Раздаточный материал к презентации должен быть понятен и без вашего выступления. Шесть маленьких слайдов на одном листе могут пригодиться для заметок во время встречи, но вряд ли дадут отсутствующему коллеге достаточно контекста, чтобы разобраться в диаграмме или выполнить рекомендацию.
Сначала выберите задачу материала: место для заметок на встрече, понятное объяснение для чтения после нее или справочный документ с подробностями. Для самостоятельного чтения полезны принципы из англоязычного руководства по доступным презентациям: содержательные заголовки, читаемый текст, понятные подписи ссылок и пояснения, которые не зависят только от цвета.
Выберите между миниатюрами слайдов и отдельным документом
Лист для заметок подходит, когда участники только что видели полноразмерные слайды и хотят записать вопросы. Сохраните номера, чтобы заметки можно было связать с презентацией. Не уменьшайте насыщенную диаграмму до размера, при котором подписи перестают читаться.
Сопроводительный документ полезнее тем, кто не придет на встречу или будет принимать решение позднее. Используйте короткие абзацы, выбранные изображения и ясные ссылки на источники. Необязательно воспроизводить каждый слайд или сохранять исходный порядок.
Справочное приложение хранит подробные методы, определения, расчеты и таблицы. Отделите его от основного документа, если детали мешают увидеть главное, но добавьте ссылку из соответствующего объяснения.
Для практического занятия можно совместить короткие пояснения с местом для упражнения. Для совещания, на котором принимают решение, важнее рекомендация, доказательства, компромиссы и точный вопрос на согласование. Даже если одна презентация знакомит с темой обе аудитории, сопроводительные документы им понадобятся разные.
Перепишите один слайд так, чтобы его поняли без докладчика
Представьте внутренний доклад со слайдом «Неполные обращения требуют повторной работы». На нем показано обращение без идентификатора учетной записи и небольшая схема процесса. Связь между ними объясняет докладчик. Если просто вставить изображение слайда в документ, читателю придется угадывать смысл примера.
Раздел сопроводительного документа можно сформулировать так:
Зачем форме обращения поле с идентификатором учетной записи
В этом условном обращении команда поддержки не может определить, к какой учетной записи относится проблема. Перед началом разбора сотруднику приходится запрашивать недостающий идентификатор. Предлагаемая форма будет запрашивать его при отправке обращения. Еще предстоит провести пилот и выяснить, сокращает ли обновленная форма число уточняющих вопросов, не затрудняя подачу обращения.
Под абзацем покажите только нужный участок формы и обозначьте его как пример. Если утверждение основано на рабочих данных, добавьте действительный источник или внутреннюю ссылку. Не превращайте условное обращение в доказательство частоты или стоимости повторной работы.
Так же обработайте каждую важную мысль: назовите ее, добавьте объяснение, которое прозвучало бы вслух, оставьте изображение только там, где оно помогает, и приведите данные, необходимые читателю для оценки вывода.
Соберите компактный документ, который удобно читать
Для предложения об изменении формы отправной точкой может стать двухстраничный документ с такими разделами:
- Цель и решение: для кого подготовлен документ и что требуется согласовать.
- Текущая проблема: один объясненный пример со ссылкой на источник или пометкой, что пример условный.
- Предлагаемое изменение: какие поля добавляются и на какую работу они повлияют.
- Границы и компромиссы: что входит в пилот, где заполнение может усложниться и что пока неизвестно.
- Дальнейшие действия и материалы: ответственный, дата разбора результатов, контакт и ссылки на подтверждающие сведения.
Две страницы — не обязательный предел. Если нужная таблица или объяснение иначе становятся нечитабельными, добавьте место. Прежде чем уменьшать шрифт, уберите декоративные титульные слайды и повторяющиеся разделители.
Замените «как видите здесь» полноценным объяснением. Расшифруйте сокращение при первом употреблении. Запишите словами вывод, который вы сделали бы по диаграмме, и укажите единицы, период и источник. Сохраните заголовки документа как текст, а не превращайте каждую страницу в сплошное изображение.
После экспорта или печати проверьте результат
В PowerPoint для Windows раздаточные материалы можно передать в Word из раздела «Файл» → «Экспорт». В инструкции Microsoft по созданию раздаточных материалов описаны нужная команда, варианты расположения материалов и разница между вставкой содержимого и вставкой связи. Если документ связан с исходным файлом, дополнительно проверьте его после изменения или перемещения этого файла.
Если в вашей версии такой команды нет, соберите отдельный документ из выбранных текстов и изображений. Не все платформы предлагают одинаковые команды экспорта. Экспорт из Presenti также не означает автоматическое получение готового раздаточного материала.
Откройте конечный документ так, как это сделает получатель. Проверьте разрывы страниц, подписи диаграмм, ссылки и порядок чтения. Убедитесь, что в него случайно не попали закрытые заметки докладчика или комментарии. Если участники будут печатать материал, проверьте хотя бы одну страницу в нужном формате бумаги: хорошая читаемость на экране еще не гарантирует удобный отпечаток.
Согласуйте содержание слайдов и сопроводительного документа
Отметьте, по какой версии презентации подготовлен материал. Если изменились рекомендация, диаграмма или дата, до отправки обновите соответствующий фрагмент документа. Согласованными должны быть утверждения, а не расположение элементов.
Если доклад еще в работе, можно превратить его план в редактируемые слайды с помощью Presenti. Храните утвержденные исходные сведения рядом с презентацией и готовьте сопроводительный документ по ним и финальным слайдам. Его задача — объяснить выступление, а не перенести в печатный текст все сокращенные формулировки и неподтвержденные утверждения из ИИ-черновика.
