Eine Workshop-Präsentation dient einer Gruppe als Arbeitsgrundlage. Die Teilnehmenden müssen wissen, warum eine Übung wichtig ist, was sie als Nächstes tun sollen, wie viel Zeit sie haben und welches Ergebnis sie mitnehmen. Beginnen Sie mit einem klaren Ergebnis. Sobald Ihr Ablauf als Text feststeht, können Sie ihn mit Presenti in einen ersten Präsentationsentwurf umwandeln.
Ein beobachtbares Ergebnis für die Teilnehmenden formulieren
Beschreiben Sie ein sichtbares Resultat: einen einseitigen Plan entwerfen, drei Risiken benennen oder ein Gespräch üben. „Das Thema verstehen“ ist zu ungenau, um daraus eine Übung abzuleiten. Das Ergebnis bestimmt, was auf die Folien gehört und was in den Moderationsnotizen bleiben sollte.
Halten Sie Vorwissen und Gruppengröße fest. Acht Fachleute können mit anderen Arbeitsaufträgen arbeiten als vierzig neue Beschäftigte. Geben Sie frühzeitig an, welche Materialien oder Zugänge benötigt werden, damit eine Übung nicht mit einer unerwarteten Hürde beginnt.
Eine vollständige Aufgabenstellung für einen 60-minütigen Workshop
Nehmen Sie diese fiktive Sitzung: Acht Mitglieder eines Serviceteams wählen aus sechs Anfragen die Verbesserungsarbeiten für die nächste Woche aus. Dafür stehen fünf Personentage zur Verfügung. Am Ende soll eine kurze Aufgabenliste festhalten, was ausgewählt oder zurückgestellt wurde, warum und wer den nächsten Schritt übernimmt. Dies ist eine Priorisierungsübung, keine Erlaubnis, verbindliche Sicherheits- oder Rechtsanforderungen außer Kraft zu setzen.
Bereiten Sie sechs Anfragekarten, die Kapazitätsgrenze, ein gemeinsames Entscheidungsblatt und eine Möglichkeit für schriftliche Beiträge vor. Die Teilnehmenden arbeiten in zwei Vierergruppen. Die Moderation zeigt vorher ein zusätzliches Beispiel, damit die erste Übung nicht zu einer Diskussion über die Aufgabenstellung wird.
Die für Fortbildungen im öffentlichen Gesundheitswesen entwickelten Quality Training Standards der CDC verbinden Lernziele, passende Übungen und die Überprüfung des Lernerfolgs. Übertragbar ist das Prinzip der Abstimmung: Soll ein begründbarer Arbeitsplan entstehen, müssen die Teilnehmenden einen solchen Plan erstellen und erläutern, statt nur einen Vortrag über Priorisierung zu hören.
Einen realistischen zeitlichen Ablauf entwickeln
Wechseln Sie kurze Inputs mit eigener Arbeit ab. Eine hilfreiche Abfolge lautet: einordnen → vormachen → üben → vergleichen → anwenden. Geben Sie die Minuten in der Agenda an und zeigen Sie auf den Übungsfolien die aktuelle Phase. Legen Sie vorher fest, was sich bei einer längeren Diskussion kürzen lässt, ohne das Ergebnis zu gefährden.
Erstellen Sie keinen Zeitplan, den die Gruppe nicht einhalten kann. Für längere Termine gehören sichtbare Pausen oder Momente zur Neuorientierung dazu. Die Moderation kann schneller weitergehen, wenn die Gruppe bereit ist; die Teilnehmenden brauchen dennoch einen Überblick über den weiteren Verlauf.
Der Ablaufplan für 60 Minuten
| Zeit | Aufgabe der Gruppe | Material | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 0–5 Min. | Ziel und Grenze von fünf Personentagen kennenlernen. | Einstiegsfolie. | Gemeinsames Aufgabenverständnis. |
| 5–12 Min. | Sechs Karten lesen und Sachfragen stellen. | Anfragekarten. | Offene Fragen von Annahmen getrennt. |
| 12–17 Min. | Eine Beispielentscheidung nachvollziehen. | Ausgefüllte zusätzliche Karte. | Beispiel für eine Begründung. |
| 17–32 Min. | In zwei Gruppen Aufgaben auswählen und Zurückstellungen begründen. | Übungsfolie und Entscheidungsblatt. | Zwei vorgeschlagene Aufgabenlisten. |
| 32–42 Min. | Je Gruppe Auswahl und schwierigste Abwägung vorstellen. | Gruppenblätter. | Sichtbare Unterschiede. |
| 42–53 Min. | Unterschiede besprechen; Vorschlag vereinbaren oder Widerspruch festhalten. | Gemeinsames Entscheidungsprotokoll. | Ein Vorschlag mit erkennbaren offenen Punkten. |
| 53–60 Min. | Verantwortliche benennen und nächsten Schritt erklären. | Ergebnisfolie. | Datiertes Maßnahmenprotokoll. |
Die Zeiten ergeben einschließlich Auswertung 60 Minuten. Dauert die Vorstellung drei Minuten länger, kürzen Sie die Sachfragerunde und sammeln offene Fragen auf dem Blatt. Streichen Sie nicht stillschweigend die abschließende Zuordnung der Verantwortung. Für eine 30-minütige Version reduzieren Sie die Eingabe auf drei Karten und lassen die Gruppe eine gemeinsame Entscheidung treffen. Die vollständige Übung im doppelten Tempo wird zur überhasteten Abstimmung.
Arbeitsaufträge auf einer Folie verständlich machen
Eine Übungsfolie beantwortet vier Fragen: Arbeiten wir allein oder gemeinsam? Welches Material nutzen wir? Welches Ergebnis erstellen wir? Wann hören wir auf? Stellen Sie neben den Auftrag ein Beispiel für das erwartete Ergebnis. Längere Erläuterungen gehören in eine Unterlage, nicht auf die Folie, mit der die Gruppe gerade losarbeiten soll.
Verwenden Sie einen für die Moderation sichtbaren Timer oder einen festgelegten Zwischenhalt. Benötigen einzelne Gruppen mehr Unterstützung, ergänzen Sie einen Hinweis in den Moderationsnotizen. Überladen Sie die Teilnehmerfolie nicht mit fünf konkurrierenden Anweisungen. Eine Business-Continuity-Stabsübung zeigt, wie sich Szenarien für Teilnehmende, Nachfragen der Moderation und Beobachtungsnotizen trennen lassen, wenn Entscheidungen besprochen werden, ohne in den laufenden Betrieb einzugreifen.
Die ausformulierte Übungsfolie
Verbesserungsarbeiten für die nächste Woche auswählen — 15 Minuten. „Arbeiten Sie in Ihrer Vierergruppe. Lesen Sie die sechs Anfragekarten. Wählen Sie ein Paket von höchstens fünf Personentagen. Benennen Sie für jede ausgewählte Anfrage den Nutzen und den Nachweis auf der Karte. Halten Sie für jede zurückgestellte Anfrage den Grund fest und was eine Neubewertung auslösen würde. Erfinden Sie keine fehlenden Nachweise. Bestimmen Sie eine Person, die Ihre schwierigste Abwägung vorstellt.“
Die sechs fiktiven Karten enthalten: A, defekten Bestätigungslink korrigieren, ein Tag, zehn dokumentierte Fehlerfälle; B, missverständliche Bestätigungsnachricht überarbeiten, zwei Tage, zwölf dokumentierte Rückfragen; C, Dashboard für die Führungskraft ergänzen, vier Tage, eine Anfrage ohne vereinbarte Messgröße; D, Seitenfarben ändern, zwei Tage, kein gemeldetes Hindernis bei der Aufgabenerledigung; E, Anfrageformular per Tastatur bedienbar machen, zwei Tage, im Szenario ist eine reine Tastaturbedienung blockiert; F, anfragende Personen zu einem vermuteten Problem befragen, ein Tag, Ursache unbekannt. Aufwand und Nachweise sind für diese Übung erfunden, keine allgemeingültigen Schätzungen.
Verteilen Sie in jeder Gruppe die Rollen Vorlesen, Protokollieren, Zeitkontrolle und kritisches Hinterfragen. Fragen Sie nach zehn Minuten: „Passt Ihr Paket in fünf Personentage, und haben Sie die Folgen der nicht ausgewählten Aufgaben festgehalten?“ Wer früher fertig ist, prüft eine geänderte Annahme, etwa einen zusätzlichen Tag für eine Aufgabe, statt weitere Arbeit nur zum Füllen der Folie hinzuzufügen.
Ergebnisse teilen und gemeinsam auswerten
Reservieren Sie Zeit, damit die Gruppen ihre Ergebnisse vergleichen können. Sagen Sie, was sie vorstellen sollen: eine Entscheidung, ein Muster, eine Frage oder eine nächste Handlung. Erst die gemeinsame Auswertung macht aus der Übung übertragbares Wissen. Sie sollte deshalb nicht entfallen, sobald der Zeitplan unter Druck gerät.
Halten Sie die Aussagen der Gruppe fest, ohne daraus vorschnell einen Konsens abzuleiten. Eine Folie für offene Fragen kann Punkte sammeln, die später geklärt werden müssen. Ein einfaches Entscheidungs- oder Maßnahmenprotokoll hilft dem Team, nach dem Workshop weiterzuarbeiten.
So kann ein Gruppenergebnis aussehen
| Entscheidung | Begründung | Weiteres Vorgehen |
|---|---|---|
| A, B und E auswählen: insgesamt 5 Tage. | Drei beschriebene Probleme innerhalb der Kapazitätsgrenze beheben. | Vor der Terminplanung Verantwortliche bestimmen und Aufwandsschätzungen bestätigen. |
| C und D zurückstellen. | Bei C fehlt die konkrete Entscheidung, die das Dashboard unterstützen soll; bei D ein benanntes Problem bei der Aufgabenerledigung. | Fehlenden Zweck oder Nachweis bei den anfragenden Personen erfragen. |
| F in diesem Paket zurückstellen, die Frage aber offenhalten. | Die Untersuchung kann wertvoll sein, doch das Paket beansprucht die gesamte Kapazität. | Neu bewerten, wenn eine Aufgabe kleiner ausfällt oder die Unklarheit den Plan gefährdet. |
Dies ist eine begründbare Antwort auf die fiktive Aufgabenstellung, nicht die Lösung, die jede Gruppe erreichen muss. Eine andere Gruppe könnte A, E und F auswählen, einen Tag unverplant lassen und begründen, warum sie vor dem Einsatz der Restkapazität erst recherchieren will. Fragen Sie, welche Nachweise die jeweilige Entscheidung ändern würden. Vergeben Sie keine Punkte nur dafür, dass die Gruppe der Moderation zustimmt.
Geben Sie jeder Gruppe bei der Vorstellung zwei Minuten für ihr Paket und drei Minuten für Fragen. Halten Sie Meinungsverschiedenheiten als „ungeklärt“ fest und benennen Sie die entscheidungsberechtigte Person. Eine Abstimmung per Handzeichen verleiht einer Gruppe keine Befugnisse, die sie nicht hat.
Mit einem nutzbaren Ergebnis abschließen
Zeigen Sie zum Schluss das erarbeitete Ergebnis, den nächsten Schritt und die verantwortliche Person. Verlinken Sie eine Vorlage oder stellen Sie ein Handout bereit, wenn die Gruppe das Ergebnis später weiterverwenden soll. Bitten Sie eine Person, den nächsten Schritt ohne Blick in die Moderationsnotizen zu erklären.
Notieren Sie nach dem Termin, welche Phasen länger als geplant dauerten und welche Arbeitsaufträge Rückfragen auslösten. Überarbeiten Sie die nächste Version anhand dieser Beobachtungen. Zusätzliche Schmuckfolien helfen weniger als eine Präsentation, mit der Menschen die Aufgabe mit weniger Erklärung erledigen können.
Mit einem nutzbaren Protokoll für die nächste Woche abschließen
Auf dem Abschlussblatt sollte stehen: „Vorgeschlagenes Paket: A, B, E. Kapazitätsannahme: fünf Personentage. Nächster Schritt: Die Serviceleitung bestätigt Aufwand und Verantwortliche vor der Terminplanung. Offener Punkt: Soll F einen Teil des Pakets ersetzen, falls die ungeklärte Frage die Umsetzung beeinflusst? Anlass zur Neubewertung: wesentliche Änderungen bei Aufwand, Nachweisen oder verbindlichen Anforderungen.“ Ersetzen Sie die Rollenbezeichnungen in der internen Fassung durch die tatsächlichen Verantwortlichen.
Bitten Sie eine Person, die nicht präsentiert hat, zu erklären, was ausgewählt wurde und was noch entschieden werden muss. Die Antwort zeigt, ob ein brauchbarer Plan entstanden ist. Speichern Sie das Arbeitsergebnis der Gruppe, nicht nur die Folien der Moderation. Verwenden Sie beim nächsten Mal dieselbe Struktur mit neuen Karten: Geübt wird das Urteilsvermögen, nicht das Auswendiglernen einer bevorzugten Buchstabenkombination.
