Начните презентацию так, чтобы слушатели понимали, зачем им слушать вас дальше. Это может быть вопрос, на который им нужен ответ, решение, которое предстоит принять, или изменение, в котором нужно разобраться. Удивительная статистика и остроумная история для этого необязательны.
Готовьте вместе три элемента: слова, которые вы произнесёте, первый слайд и фразу перехода к первой содержательной части. Вступление может хорошо звучать само по себе, но никуда не вести.
Когда эти элементы связаны, с помощью Presenti можно превратить вступление и план в черновик презентации, а затем отредактировать слайды под своё выступление. В примерах ниже используются вымышленные учебные и рабочие ситуации, чтобы показать, как три элемента работают вместе.
Начните с того, что нужно понять слушателям
Прежде чем писать первую фразу, закончите предложение: «После этого выступления слушатели смогут…» Объяснить понятие, выбрать вариант или отреагировать на риск проекта — полезные ответы. «Больше знать о моей теме» слишком расплывчато, чтобы на этом строить вступление.
Затем подумайте, что аудитория уже знает. Одноклассникам может понадобиться конкретный пример до определения. Руководитель, рассматривающий предложение, вероятно, захочет сразу услышать просьбу. Коллеги на регулярном обсуждении проекта уже знают предысторию и ждут информации о том, что изменилось.
Короткое приветствие или представление по-прежнему уместно. Если группа вас не знает, назовите имя и роль, связанную с темой встречи. Если вы работаете вместе каждый день, едва ли стоит тратить начало на свою биографию.
Учебный пример: сделайте понятие наглядным
Ситуация: вы объясняете, как точка зрения рассказчика влияет на историю. Одноклассники знают, кто такой рассказчик, но вам нужно показать, как перспектива меняет читательскую оценку.
Что сказать:
«Ученик входит в класс после звонка. Учитель думает: опять опоздал. Ученик думает: наконец-то добрался. Событие одно, но отправные точки для рассказа разные. Сегодня я покажу, как смена рассказчика влияет на то, что читатель знает и как оценивает один и тот же поступок. Мы посмотрим на эту сцену сначала глазами учителя, затем глазами ученика, а потом разберём, что остаётся за рамками каждой версии».
Что показать на первом слайде: заголовок «Одно событие. Две точки зрения». Ниже — простое изображение двери класса и две короткие подписи: «Опять опоздал» и «Наконец-то добрался». Под заголовком можно поместить небольшой подзаголовок «Как рассказчик меняет историю». Весь произносимый абзац на экран выводить не нужно.
Переход к основной части: «Начнём с версии учителя и посмотрим, что с этой позиции можно узнать, а что остаётся неизвестным». После этого перейдите к первому короткому отрывку.
Такое вступление даёт классу конкретное различие для наблюдения. Между двумя точками зрения можно сделать паузу, не требуя ответа или поднятых рук. Если вы хотите услышать реакцию, задайте узкий вопрос — например, какая версия вызывает больше сочувствия к ученику, — и оставьте время, чтобы использовать ответ.
Рабочее предложение: сразу назовите решение
Ситуация: команда получает запросы по почте, в чатах и на встречах. Вы хотите получить согласие на пробный запуск общей очереди запросов. Участники знают нынешний процесс; им нужно оценить предложенное изменение.
Что сказать:
«Я предлагаю на две недели запустить общую очередь запросов. Сейчас запрос может прийти по почте, в чат или прозвучать на встрече, и не всегда понятно, кто взял его в работу. В ходе пробного запуска у каждого нового запроса будут указаны ответственный и видимый статус. Я покажу предлагаемый процесс, объясню, что изменится для команды и как мы решим, стоит ли его сохранять. Сегодня нужно определить, запускаем ли мы пробный период и кто за него отвечает».
Что показать на первом слайде: вынесите просьбу в заголовок: «Согласовать двухнедельный тест общей очереди запросов». Под ним добавьте одну строку: «Единое место для запроса, ответственного и статуса». Небольшая пометка «Решение сегодня» здесь полезнее драматичной картинки о рабочем хаосе.
Переход к основной части: «Проследим один запрос в нынешнем процессе, а затем в предлагаемой очереди, чтобы увидеть, что именно изменится». Следующий слайд сравнивает путь одного и того же запроса в обоих вариантах.
Это прямое вступление без риторической уловки. Оно учитывает, что людям сначала нужно понять предложение, а уже потом спорить о нём. Оно также не обещает экономию, которую пробный запуск ещё не подтвердил. Срок и вопрос об ответственном делают просьбу конкретной, но не доказывают, что изменение окажется удачным.
Отчёт о ходе работы: сообщите статус без интриги
Ситуация: передача материалов для сайта запланирована на пятницу. Тексты готовы, но обязательная проверка ещё не проведена. Вам нужно, чтобы группа помогла организовать проверку и устранить препятствие для передачи.
Что сказать:
«Передача материалов в пятницу под угрозой, потому что финальная проверка ещё не проведена. Тексты написаны, страницы готовы к проверке. Сегодня нам нужно назначить проверяющего и время либо договориться о переносе передачи. Я кратко покажу, что уже готово, объясню, что именно осталось проверить, и разберу два варианта расписания. Главный вопрос сейчас — как организовать проверку, а не нужно ли писать дополнительные тексты».
Что показать на первом слайде: заголовок «Передача в пятницу: проверка ещё нужна». Под ним две короткие отметки: «Тексты готовы» и «Финальная проверка ожидается». Действие должно оставаться на виду: «Сегодня подтвердить проверяющего и время». Не ставьте зелёный индикатор статуса без объяснения.
Переход к основной части: «Вот готовые материалы и этап проверки, который нужно пройти перед передачей». Покажите завершённую работу и оставшуюся зависимость рядом.
На регулярной встрече не нужно заново рассказывать историю возникновения проекта. Начните с изменения и его последствий, затем дайте достаточно подробностей для реакции. Если новости хорошие, говорите так же ясно: что завершено и что команда теперь может делать дальше.
Исправьте вступление, не связанное с продолжением
Замените случайную шутку наблюдением по теме
Допустим, предложение об общей очереди начинается так: «Обещаю, встреча будет короче очереди за кофе». Даже если слушатели улыбнутся, причин рассмотреть предложение у них не прибавится. После шутки придётся начинать выступление заново.
Более полезная первая фраза: «Когда запрос приходит в чат, как мы узнаём, кто за него отвечает?» Сразу переходите к ситуации и предлагаемому тесту. Просить аудиторию ответить необязательно: вопрос может просто обозначить проблему, которую вы сейчас покажете. Оставляйте шутку, если она связана с темой и подходит слушателям, а не потому, что вступление якобы обязано развлекать.
Замените неподтверждённую цифру тем, что можно показать
«Почти все проекты проваливаются из-за плохой коммуникации» звучит тревожно, но вызывает вопросы об источнике, определении провала и применимости утверждения к этой ситуации. Выдуманный процент только затруднит обоснование.
Для нашего предложения покажите, как запрос переходит между каналами без назначенного ответственного. Если у вас есть реальная и уместная измеренная величина, назовите, что она измеряет, за какой период и откуда получена. Если её нет, вступление может опираться на ясно сформулированную проблему или предлагаемый тест без всякой статистики.
Репетируйте и первый переход тоже
Репетируйте вступление с теми двумя слайдами, которые действительно будете показывать. Если останавливаться после отточенного первого абзаца, останется незамеченным неудобный момент смены слайда и начала объяснения. Произнесите переход, переключите слайд и продолжите до первого примера или довода.
Для десятиминутного выступления попробуйте начать с вступления примерно на тридцать–сорок пять секунд. Подстройте его под ситуацию: знакомой с темой команде требуется меньше контекста, а для нового понятия его может понадобиться больше. Если вступление занимает слишком много времени, сокращайте предысторию раньше, чем фразу, определяющую цель.
Можно также подготовить сокращённый вариант на случай, если встречу прервут. Наше предложение станет таким: «Прошу согласовать двухнедельный тест общей очереди. Покажу, что изменится и какое решение нужно принять сегодня». Затем используйте тот же переход к процессу. Вступление должно работать и тогда, когда времени меньше, чем вы ожидали.
Постройте черновик слайдов вокруг вступления
Перед созданием черновика запишите аудиторию, цель выступления, устное вступление, точный текст первого слайда и первую часть, к которой вы перейдёте. Держите полный текст выступления отдельно от коротких формулировок для экрана.
Используйте эти материалы вместе с планом в Presenti, затем отредактируйте получившийся черновик. Проверьте, поддерживает ли первый слайд вашу речь и приводит ли следующий туда, куда обещает фраза перехода. Вопрос о точке зрения должен вести к отрывку, предложение теста — к изменению процесса, сообщение о статусе — к выполненной работе и оставшейся зависимости.
Вам не нужна самая запоминающаяся фраза на встрече. Нужно вступление, после которого слушателям понятно, зачем следить за следующим предложением и всей презентацией.
