Eine Präsentation zur Datenqualität sollte zeigen, ob ein Datensatz für eine bestimmte Aufgabe geeignet ist, welche Probleme das Ergebnis beeinflussen könnten und was vor seiner Nutzung geschehen muss. Stellen Sie Prüfregel und Bezugsgröße direkt neben jede Kennzahl. Ein einziger Wert wie „98 % Datenqualität“ kann genau das Problem verdecken, an dem die geplante Aufgabe scheitert.
Dieser Leitfaden entwickelt einen Bericht anhand von 300 fiktiven Kontaktdatensätzen. Fehlende Werte, ungültige Formate, wiederholte Kennungen und veraltete Prüfzeitpunkte beantworten jeweils andere Fragen. Sind die Prüfungen abgeschlossen, können Sie mit Presenti aus den geprüften Ergebnissen eine bearbeitbare Präsentation erstellen. Geben Sie Berechnungen und Bedeutung als Text vor; der Folienentwurf validiert nicht die zugrunde liegende Datenbank.
Beginnen Sie mit der Aufgabe, die die Daten unterstützen sollen
„Sind unsere Kontaktdaten gut?“ ist für eine hilfreiche Besprechung zu allgemein. Im Beispiel möchte ein Kundenteam eine E-Mail über eine Serviceänderung an den zuständigen operativen Kontakt jedes Kundenkontos senden. Es benötigt eine vorhandene, nutzbare Adresse, eine Person, die diese Rolle noch ausübt, und einen Weg, doppelte Nachrichten zu vermeiden.
Dieser Zweck bestimmt den Bericht. Eine vollständige Postanschrift kann für einen Versand wichtig sein, nicht aber für diese E-Mail-Aufgabe. Eine korrekt formatierte E-Mail-Adresse kann weiterhin jemandem gehören, der das Unternehmen verlassen hat. Entscheiden Sie vor der Farbauswahl im Diagramm, welche Prüfungen den geplanten Einsatz unterstützen.
Das Government Data Quality Framework versteht Qualität als Eignung für den Zweck und unterscheidet unter anderem Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Konsistenz, Aktualität, Gültigkeit und Genauigkeit. Diese Dimensionen helfen, Fragen zu ordnen. Sie liefern keinen universellen Bestehenswert für jeden Datensatz.
Eröffnen Sie das Deck mit einer kurzen Abgrenzung: „Prüfung des 300-zeiligen Auszugs operativer Kontakte für die geplante Serviceinformation. Die Prüfungen beziehen sich auf diesen gespeicherten Datenstand. Der Bericht bewertet die Verwendbarkeit der Kontakte; er genehmigt nicht den Nachrichtenversand.“ Das ist wichtig, weil Kommunikationsfreigabe und Datenqualität getrennte Entscheidungen sind.
Zeigen Sie Prüfregel und Bezugsgröße neben jedem Ergebnis
Für den fiktiven Auszug ist eine Zeile mit einem operativen Kontakt pro Konto vorgesehen, identifiziert durch die Konto-ID. Die folgenden Prüfungen beziehen sich auf dieselben 300 Rohdatenzeilen. Die Ergebnisse sind zur Veranschaulichung erfunden, keine gemessenen Leistungen von Presenti oder Kunden.
| Prüfung | Ergebnis dieses Datenstands | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| E-Mail vorhanden | 294 von 300 Zeilen enthalten ein nicht leeres E-Mail-Feld: 98 %. | Sechs Zeilen haben keine Adresse. Ein gefülltes Feld beweist nicht, dass die Adresse funktioniert. |
| E-Mail-Format | 12 der 294 ausgefüllten Felder erfüllen die vereinbarte Formatregel nicht; 282 bestehen. | 282 aller 300 Zeilen, also 94 %, enthalten eine Adresse, die diese Regel erfüllt. |
| Eindeutigkeit der Konto-ID | Vier Konto-IDs kommen jeweils zweimal vor; die übrigen 292 Zeilen haben unterschiedliche IDs. | Acht Zeilen gehören zu Paaren mit doppeltem Schlüssel. Es gibt 296 unterschiedliche Konto-IDs, nicht 300 Konten. |
| Zeitpunkt der Kontaktprüfung | 240 Zeilen wurden innerhalb des beispielhaften 90-Tage-Fensters geprüft, 42 früher; 18 haben kein Prüfdatum. | Für 60 Zeilen fehlt der Nachweis einer aktuellen Prüfung. Das beweist nicht, dass ihre Kontakte falsch sind. |
Für die Formatprüfung gibt es zwei zulässige Bezugsgrößen. Unter den ausgefüllten Feldern ergeben 282 ÷ 294 etwa 95,9 %. Im gesamten Auszug ergeben 282 ÷ 300 dagegen 94 %. Verwenden Sie den zweiten Wert, wenn Sie zeigen wollen, welcher Anteil der Rohliste eine vorhandene Adresse mit zulässigem Format hat. Kennzeichnen Sie den ersten, wenn nur das Format der eingetragenen Adressen gemeint ist.
Formulieren Sie die Eindeutigkeitsregel ebenso genau. Wiederholte Konto-IDs sind hier ein Problem, weil das vereinbarte Modell eine Zeile für den operativen Kontakt je Konto vorsieht. In einer anderen Tabelle mit absichtlich mehreren Kontakten je Konto könnten sie korrekt sein. Ignoriert die Prüfung, was eine Tabellenzeile repräsentiert, kann sie gültige Daten fälschlich als Dubletten einstufen.
Das 90-Tage-Fenster ist eine Annahme für dieses Beispiel, weder eine gesetzliche Regel noch ein Branchenstandard. Der Datenverantwortliche sollte es passend zur Aufgabe und zur Veränderungsgeschwindigkeit der Kontakte festlegen. Trennen Sie „früher geprüft“ von „kein Prüfdatum“, damit das Publikum erkennt, was bekannt ist.
Addieren Sie überlappende Probleme nicht zu einer falschen Gesamtzahl
Die sechs leeren Adressen und zwölf fehlerhaft formatierten ausgefüllten Adressen überschneiden sich definitionsgemäß nicht. Somit bestehen 18 Zeilen mindestens eine dieser beiden E-Mail-Prüfungen nicht. Diese Rechnung ist zulässig. Zeilen mit doppelten Schlüsseln und älteren Prüfzeitpunkten können sich dagegen mit beiden Gruppen überschneiden.
6 + 12 + 8 + 60 ergibt 86 Fehlerzuordnungen, nicht zwangsläufig 86 unterschiedliche betroffene Zeilen. Außerdem würden dabei acht Zeilen aus Dublettenpaaren mit Einzelprüfungen von Feldern vermischt. Ziehen Sie diese Summe nicht von 300 ab, um den Rest als „bereinigte Kontakte“ zu bezeichnen.
Führen Sie hinter dem Deck eine Problemliste auf Zeilenebene, mit stabiler Zeilenreferenz und einem eigenen Kennzeichen je Prüfung. Braucht die Besprechung die Zahl aller Zeilen mit mindestens einem Problem, bilden Sie die Vereinigungsmenge der markierten Referenzen. Sind betroffene Konten gefragt, gruppieren Sie nach Konto-ID und erläutern den Umgang mit widersprüchlichen Dubletten. Das sind verschiedene Größen.
Eine hilfreiche Überschrift lautet deshalb: „18 Zeilen benötigen eine E-Mail-Korrektur; Dubletten und Kontaktrollen müssen vor dem Versand weiter geprüft werden.“ „Unsere Kontaktliste ist zu 94 % korrekt“ ginge über die Belege hinaus. Die 94 % messen Vorhandensein und Format, nicht Zustellbarkeit, aktuelle Zuständigkeit oder Kommunikationsberechtigung.
Leiten Sie einen priorisierten Arbeitsauftrag ab
Verbinden Sie jedes Ergebnis mit der geplanten Aufgabe. Ein fehlendes E-Mail-Feld verhindert, dass diese Zeile für die vorgesehene E-Mail-Liste genutzt wird. Eine ungeklärte doppelte Konto-ID könnte zu mehrfacher oder widersprüchlicher Kontaktauswahl führen. Ein vor mehr als 90 Tagen geprüfter Kontakt muss nach der Beispielregel untersucht werden, ist aber nicht automatisch ungültig.
| Zu erledigende Arbeit | Verantwortliche Rolle im Beispiel | Wann ein Datensatz als geklärt gilt |
|---|---|---|
| Sechs fehlende und zwölf fehlerhaft formatierte Adressen | Verantwortlicher für Kontodaten mit den jeweiligen Ansprechpartnern | Korrigierte Adresse aus der freigegebenen Quelle oder ausdrückliche Entscheidung, die Zeile für diesen Zweck auszuschließen. |
| Vier Paare mit wiederholter Konto-ID | CRM-Datenverantwortlicher | Der vorgesehene Kontakt wird anhand des Quellsystems bestimmt; widersprüchliche Felder und Begründung der Auswahl werden dokumentiert. |
| 42 ältere Prüfungen und 18 fehlende Prüfdatumsangaben | Kundenteam | Die operative Kontaktrolle wird erneut bestätigt oder das Konto nach vereinbarter Regel zur Nachverfolgung weitergegeben. |
Löschen Sie eine wiederholte Zeile nicht bloß deshalb, weil sie älter ist. Eine Zeile könnte die richtige Adresse enthalten, die andere die aktuelle Kontaktrolle. Klären Sie den Widerspruch anhand der gepflegten Quelle und korrigieren Sie gegebenenfalls auch diese. Wird nur die exportierte Arbeitsmappe für die Präsentation bereinigt, kehrt das Problem beim nächsten Export zurück.
Bitten Sie in der Besprechung den Datenverantwortlichen um Zustimmung zu den Korrekturarbeiten und den Kommunikationsverantwortlichen um Zustimmung zur Versandbedingung. Eine Teilliste kann nutzbar sein, wenn die Organisation Umfang und Ausschlüsse ausdrücklich genehmigt; der Bericht entscheidet das nicht für sie. Stellen Sie die ausgeschlossene oder ungeklärte Gruppe neben die vorgeschlagene Aktion, damit sie nicht hinter einem grünen Zusammenfassungsfeld verschwindet.
Erstellen Sie fünf Folien ohne irreführende Qualitätsnote
Nutzen Sie die erste Folie für Zweck und Entscheidung: „Liste operativer Kontakte vor der Serviceinformation bestätigen.“ Nennen Sie den Datenstand und die Regel, dass eine Zeile den operativen Kontakt eines Kontos repräsentiert. Das Publikum sollte den Zweck des Datensatzes kennen, bevor es einen Prozentwert sieht.
Die zweite Folie kann drei Zahlen hervorheben: 98 % mit E-Mail-Adresse, 94 % mit Adresse und bestandenem Formattest sowie 80 % mit Prüfdatum innerhalb des Beispielfensters. Die absoluten Werte stehen direkt darunter: 294/300, 282/300 und 240/300. Verwenden Sie vollständige Beschriftungen statt dreier unerklärter Messanzeigen.
Die dritte Folie erklärt die vier Paare mit doppelter Konto-ID und die Grenzen der Prüfungen. Die vierte zeigt die Korrekturarbeiten nach Rollen. Die fünfte hält die erbetene Entscheidung, offene Teile des Umfangs und den nächsten Prüfzeitpunkt fest. Die Problemliste auf Zeilenebene bleibt außerhalb des Hauptdecks und ist über einen kontrollierten Verweis für die zuständigen Bearbeiter zugänglich.
Bilden Sie aus 98 %, 94 % und 80 % keinen Mittelwert von 90,7 % als Gesamtqualität. Die Prüfungen dienen unterschiedlichen Zwecken und überschneiden sich; ein hoher Durchschnitt macht fehlende Adressen nicht verfügbar. Verwendet Ihre Organisation bereits einen zusammengesetzten Indikator, zeigen Sie dessen Gewichtung und Zweck separat und lassen Sie aufgabenblockierende Fallzahlen sichtbar.
Schreiben Sie in das Folienbriefing: „Verwende genau den fiktiven Datenstand mit 300 Zeilen. Trenne Vorhandensein, Format, Aktualität und doppelte Kennungen. Beschrifte alle Bezugsgrößen. Bezeichne ein bestandenes Format nicht als korrekt oder zustellbar. Addiere keine Fehlerzahlen zur Schätzung betroffener Personen. Zeige die angefragten Korrekturarbeiten, ohne eine abgeschlossene Behebung zu erfinden.“ So erhält der Entwurf Struktur, während die Bewertung beim Datenverantwortlichen bleibt.
Vergleichen Sie den nächsten Bericht auf derselben Grundlage
Ein späterer Prozentwert kann steigen, weil Daten korrigiert, schwierige Zeilen ausgeschlossen oder die betrachtete Gruppe geändert wurden. Das sind keine gleichwertigen Verbesserungen. Halten Sie bei jedem Bericht Datenstand, Auswahlregel, Prüfdefinition und Behandlung der Ausschlüsse fest.
Werden die vier wiederholten Paare als echte Dubletten bestätigt und auf jeweils eine Zeile reduziert, enthält der nächste Auszug vor weiteren Änderungen 296 Zeilen. Berechnen Sie jede Quote für diese neue Gruppe neu; übernehmen Sie 282/300 nicht so, als wären die Zeilen unverändert. Vor einer Aussage über das neue Ergebnis müssen Sie außerdem wissen, welche beibehaltenen und entfernten Zeilen Format- oder Aktualitätsprobleme hatten.
Für den Fortschritt bei den ursprünglichen Problemen verfolgen Sie deren Referenzen separat: korrigiert, für diesen Zweck ausgeschlossen, weiterhin ungeklärt oder mit Begründung nicht mehr relevant. Für die aktuelle Verwendbarkeit wenden Sie dieselben Regeln auf den neuen Datenstand an. Zusammen unterscheiden diese Ansichten Korrekturarbeit von einer veränderten Bezugsgröße.
Die nächste Präsentation sollte daher erklären, was sich an den Daten und was sich an ihrem Einsatzzweck geändert hat. Eine aufgeräumte Folie hilft nur, wenn das Publikum erkennen kann, ob die zugrunde liegende Kontaktliste jetzt für die benötigte Aufgabe geeignet ist.
