Neue Mitarbeitende brauchen verlässliche Informationen: Wer ist zuständig, welche Zugänge werden benötigt und welche Aufgaben stehen zuerst an? Mit Presenti können Sie aus freigegebenen Anleitungen einen Präsentationsentwurf erstellen. Die Inhalte müssen anschließend zur jeweiligen Rolle und zum tatsächlichen Ablauf passen.
Teil 1: Informationen für den Einstieg ordnen
Onboarding-Unterlagen sollten erklären, was für die ersten Tage wichtig ist. Veraltete Ansprechpartner oder unklare Anleitungen erschweren den Einstieg; prüfen Sie diese Angaben vor jeder neuen Einarbeitung.
Kennzeichnen Sie den Stand der Unterlagen und benennen Sie eine verantwortliche Person für jedes Thema. So lässt sich gezielt prüfen, welche Abschnitte nach einer Prozessänderung angepasst werden müssen.
Unterteilen Sie Informationen nach ihrem Zweck: Orientierung im Unternehmen, praktische Arbeitsabläufe und rollenspezifisches Wissen. Neue Mitarbeitende können dadurch leichter erkennen, was sie sofort benötigen und was später relevant wird.
Verteilen Sie umfangreiche Inhalte auf mehrere Einheiten. Ergänzen Sie zu einer Anleitung eine kleine Aufgabe und einen Kontakt für Rückfragen, statt alle Informationen in einen einzigen Foliensatz zu packen.
Beispielmodul für den Einstieg im Kundensupport: Eine neue Person soll eine interne Testanfrage zuordnen können, noch keine echte Kundenanfrage beantworten. Daraus ergibt sich eine kurze Lernfolge:
- Voraussetzung: Zugang zur freigegebenen Übungsumgebung und eine benannte Ansprechperson.
- Vorgehen: Eine vorbereitete Testanfrage lesen, die passende Kategorie wählen und den vorgesehenen Bearbeitungsweg erklären.
- Übung: Eine zweite, anders formulierte Testanfrage einordnen. Verwenden Sie dafür erfundene Daten, keine kopierten Kundendaten.
- Rückmeldung: Die betreuende Person prüft die Zuordnung und bespricht, woran ein Fall für die Eskalation zu erkennen ist.
Auf der Folie steht nur der gerade benötigte Schritt. Die ausführliche Arbeitsanweisung bleibt als verlässliche Quelle erreichbar. So wird aus einer Sammlung von Unternehmensinformationen eine Aufgabe, die tatsächlich geübt werden kann.
Teil 2: Gemeinsam nutzbare Inhalte vorbereiten
Bei der Vorbereitung wiederholen sich viele Schritte: Informationen zusammentragen, eine Reihenfolge festlegen und Folien formatieren. Halten Sie fest, welche Abschnitte gemeinsam verwendet werden können und welche für eine Rolle neu geschrieben werden müssen.
Eine gemeinsame Vorlage kann die Formatierung vereinfachen. Planen Sie die gewonnene Zeit jedoch nicht pauschal ein, sondern prüfen Sie am konkreten Entwurf, wie viel fachliche und gestalterische Nacharbeit nötig ist.
Für mehrere Rollen empfiehlt sich ein gemeinsamer Grundbestand, etwa zu Ansprechpersonen und internen Werkzeugen, ergänzt um fachliche Module. Änderungen an einem Prozess werden dann im zuständigen Modul gepflegt.
Legen Sie gemeinsame Begriffe, Schreibweisen und Gestaltungsvorgaben fest. Eine Vorlage unterstützt die Einheitlichkeit; ob die Inhalte aktuell und verständlich sind, muss das verantwortliche Team prüfen.
Teil 3: Presenti für den Entwurf von Onboarding-Unterlagen
Presenti kann aus Texten oder unterstützten Dateien einen Folienentwurf erstellen. Der Import von Word und PDF ist kostenpflichtig. Prüfen Sie nach der Generierung, ob Abläufe, Zuständigkeiten und Voraussetzungen korrekt übernommen wurden.
Formulierungsvorschläge können helfen, lange Beschreibungen zu kürzen. Vergleichen Sie das Ergebnis mit der freigegebenen Anleitung, damit wichtige Bedingungen nicht verloren gehen. Testen Sie außerdem den Zugriff auf dem Gerät, das die Mitarbeitenden verwenden sollen.
Geben Sie Lernziel und Vorkenntnisse vor. Für eine technische Einführung könnten die Folien Vorbereitung, Durchführung, häufige Fehler und eine Übungsaufgabe enthalten. Die didaktische und fachliche Prüfung übernimmt die zuständige Person; die KI garantiert keinen Lernerfolg oder die Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
Vereinbaren Sie im Team, wer den fachlichen Inhalt und wer die Darstellung prüft. Klären Sie vorab, wie der Entwurf bereitgestellt und wie Rückmeldung gesammelt wird. Bilder und Symbole sollten die Erklärung unterstützen; prüfen Sie ihre Nutzungsvoraussetzungen und vermeiden Sie unnötige personenbezogene Angaben.
Teil 4: In vier Schritten zu geprüften Unterlagen
1. Ausgangsmaterial auswählen: Sammeln Sie freigegebene Prozessbeschreibungen und aktuelle Ansprechpartner. Entfernen Sie Angaben, die für die Einarbeitung nicht benötigt werden.
2. Lernfolge prüfen: Lassen Sie eine Gliederung vorschlagen und ordnen Sie sie nach den Aufgaben der neuen Rolle.
3. Darstellung gestalten: Wählen Sie eine Vorlage und kontrollieren Sie Textmenge, Screenshots und die Lesbarkeit der einzelnen Schritte.
4. Prüfen und bereitstellen: Ergänzen Sie die richtigen Kontakte und testen Sie die Anleitungen. Ein Begrüßungsvideo kann im Editor eingefügt werden; prüfen Sie die Wiedergabe im vorgesehenen Ausgabeformat. Kontrollieren Sie den Empfängerkreis eines Links beziehungsweise die exportierte Datei. PPTX- und PDF-Export sind kostenpflichtig.
Ändert sich ein Ansprechpartner oder ein Ablauf, aktualisieren Sie die betroffenen Stellen und prüfen Sie die bereitgestellte Fassung erneut. Bereits heruntergeladene Dateien müssen gegebenenfalls ersetzt werden.
Ändert sich zum Beispiel der Eskalationsweg im Support, betrifft das im Beispiel die Übungsfolie, die Arbeitsanweisung und den Kontakt für Rückfragen. Die zuständige Person gibt diese drei Stellen gemeinsam frei und kennzeichnet den neuen Stand. Verschicken Sie bei Bedarf die neue Datei mit einem kurzen Hinweis auf die konkrete Änderung, statt eine automatische Aktualisierung bereits gespeicherter Kopien vorauszusetzen. Wenn sich der Ablauf für das gesamte Team ändert, erläutern Sie die Auswirkungen zusätzlich in einer Change-Management-Präsentation, statt nur die Einarbeitungsdatei auszutauschen.
Teil 5: Rückfragen und praktische Übungen einplanen
Unterlagen ergänzen die persönliche Einarbeitung. Planen Sie für die erste Woche feste Ansprechpersonen und Zeit für Rückfragen ein. Ein gut gestalteter Foliensatz ersetzt dieses Gespräch nicht.
Lassen Sie neue Mitarbeitende nach einer Einführung eine typische Aufgabe ausprobieren. Rückfragen und unklare Schritte zeigen, welche Teile der Unterlagen überarbeitet werden sollten.
Bewerten Sie den Ablauf an konkreten Beobachtungen: Sind die benötigten Informationen auffindbar? Lassen sich die ersten Aufgaben mit der Anleitung bearbeiten? Nutzen Sie die Rückmeldungen, um die Materialien weiterzuentwickeln.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Q1. Wie aktuell bleiben die Unterlagen bei Presenti?
Benennen Sie Verantwortliche, kennzeichnen Sie den Bearbeitungsstand und testen Sie die freigegebene Fassung nach Änderungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass bereits heruntergeladene Dateien automatisch aktualisiert werden.
Q2. Brauchen wir IT-Vorkenntnisse für die Nutzung?
Sie können mit einem kurzen Text und einer Vorlage beginnen. Ob Kontoeinrichtung, Freigaben oder Zugriffsrechte Unterstützung erfordern, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Prüfen Sie den Ablauf zunächst mit unkritischem Material.
Q3. Können wir unser Employer Branding beibehalten?
Verwenden Sie freigegebene Logos, Farben und Schriften und vergleichen Sie den Entwurf mit Ihren Gestaltungsvorgaben. Kontrollieren Sie das Ergebnis auch nach dem Export.
Q4. Wie sicher sind interne Mitarbeiterdaten?
Klären Sie mit den zuständigen Personen, welche Mitarbeiterdaten Sie für diesen Zweck verwenden dürfen. Prüfen Sie die geltenden Vertrags- und Datenschutzbedingungen sowie Zugriffs- und Löschregeln vor dem Upload.
Fazit
Beginnen Sie mit einem übersichtlichen Plan für die erste Woche: Ansprechpartner, notwendige Zugänge, erste Aufgaben und ein Termin für Rückfragen. Presenti kann daraus einen Folienentwurf erstellen, den Sie für die jeweilige Rolle anpassen.
