Wählen Sie die Foliengröße in PowerPoint danach, wo Ihr Publikum die Präsentation tatsächlich sehen wird. Für einen bestätigten Breitbildschirm eignet sich 16:9. Bleiben Sie bei 4:3, wenn Veranstaltungsort oder Vorlage dieses Format vorgeben. Für eine bestimmte Seite oder Anzeige wählen Sie passende benutzerdefinierte Maße. Speichern Sie vor dem Ändern einer bestehenden Präsentation eine Kopie: Dass alles auf die neue Fläche passt, macht es noch nicht lesbar.
Schauen Sie sich vor dem Erstellen einer Präsentation Präsentationsvorlagen mit einer zu Ihren Inhalten passenden Anordnung an. Entscheiden Sie sich nicht nur für eine Optik, sondern auch für eine geeignete Aufteilung. Eine Vorlage mit Platz für ein großes Schaubild ist für eine entsprechende Erklärung besser geeignet als eine mit drei kleinen Fotofeldern.
Das Ausgabeformat vor der Gestaltung festlegen
Beginnen Sie beim Zielmedium, nicht beim Bildschirm, an dem Sie arbeiten. Auf dem Laptop lässt sich eine Folie bequem betrachten, während der Besprechungsraum ihr eine anders proportionierte Fläche bietet. Fragen Sie nach dem verlangten Seitenverhältnis oder öffnen Sie die bereitgestellte Vorlage. Die technischen Angaben zum Bildschirm helfen mehr als ein Foto des Raums.
| Zielmedium | Ausgangspunkt | Entscheidend ist |
|---|---|---|
| Bestätigter Breitbildschirm im Besprechungsraum | 16:9 | Die Folienform entspricht der vereinbarten Bildschirmform. |
| Veranstaltungs- oder Abgabevorlage mit 4:3-Vorgabe | 4:3 | Die Vorgabe gilt auch bei einem breiteren Laptopbildschirm. |
| Informationsbildschirm im Hochformat | Vorgegebenes Seitenverhältnis | Ausrichtung und Lieferformat vor der Inhaltsanordnung klären. |
| Dokument hauptsächlich für den Druck | Verlangte Seitenmaße | Fertige Seite und bedruckbare Fläche sind wichtiger als der Projektor. |
Soll dasselbe Material einem Vortrag und einem Druckdokument dienen, bestimmen Sie die Hauptfassung. Der Vortrag braucht vielleicht ein großes Foto mit mündlicher Erklärung. Ein Handzettel benötigt möglicherweise ein kleineres Bild, eine Bildunterschrift und zusätzliche Einzelheiten. Zwei gezielte Gestaltungen können sinnvoller sein als ein Kompromiss, der für die Leinwand zu dicht und zum Lesen zu knapp ist.
Seitenverhältnis und Abmessungen beantworten verschiedene Fragen
Das Seitenverhältnis beschreibt die Form: Breite geteilt durch Höhe. Rechtecke von 16 × 9 und 32 × 18 haben dieselben Proportionen. Beide Maße zu vergrößern macht aus einer breiten Anordnung keine hohe. Es ergänzt auch keine fehlenden Details in einem kleinen Ausgangsfoto.
Microsoft gibt für PowerPoints Breitbildformat 13,333 × 7,5 Zoll und für 4:3 10 × 7,5 Zoll an. Größe und Ausrichtung gelten jeweils für die gesamte Präsentation, nicht für einzelne Folien.
Trennen Sie drei Entscheidungen: die Proportionen der Fläche, die Anordnung ihrer Objekte und die Qualität der Ausgabe. Eine Änderung der ersten kann die zweite beeinträchtigen und entscheidet nicht über die dritte. Verlangt eine Veranstaltung eine bestimmte Bild- oder Videoauflösung, halten Sie diese gesondert fest. Ein Maß in Zoll garantiert nicht automatisch die verlangte Ausgabe.
Die Größe an einer Kopie ändern
Öffnen Sie in PowerPoint für Windows oder im Web die Einstellung für die Foliengröße auf der Registerkarte für den Entwurf. In der englischen Oberfläche lautet der Pfad Design → Slide Size. Wählen Sie dort 4:3, 16:9 oder eine benutzerdefinierte Größe. Auf dem Mac verwenden Sie für Standardverhältnisse dasselbe Menü; eigene Maße stellen Sie über die Seiteneinrichtung ein, die in der englischen Oberfläche Page Setup heißt.
Wenn PowerPoint nach der Anpassung des Inhalts fragt, verkleinert die Option Ensure Fit den Inhalt in Windows und im Web. Maximize kann dagegen Inhalte über die Folienränder hinausragen lassen. Auf dem Mac passt Scale die Größe der Inhalte an; Don't Scale behält sie bei, wodurch Inhalte ebenfalls überstehen können. Diese Namen beziehen sich auf die englische Oberfläche. Die plattformspezifischen Schritte beschreibt Microsofts Anleitung zur Foliengröße.
Geben Sie der Kopie einen hilfreichen Namen, etwa „Sicherheitsunterweisung – Veranstaltungsformat 4x3“. Lassen Sie das Original zum Vergleich geöffnet. Beginnen Sie mit der Folie mit dem geringsten freien Raum: einem detaillierten Schaubild, einer vollen Tabelle oder einem Foto mit randnahen Beschriftungen. Sie zeigt den Anpassungsbedarf besser als eine Titelfolie mit einer kurzen Zeile.
Beispiel: Drei beschriftete Fotos von 16:9 auf 4:3 übertragen
Stellen Sie sich eine Schulungsfolie mit dem Titel „Vor dem Drehen das Ventil identifizieren“ vor. Drei Fotos stehen nebeneinander und sind mit A, B und C gekennzeichnet. Unter jedem steht ein kurzer Erkennungshinweis. Diese Hinweise sind wesentlich, weil ähnliche Bauteile unterschieden werden sollen. Am Veranstaltungsort wird eine Präsentation in 4:3 verlangt.
Für einen einfachen geometrischen Vergleich betrachten wir die Ausgangsanordnung als eine einzige Zeichnung mit 16 Einheiten Breite und 9 Einheiten Höhe. Die Zielfläche ist 12 Einheiten breit und 9 hoch. Das sind proportionale Zeichnungseinheiten, keine zwingend in PowerPoint einzugebenden Maße. Einzelne Folienobjekte können unterschiedliche Anpassungen benötigen.
Die ganze Zeichnung einpassen: Informationen bleiben, alles wird kleiner
Damit 16 Einheiten Breite in 12 passen, wird die Zeichnung auf 75 % skaliert. Sie misst dann 12 × 6,75; in der Höhe bleiben 2,25 Einheiten frei. Bei zentrierter Position sind das jeweils 1,125 Einheiten oben und unten. Alle drei Fotos samt Beschriftungen bleiben erhalten, aber kleiner.
Bei dieser gleichmäßigen Skalierung würde eine Beschriftung mit 36 Punkt auf 27 Punkt schrumpfen. Das ist keine allgemeine Lesbarkeitsgrenze, sondern zeigt den Preis der Verkleinerung. Waren die Erkennungshinweise bereits schwer lesbar, ist das Problem durch bloßes Erhalten aller Elemente in kleinerer Form nicht gelöst.
Die Höhe ausfüllen: Größe bleibt, Ränder gehen verloren
Bleibt die Zeichnung 9 Einheiten hoch, ist sie weiterhin 16 Einheiten breit. Eine zentrierte, 12 Einheiten breite Sichtfläche schneidet folglich auf jeder Seite 2 Einheiten ab. Teile der Fotos A und C oder ihre Hinweise können außerhalb der sichtbaren Fläche liegen. Das mittlere Foto sieht womöglich gut aus, obwohl die Erklärung unvollständig geworden ist.
Dieser Vergleich von Einpassen und Beschneiden hilft beim Prüfen einer geänderten Folie. Er verspricht nicht, dass ein PowerPoint-Befehl jedes Objekt wie ein einziges flaches Bild behandelt. Insbesondere der Bildausschnitt und die Grenzen eines Textfelds sind getrennt zu prüfen. Akzeptieren Sie ein Ergebnis nicht bloß deshalb, weil der Hintergrund bis an jeden Rand reicht.
Die Anordnung nach den nötigen Informationen neu aufbauen
- Die drei Zuordnungen schützen. Lassen Sie A, B und C bei den zugehörigen Fotos und Hinweisen. Verschieben Sie eine Beschriftung nicht so, dass sie versehentlich das falsche Bauteil bezeichnet.
- Den zusätzlichen Platz in der Höhe nutzen. Ersetzen Sie die drei Spalten durch drei Zeilen. Links steht jeweils das Foto, rechts der Erkennungshinweis. Die Lesereihenfolge A–B–C bleibt gleich.
- Nach Bedeutung beschneiden. Entfernen Sie zunächst leeren Hintergrund, nicht das Bauteil. Bezieht sich ein Hinweis auf einen Griff, Anschluss oder eine Markierung, muss dieses Merkmal sichtbar bleiben.
- Den Titel bei Bedarf kürzen. „Zuerst das Ventil identifizieren“ enthält dieselbe Anweisung in weniger Worten. Kürzen Sie gezielt, statt wegen eines ungünstigen Umbruchs sämtliche Texte zu verkleinern.
- Detailbetrachtung und Vergleich trennen. Braucht jedes Foto mehr Platz für sein Erkennungsmerkmal, folgen auf eine Übersicht einzelne Nahansichten. Behalten Sie die Übersicht, wenn das Publikum die drei Bauteile weiterhin vergleichen muss.
Erhalten werden soll die Erklärung, nicht jede ursprüngliche Position. Vergleichen Sie die neue Folie mit der Vorlage: Bezeichnet jede Beschriftung noch dasselbe? Ist das Merkmal sichtbar, auf das der Hinweis sich stützt? Leerer Hintergrund ist verzichtbar; der Beleg für die Anweisung nicht.
Das tatsächlich problematische Objekt korrigieren
Eine Präsentation enthält meist mehrere Anordnungen. Entscheiden Sie anhand des sichtbaren Problems, was sich ändern muss, statt auf jede Folie dieselbe Skalierung anzuwenden.
| Sichtbares Problem | Zu prüfen | Mögliche Korrektur |
|---|---|---|
| Eine Person oder ein Kreis wirkt verzerrt | Proportionen des Fotos | Ursprüngliche Proportionen wiederherstellen, dann zuschneiden oder im verfügbaren Raum verschieben. |
| Der Titel bekommt eine ungünstige Zusatzzeile | Formulierung und verfügbare Breite | Titel kürzen oder mehr Raum geben, bevor die ganze Folie verkleinert wird. |
| Das Diagramm passt, seine Beschriftung ist aber schwer lesbar | Zeichenfläche, Legende und Beschriftung getrennt | Unnötige Dekoration entfernen, Legende versetzen oder dem Diagramm eine eigene Folie geben; Einheiten und notwendige Einschränkungen behalten. |
| Ein Hinweis verschwindet am Rand | Textfeld und zugehöriges Objekt | Beides gemeinsam verschieben oder eine neue Anordnung mit Platz für beide erstellen. |
Bei Vergleichen ist besondere Vorsicht nötig. Zeigen zwei Fotos einen Vorher-Nachher-Zustand, kann eine Änderung ihrer relativen Größe eine Veränderung vortäuschen. Sollen zwei Diagramme verglichen werden, müssen Maßstäbe und Beschriftungen auch nach dem Verschieben verständlich bleiben. Eine aufgeräumte Seite genügt nicht, wenn sie eine andere Aussage erzeugt.
Bei A4 Blattmaß und Voreinstellung unterscheiden
Ein vollständiges A4-Blatt misst 21 × 29,7 cm. PowerPoints A4-Voreinstellung ist davon verschieden: Microsoft nennt im Querformat eine Folienfläche von 27,517 × 19,05 cm. Soll die Arbeitsfläche dem ganzen Blatt entsprechen, geben Sie benutzerdefinierte Maße ein.
Diese Einstellung garantiert keinen randlosen Druck. Klären Sie bedruckbare Fläche und nötige Ränder mit dem Druckdienstleister oder der Produktion. Wichtige Informationen sollten ausreichend innerhalb der vereinbarten Grenze liegen, damit sie beim Beschnitt oder Skalieren erhalten bleiben.
Eine Geräteanleitung im Hochformat kann beispielsweise oben das Foto, darunter Erkennungshinweise und anschließend Sicherheitshinweise zur Bedienung enthalten. Die unveränderte Schulungsfolie mit drei Fotos auf dieselbe Seite zu pressen ließe Bilder und Hinweise um Platz konkurrieren. Das Material ist wiederverwendbar; die Lesereihenfolge muss zum neuen Format passen.
Die ausgelieferte Fassung beurteilen
Öffnen Sie die Version, die Ihr Publikum erhält. Prüfen Sie einen Vortrag möglichst im Präsentationsmodus auf dem vorgesehenen Bildschirm. Öffnen Sie bei einem Handzettel das exportierte Dokument in realistischer Lesegröße; ist Druck das Ziel, machen Sie einen Probedruck.
Kehren Sie zur schwierigsten Folie zurück und betrachten Sie sie aus Publikumssicht: Objekt erkennen, Beschriftung finden und Erklärung nachvollziehen, ohne auf unsichtbare Informationen angewiesen zu sein. Wenn das funktioniert, übertragen Sie dieselben Korrekturentscheidungen auf ähnliche Anordnungen. Bewahren Sie die unveränderte Ausgangspräsentation auf, damit beim nächsten Ausgabeformat alle Informationen verfügbar bleiben.
