Marché public : présenter un mémoire technique lors d’une soutenance

Une réponse à un marché public suit les règles fixées par les documents de la consultation. Lorsqu’une audition ou une soutenance est prévue, un support visuel peut aider à expliquer le mémoire technique. Il doit rester cohérent avec l’offre remise, respecter le format demandé et s’appuyer sur des engagements vérifiés.

Partie 1 : L'enjeu de la présentation technique dans les marchés publics

Les critères d’attribution et les règles de réponse figurent dans les documents de la consultation, notamment le règlement de consultation. Le CCTP décrit les exigences techniques. Ne présumez pas qu’une présentation orale est autorisée ou qu’elle permet de modifier l’offre : en appel d’offres, la négociation est interdite. Vérifiez le cadre exact des échanges prévus.

Si un support est demandé ou autorisé, sélectionnez les informations nécessaires pour répondre aux points de la soutenance. Une synthèse visuelle complète le mémoire sans remplacer les pièces exigées. Les principaux enjeux sont les suivants :

• Le respect de la consultation : rapprochez les critères d’attribution, les exigences techniques et les consignes de soutenance. Une mise en page ne garantit pas la conformité du dossier.
• La clarté des niveaux de lecture : Les documents sources (Word, PDF) présentent fréquemment une arborescence complexe. Il faut donc restructurer les niveaux logiques de la réponse pour les faire correspondre aux standards d’une démonstration linéaire et rythmée.
• La synthèse de l’information : Pour maintenir l'attention du jury, chaque page doit se concentrer sur une seule idée maîtresse, en mettant en évidence vos avantages compétitifs et vos certifications spécifiques.
• La visualisation : utilisez un schéma quand il explique mieux une méthode, un calendrier ou une répartition des responsabilités.
• Le respect de l'identité visuelle : Les documents de présentation administrative doivent refléter une image sobre, professionnelle et alignée avec la charte graphique globale de votre entreprise.

Partie 2 : Préparer un support avec Presenti

Presenti peut aider à organiser un contenu en diapositives. La conformité de l’offre et la véracité des engagements doivent être contrôlées par l’équipe responsable.

Étape 1 : Configurer la génération initiale de votre projet

Préparez un plan fondé sur les documents de la consultation et sur votre réponse validée. Ne transmettez à l’outil que les documents dont le traitement est autorisé.

1. Connectez-vous à la plateforme Presenti et ouvrez l'espace de création en cliquant sur l'onglet Générez avec l'IA.
2. Décrivez le support attendu, le public et les rubriques. Fournissez les extraits autorisés du mémoire et des consignes, sans demander à l’IA d’inventer des engagements.
3. Si l’interface propose de joindre des fichiers, sélectionnez les documents compatibles et autorisés, puis vérifiez les informations reprises.
4. Choisissez les options disponibles de génération et de longueur. Le nombre de diapositives doit correspondre au temps et au format demandés, puis être ajusté après répétition.
5. Choisissez la langue demandée dans la consultation parmi les options disponibles. Contrôlez le plan avant la génération, en particulier les termes techniques et contractuels.

Étape 2 : Édition ciblée et traduction contextuelle

Relisez le premier jet en le comparant aux pièces de l’offre. Vérifiez les engagements, les chiffres, les références et les termes définis dans la consultation avant de retravailler le style.

1. Sélectionnez le texte à modifier dans l’éditeur.
2. Utilisez les commandes de reformulation ou de synthèse proposées, puis comparez le résultat au texte validé. Une correction de style ne doit pas modifier la portée d’un engagement.
3. Pour une référence dans une autre langue, conservez la source et vérifiez les exigences de traduction. Une traduction générée peut servir de brouillon, sans remplacer une traduction officielle si celle-ci est demandée.
4. Faites relire les passages traduits, notamment les réserves, dates, montants et qualifications. Vérifiez ensuite le rendu dans la diapositive.

Partie 3 : Choisir les fonctions utiles à la préparation

Voici les fonctions à examiner pour préparer et faire relire votre support :

• Essai : des crédits gratuits limités permettent de tester la génération.
• Large catalogue de modèles graphiques : Des dizaines de modèles sobres, professionnels et adaptés aux codes rigoureux des administrations publiques et des grandes entreprises industrielles.
• Sources : sujet, texte, plan, Markdown ou Xmind, ainsi que Word, PDF et TXT selon l’offre.
• Paramètres : choisissez les options proposées dans votre version, puis contrôlez la structure obtenue.
• Mise en page : essayez une disposition et vérifiez les titres, les espacements et les débordements.
• Illustrations : utilisez des visuels autorisés et exacts. Une image générée ne doit pas représenter une réalisation ou une certification fictive comme réelle.
• Graphiques : vérifiez les formats d’import disponibles, les données, les unités et les légendes.
• Structures de diapositives variées : Plusieurs modèles d'agencement disponibles pour adapter la présentation visuelle selon qu'il s'agisse d'un calendrier, d'un comparatif ou d'un descriptif technique.
• Exports : notamment PPTX, PDF, PNG et JPG selon l’offre ; les exports modifiables sont payants. Testez le fichier final.
• Collaboration : organisez les accès et la relecture dans le respect de la confidentialité du dossier.

Partie 4 : Structurer et épurer votre proposition technique

Organisez les rubriques selon les critères et les consignes applicables à la soutenance. Identifiez, pour chaque point, la réponse apportée et la pièce qui l’étaye.

Le tableau propose cinq rubriques possibles : compréhension du besoin, méthode, équipe, démarche RSE et sécurité, planning et livrables. Adaptez-les au marché ; elles ne constituent pas une liste réglementaire universelle.

Vous pouvez étudier un exemple de votre secteur pour réfléchir à la présentation, sans en reprendre les engagements ni supposer qu’il a été retenu. Dans votre propre support, rendez les preuves faciles à retrouver : référence au mémoire, calendrier, moyens affectés et justificatifs valides.

Partie 5 : Rendre les moyens et les engagements lisibles

Choisissez les visuels en fonction de ce qu’ils expliquent. Un planning, un organigramme ou une matrice de risques doit correspondre aux moyens et aux engagements de l’offre, avec des légendes lisibles.

• Le planning d'intervention : Utilisez un diagramme de planification visuel pour situer clairement vos phases d'études, de travaux et de livraison dans le temps.
• L’équipe dédiée : présentez les fonctions, les responsabilités et les compétences des personnes réellement mobilisées. Utilisez des portraits seulement s’ils sont pertinents et autorisés.
• Les risques : indiquez les situations envisagées, les mesures prévues, les responsables et les conditions de déclenchement, en cohérence avec l’offre.

Pour les indicateurs, précisez les unités, la période et la source. L’exemple d’organisation ci-dessus est fictif : remplacez les rôles, expériences et certifications par des éléments vérifiés. Contrôlez la cohérence entre le mémoire, le prix, les délais et les documents de présentation.

Partie 6 : Préparer la soutenance : Stratégies de communication et collaboration d'équipe

Préparez la soutenance avec les intervenants concernés, en suivant le temps et les modalités annoncés. Répartissez les prises de parole et entraînez-vous à répondre à partir de l’offre déposée, dans le cadre autorisé par la procédure.

Si les consignes le permettent, préparez un support principal concis et des annexes utiles aux questions : méthode détaillée, références ou justificatifs pertinents. Vérifiez leur validité et évitez de présenter une nouvelle proposition sous couvert d’explication.

Les commentaires et la collaboration peuvent faciliter la relecture technique, commerciale et juridique. Identifiez une version validée, puis vérifiez les formats, les pièces et le canal de remise demandés.

Conclusion

Un support de soutenance utile explique l’offre et permet de retrouver ses éléments justificatifs. Presenti peut aider à la mise en page, tandis que l’équipe vérifie le contenu, les engagements et le respect des consignes de la consultation.