générée. Vérifiez que la mise en page n’a ni déplacé une indication ni rendu une consigne illisible.
Partie 7 : Exemple de préparation d’un point de situation cyber
Exemple fictif : l’équipe sécurité examine un incident informatique. La cellule de crise prépare un point de situation pour les collaborateurs en parallèle des actions opérationnelles déjà engagées.
Étape 1 : Réunir les messages approuvés
Le responsable désigné rassemble la situation confirmée, les consignes validées et le canal de contact. Aucune instruction de déconnexion ou d’arrêt n’est inventée par l’outil.
Étape 2 : Vérifier le support
Le rédacteur organise les informations dans le modèle préparé. Le responsable compétent contrôle les faits, les consignes, les destinataires et l’heure de mise à jour.
Étape 3 : Diffuser par les canaux disponibles
La personne autorisée utilise les canaux prévus, en tenant compte de l’indisponibilité éventuelle de la messagerie ou du réseau. Un PDF ou une image peut compléter le message selon les conditions d’export ; vérifiez sa lisibilité et son accès. Conservez une version de référence et annoncez les modalités du prochain point.
Suivez la diffusion selon les moyens prévus et corrigez les messages lorsque la situation évolue. La création d’un fichier ne garantit pas que tous les destinataires l’ont reçu ou compris.
Conclusion
Préparez les modèles, les responsabilités et les canaux de secours avant la crise, puis testez-les. Si Presenti intervient dans ce processus, utilisez-le pour un support contrôlé à partir d’informations validées. Les mesures de protection, les obligations applicables et les décisions restent du ressort des responsables compétents.
