Une présentation avant/après utile montre le même sujet dans deux états clairement identifiés, puis explique ce qui a changé et ce que les éléments disponibles permettent d’affirmer. Gardez un périmètre, une échelle et une mesure cohérents. Si le second état est une proposition, nommez-le « proposé » plutôt que de le présenter comme un résultat obtenu.
Les choix de conception qui rendent les diapositives plus lisibles facilitent aussi la comparaison : une hiérarchie claire, des couleurs sobres et assez d’espace pour suivre le changement. Mais la mise en page ne rend pas comparables deux états qui ne le sont pas. Partez de l’affirmation que vous pouvez défendre, puis choisissez le visuel.
Nommer le changement que vous pouvez montrer
Imaginez une équipe qui propose de simplifier un processus interne de demandes. Il s’agit d’un exemple fictif, pas d’un résultat client mesuré. Le processus actuel comporte six actions :
- Le demandeur remplit un formulaire.
- Il l’envoie par courriel à un coordinateur.
- Le coordinateur saisit de nouveau la demande dans un outil de suivi.
- Un responsable examine la demande.
- La personne habilitée prend la décision d’approbation.
- Le demandeur reçoit une notification.
Le processus proposé comporte quatre actions : déposer directement la demande dans l’outil de suivi, l’examiner, l’approuver et notifier le demandeur. Il supprime un transfert distinct par courriel et une double saisie. L’examen et l’approbation restent présents.
Un titre défendable serait : « Le parcours proposé supprime le transfert par courriel et la double saisie. » « Le nouveau processus est 33 % plus rapide » ne l’est pas : passer de six actions à quatre ne dit rien du temps que chacune prend. Même « 33 % d’étapes en moins » suppose une définition stable de l’étape. Nommer les actions supprimées est plus facile à comprendre et moins ambigu.
Garder les deux états comparables
Définissez le cadre avant de dessiner. Ici, les deux schémas commencent lorsqu’une personne prépare sa demande et se terminent lorsqu’elle reçoit une décision. Ils représentent tous deux le parcours habituel, pas toutes les exceptions. Aucun ne comprend le travail nécessaire pour exécuter une demande approuvée.
Utilisez le même niveau de détail de part et d’autre. Décomposer chaque clic du processus actuel tout en regroupant le processus proposé en grandes phases fabriquerait une amélioration apparente. De même, ne retirez pas l’approbation du second schéma au seul motif qu’elle se déroule dans le même outil.
Pour un changement réalisé, indiquez les périodes ou versions comparées. Pour cette proposition non mise en œuvre, utilisez « Processus actuel » et « Processus proposé ». Ce simple choix dit au public s’il évalue une conception ou examine un résultat.
Gardez ces distinctions dans les autres comparaisons. Une page remaniée doit montrer la même zone à une taille comparable. Une rénovation de pièce doit utiliser un point de vue semblable. Un graphique doit conserver les unités et expliquer tout changement de mesure. Si une comparaison équitable est impossible, indiquez la différence à côté du visuel.
Relier les six actions aux quatre actions proposées
Deux listes indépendantes obligent le public à déterminer lui-même ce qui a été conservé. Une correspondance rend le changement explicite :
| Action actuelle | Équivalent proposé | Ce qui change |
|---|---|---|
| 1. Remplir un formulaire | 1. Déposer directement la demande dans l’outil de suivi | La demande commence dans l’outil utilisé pour l’examen. |
| 2. Envoyer le formulaire par courriel | Aucune action distincte | Le transfert par courriel est supprimé. |
| 3. Saisir de nouveau la demande | Aucune action distincte | Le coordinateur ne recopie plus les mêmes informations. |
| 4. Examiner la demande | 2. Examiner la demande | L’examen reste présent. |
| 5. Approuver la demande | 3. Approuver la demande | L’approbation reste présente. |
| 6. Notifier le demandeur | 4. Notifier le demandeur | La notification reste présente. |
Sur une diapositive, représentez le processus actuel sur six positions. Alignez le dépôt proposé sur la première, puis les trois actions conservées sur leurs équivalents d’origine. Laissez des espaces identifiés pour le courriel et la ressaisie supprimés. Ces espaces expliquent la différence ; étirer quatre cases sur toute la ligne masquerait la correspondance.
Choisissez une couleur d’accent pour le dépôt modifié et un autre traitement discret pour les actions supprimées. Gardez un aspect cohérent pour les actions conservées. Ajoutez des libellés, pas seulement des couleurs, afin que le sens reste accessible sur une impression en niveaux de gris ou à une personne qui distingue mal les couleurs.
Distinguer la conception des résultats
Le schéma étaye une affirmation sur la conception : deux actions sont supprimées. Il ne démontre pas une amélioration de performance. Séparez ces catégories plutôt que d’annoncer un bénéfice non étayé dans le titre et de le corriger en tout petits caractères en dessous.
| Affirmation | Statut dans cet exemple |
|---|---|
| Le transfert distinct par courriel et la double saisie sont supprimés. | Visible dans la correspondance du processus proposé. |
| L’examen et l’approbation sont maintenus. | Présents dans les deux lignes. |
| Les demandes aboutissent plus vite à une décision. | Non mesuré ; il faut comparer les délais. |
| Moins de demandes arrivent avec des informations manquantes. | Non mesuré ; le dépôt direct ne garantit pas à lui seul des dossiers complets. |
Cette distinction aide à décider. L’équipe peut autoriser l’essai d’un parcours plus simple sans devoir croire à un résultat qui n’existe pas encore. Elle révèle aussi une dépendance concrète : quelqu’un doit définir les champs obligatoires, les personnes autorisées à déposer une demande et le traitement des exceptions.
Ne laissez pas entendre que modifier le schéma règle ces questions opérationnelles. Si l’outil de suivi ne permet pas le dépôt direct, la première étape proposée exige une autre mise en œuvre.
Consacrer une seconde diapositive à la mesure
Réservez une diapositive au changement de processus et une autre à la mesure envisagée. La première reste lisible, tandis que la seconde permet une discussion concrète de la réussite.
Dans cet exemple, définissez le délai entre le dépôt initial et l’enregistrement de la décision. Recensez les demandes toujours ouvertes à la fin de la période observée : les exclure sans explication pourrait faire paraître le processus plus rapide. Notez également si le dépôt initial contient les informations nécessaires à l’examen.
Comparez des types de demandes semblables et rendez visibles les écarts de charge. Une semaine calme avec des demandes simples n’est pas un équivalent juste d’une semaine chargée de demandes complexes. Si vous communiquez une durée typique, expliquez la statistique utilisée et donnez assez de contexte pour voir si certaines demandes restent beaucoup plus longues.
Une amélioration mesurée après le déploiement exige encore une formulation prudente. Des changements d’effectifs ou de règles peuvent être intervenus en parallèle. Vous pouvez rapporter la différence observée sans l’attribuer uniquement au parcours remanié.
La seconde diapositive peut donc annoncer : « Question du pilote : le dépôt direct réduit-il le délai de décision sans augmenter les demandes incomplètes ? » C’est une prochaine étape utile et vérifiable, pas une promesse d’économies.
Présenter le changement dans une courte séquence
Pour discuter de cette proposition, utilisez trois diapositives aux fonctions distinctes :
- La difficulté actuelle : montrez où le formulaire est transmis puis recopié. Expliquez les manipulations supplémentaires sans inventer de taux d’erreur ni de plaintes du personnel.
- Le changement proposé : montrez la correspondance entre six et quatre actions. Nommez les actions supprimées et l’examen et l’approbation conservés.
- La décision : demandez s’il faut tester le dépôt direct, désignez un responsable et indiquez les deux résultats à observer.
Si le changement est déjà réalisé et mesuré, la troisième diapositive peut présenter les résultats observés, les dates, la population et les limites restantes. Distinguez visiblement la proposition d’une revue de résultats.
Pour une comparaison sur une seule diapositive, gardez les deux libellés d’état, le visuel aligné, le titre précis et une courte phrase sur les éléments disponibles. Ici : « Parcours proposé ; le délai de décision et la complétude des demandes n’ont pas encore été mesurés. » Cette précision est utile parce qu’elle change l’interprétation de ce schéma précis.
Créer le support à partir d’une comparaison définie
Préparez un résumé avec les points de départ et d’arrivée communs, les six actions actuelles, les quatre proposées et l’affirmation exacte. Vous pouvez utiliser Presenti pour transformer ce plan en un premier diaporama modifiable, puis ajuster la disposition de la comparaison.
Conservez « actuel » et « proposé », gardez les contrôles maintenus visibles et retirez tout pourcentage ou gain de temps inventé. Le support final doit permettre d’examiner facilement le changement. Le lecteur doit pouvoir montrer ce qui disparaît, ce qui reste et ce qui demande encore des preuves.
