Wenn Sie eine Rede in Folien umwandeln, entscheiden Sie zuerst, was das Publikum während Ihres Vortrags sehen muss. Aus einem Absatz kann ein Diagramm, eine sorgfältig beschriftete Zahl oder eine kurze Anweisung werden. Manchmal braucht es auch gar keine neue Folie. Ziel ist eine hilfreiche visuelle Begleitung, ohne dass die Zuhörenden das Manuskript mitlesen müssen.
Treffen Sie diese Entscheidungen, bevor Sie ein Werkzeug mit der Erstellung der Präsentation beauftragen. Mit Presentis Workflow für Präsentationen aus Text lässt sich aus einer vorbereiteten Textvorlage ein bearbeitbarer Entwurf erstellen. Die Vorlage sollte bereits unterscheiden, welche Inhalte sichtbar sein sollen und welche Erklärungen Sie mündlich geben möchten.
Das folgende Beispiel geht eine vollständige, fiktive Teambesprechung über einen neuen Prozess zur Weiterleitung von Supportanfragen durch. Das Team, die Aufzeichnungen und der vorgeschlagene Test sind erfunden, um die redaktionellen Entscheidungen zu veranschaulichen.
Beginnen Sie mit der vollständigen Rede
Lesen Sie die Rede zunächst durch, ohne sie in Folien aufzuteilen. Sie soll das Team für einen Probelauf gewinnen, die Gründe erklären und den Ablauf konkret machen. Anhand der Absatznummern können Sie verfolgen, welche Inhalte in die Präsentation übernommen werden.
1. Heute möchte ich vorschlagen, dass wir zwei Wochen lang einen klareren Ablauf für die Weiterleitung von Supportanfragen testen. Wir behalten eine zentrale Eingangsstelle bei, bestimmen die benötigte Art der Unterstützung und legen fest, wer sich um Fälle kümmert, die nicht eindeutig zuzuordnen sind. Ich möchte, dass wir uns auf den Probelauf, eine koordinierende Person und einen Termin zur gemeinsamen Auswertung einigen.
2. In unserer fiktiven Auswertung der 24 Anfragen aus der vergangenen Woche wechselten sieben mindestens einmal die Warteschlange. Eine dieser sieben Anfragen wechselte zweimal, insgesamt gab es also acht Neuzuweisungen. Diese Zahlen sagen nichts darüber aus, wie lange Menschen gewartet haben oder ob die abschließende Antwort gut war. Sie zeigen, dass wir uns die Weiterleitung genauer ansehen sollten.
3. Für eingehende Anfragen sind drei Wege vorgesehen: Zugang, Abrechnung und Produktprobleme. Die Person am Eingang wählt den Weg anhand der Anfrage selbst. Wenn die Art der Anfrage unklar ist oder mehrere Teams zuständig sein könnten, geht sie an die turnusmäßig zuständige Person für die Klärung unklarer Fälle. Diese bestimmt, wer als Nächstes übernimmt, statt die Kundin oder den Kunden selbst nach der richtigen Ansprechperson suchen zu lassen.
4. Für eine Übergabe reicht der Name einer neuen Warteschlange nicht aus. Die abgebende Person nennt das Ziel der Kundin oder des Kunden, die bereits durchgeführten Prüfungen und die Frage, die das übernehmende Team beantworten soll. Die empfangende Person bestätigt, dass sie die Verantwortung übernimmt. Bis zu dieser Bestätigung bleibt die abgebende Person dafür verantwortlich, die Übergabe nachzuverfolgen.
5. Während des Probelaufs erfassen wir, welche Anfragen die Warteschlange gewechselt haben, wie viele Neuzuweisungen es gab und welche unklaren Fälle eine Klärung durch die zuständige Person benötigten. Bei der Auswertung prüfen wir neben den Zahlen auch einige tatsächliche Übergaben. Eine geringere Zahl an Neuzuweisungen allein würde noch nicht belegen, dass die Kundschaft bessere Unterstützung erhalten hat.
6. Mir ist bewusst, dass die Klärung unklarer Fälle zunächst nach einer zusätzlichen Aufgabe klingt. Diese Verantwortung übernehmen wir aber schon heute informell. Der Probelauf macht sie sichtbar, damit wir erkennen, wo es stockt. Wenn dadurch eine nicht zu bewältigende Belastung entsteht, sollten wir den Vorschlag ändern.
7. Für heute bitte ich darum, eine koordinierende Person und ein Startdatum festzulegen. Vor dem Beginn muss diese Person den Turnus für die Klärung unklarer Fälle bestätigen und die Übergabe-Checkliste verteilen. Nach den zwei Wochen werten wir den Probelauf gemeinsam aus, bevor wir entscheiden, ob wir den Prozess beibehalten.
Geben Sie jedem Absatz eine visuelle Aufgabe
Diese Rede braucht fünf visuelle Stationen, nicht sieben Folien nach Absatzgrenzen. Einwände und abschließende Bitte können auf der letzten Folie bleiben. Hier ist die vollständige Zuordnung.
Absatz 1: die vorgeschlagene Änderung zeigen
Zeigen: „Einen zentralen Eingang mit klarer Zuständigkeit für unklare Anfragen testen.“ Darunter stehen drei kurze Bezeichnungen: Bedarf erkennen, Weg zuweisen, Unklarheiten klären.
Sagen: Der Probelauf dauert zwei Wochen und braucht die Zustimmung des Teams. Den persönlichen Einstieg tragen Sie mündlich vor.
Nicht auf die Folie übernehmen: „Heute möchte ich vorschlagen“ und die vollständige Liste der zu treffenden Entscheidungen. Solche Formulierungen helfen beim gesprochenen Einstieg, aber nicht beim visuellen Verständnis des Prozesses. Die konkrete Bitte steht auf der letzten Folie.
Absatz 2: Anfragen und Neuzuweisungen unterscheiden
Zeigen: drei eindeutig beschriftete Zahlen: 24 ausgewertete Anfragen; 7 Anfragen mit Warteschlangenwechsel; 8 Neuzuweisungen. Daneben bleibt „Fiktive Stichprobe aus einer Woche“ sichtbar. Ein kurzer Hinweis erklärt, dass eine Anfrage zweimal die Warteschlange wechselte.
Sagen: warum sich eine nähere Untersuchung lohnt. Erklären Sie, dass weder Wartezeit noch Antwortqualität gemessen wurden.
Weglassen: neu berechnete Prozentwerte oder Aussagen über die Leistung. „Die Weiterleitung kostet unnötig Zeit“ wäre durch die Quelle nicht gedeckt. Die Zahlenbeschriftungen leisten hier mehr als ein unbeschriftetes Diagramm oder ein dekoratives Symbol. Eine Grafik muss den Unterschied zwischen Anfragen und einzelnen Neuzuweisungen erhalten.
Absatz 3: den einprägsamen Weg zeichnen
Zeigen: eingehende Anfrage → benötigte Unterstützung bestimmen → Warteschlange für Zugang, Abrechnung oder Produktprobleme. Ergänzen Sie einen eigenen Zweig „Unklare oder gemeinsame Zuständigkeit“, der zu „Zuständige Person klärt unklare Fälle und bestimmt die nächste verantwortliche Person“ führt.
Sagen: dass die Entscheidung am Eingang auf der tatsächlichen Anfrage beruht, und erläutern, wann ein Fall als unklar gilt. Dieser Zweig ist der entscheidende Teil der Darstellung: Für Unklarheiten gibt es einen definierten Weg.
Weglassen: die wiederholte Beschreibung, dass jemand Verantwortung übernimmt. Das vermittelt bereits der beschriftete Zweig. Kennzeichnen Sie das Diagramm als Illustration des vorgeschlagenen Teamprozesses; es ist kein Screenshot eines bereits eingerichteten Supportsystems.
Absatz 4: eine vollständige Übergabe erkennbar machen
Zeigen: eine kompakte Übergabekarte mit drei Feldern: Ziel der Kundschaft, bereits durchgeführte Prüfungen und Frage an das übernehmende Team. Darunter steht: „Die abgebende Person fasst nach, bis die empfangende Person die Übernahme bestätigt.“
Sagen: ein Beispiel für eine unzureichende Übergabe und ihre Verbesserung. Aus „Abrechnungsproblem – bitte prüfen“ wird „Die Kundin sieht zwei Abbuchungen; Konto- und Rechnungsnummern wurden geprüft; bitte bestätigen, ob die zweite Abbuchung berechtigt ist.“ Das Beispiel dient der Veranschaulichung und ist kein zusätzlicher Befund aus den 24 Anfragen.
Weglassen: wiederholte Aufforderungen, sich klar auszudrücken. Die ausgefüllte Karte zeigt, welche Angaben dafür erforderlich sind.
Absätze 5–7: Probelauf und Bitte zusammenhalten
Für Absatz 5 zeigen: einen zweiwöchigen Probelauf mit drei zu erfassenden Beobachtungen: Anfragen mit Warteschlangenwechsel, Neuzuweisungen und Fälle mit gesondertem Klärungsbedarf. Ergänzen Sie „Tatsächliche Übergaben prüfen“ und lassen Sie die Einschränkung sichtbar: Weniger Wechsel allein belegen keine bessere Unterstützung.
Zu Absatz 6 sagen: die Sorge um die Arbeitsbelastung und die Bereitschaft, den Vorschlag anzupassen. Bleiben Sie dabei auf der Folie zum Probelauf; eine neue Seite mit „Bedenken“ würde die Erklärung unterbrechen, ohne weitere Belege zu liefern.
Für Absatz 7 zeigen: einen abschließenden Kasten auf derselben Folie: „Koordinierende Person und Startdatum festlegen; vor Beginn Turnus und Checkliste bestätigen.“ Lassen Sie Person und Datum offen, bis das Team sich geeinigt hat.
Weglassen: eine erneute Zusammenfassung aller fünf Folien. Schließen Sie mit der Handlung, die das Publikum ausführen kann. Zwischen Vorschlag und Diskussion braucht es keine allgemeine Dankesfolie.
Geben Sie dem Folienwerkzeug eine visuelle Vorlage
Wenn Sie nur die ursprüngliche Rede einfügen, muss das Werkzeug erraten, welche Details sichtbar sein sollen. Nutzen Sie die Entscheidungen zu den Absätzen, um die Eingabe genauer zu formulieren. Für dieses Beispiel könnte sie so lauten:
Erstelle fünf Folien für eine fiktive Besprechung eines Supportteams.
Das Publikum entscheidet über einen zweiwöchigen Test eines Weiterleitungsprozesses.
1. Vorschlag: ein zentraler Eingang, mit Zuständigkeit für unklare Anfragen.
2. Belege: 24 ausgewertete Anfragen; 7 Anfragen mit Warteschlangenwechsel;
8 Neuzuweisungen, weil eine Anfrage zweimal wechselte.
Stichprobe als fiktiv kennzeichnen. Wartezeit und Antwortqualität
wurden nicht gemessen.
3. Prozess: Zugang / Abrechnung / Produktprobleme.
Unklare oder gemeinsam verantwortete Fälle gehen an die zuständige Person,
die die Anfrage klärt und die nächste verantwortliche Person bestimmt.
4. Übergabe: Ziel der Kundschaft / abgeschlossene Prüfungen / offene Frage.
Die abgebende Person fasst nach, bis die Übernahme bestätigt ist.
5. Probelauf: Anfragen mit Warteschlangenwechsel, Neuzuweisungen und Fälle mit gesondertem
Klärungsbedarf erfassen; tatsächliche Übergaben prüfen.
Um eine koordinierende Person und ein Startdatum bitten.
Weniger Wechsel allein belegen keine bessere Unterstützung.
Keine Ergebnisse, Namen, Termine oder Softwareintegrationen erfinden.
Mündliche Erläuterungen nicht in den Folientext aufnehmen.
Den Prozess mit Diagramm und Übergabekarte erklären.Wählen Sie in Presenti „Paste Text“ (Text einfügen) und geben Sie die vorbereitete Vorlage ein. Betrachten Sie die erzeugten Folien als Ausgangspunkt: Vergleichen Sie sie mit der ursprünglichen Rede, insbesondere die Zahlen, den Zweig für unklare Fälle und die Zuständigkeitsregel. Überarbeiten Sie jedes Diagramm und jede Formulierung, die diese Details verändert.
Bewahren Sie das Originalmanuskript während der Bearbeitung in einem eigenen Dokument auf. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Folienwerkzeug Passagen erhält, die Sie bewusst nicht in den sichtbaren Inhalt aufgenommen haben. Wenn die visuellen Inhalte feststehen, können Sie aus dem gesprochenen Material Referentennotizen für die fertigen Folien erstellen.
Proben Sie die Wechsel zwischen den Darstellungen
Lesen Sie die Rede laut vor und legen Sie den Ablaufplan daneben. Wechseln Sie die Darstellung, wenn sich die Aufgabe des Publikums ändert: den Vorschlag verstehen, die Zahlen prüfen, dem Weg folgen, eine vollständige Übergabe erkennen und schließlich den Probelauf beurteilen. Ein neuer Absatz bedeutet nicht automatisch eine neue visuelle Aufgabe.
Bleiben Sie lange genug beim Ablaufdiagramm, um den Zweig für unklare Fälle nachzuverfolgen. Wenn das Publikum das Diagramm noch entschlüsseln muss, während Sie schon das nächste Thema erklären, vereinfachen Sie entweder die Darstellung oder nehmen Sie sich mehr Zeit für die Erklärung. Kleinere Beschriftungen lösen dieses Problem nicht.
Prüfen Sie anschließend zwei Dinge getrennt. Kann eine Kollegin oder ein Kollege allein anhand der Folien den Vorschlag, die Grenzen der Belege und die gewünschte Entscheidung erkennen? Lässt sich allein beim Zuhören der Argumentation folgen, ohne auf Formulierungen wie „das hier“ angewiesen zu sein? Beide Fassungen müssen nicht dieselben Wörter enthalten, sollten aber dieselbe Geschichte erzählen.
Wenn bei der Probe eine Bedingung fehlt, ergänzen Sie sie dort, wo das Publikum sie braucht. Wenn sich ein Einstieg wiederholt, streichen Sie die Wiederholung. Die fertige Präsentation sollte die Rede leichter verständlich machen und zugleich Raum für Ihren Vortrag lassen.
