À la réception d’un hôtel ou d’un camping, un diaporama peut aider les voyageurs à trouver les horaires, les services et les activités du jour. Il complète les échanges avec l’équipe et les autres supports d’information. Voici comment préparer les diapositives, puis organiser leur diffusion sur l’équipement de votre établissement.
Partie 1 : Les enjeux de la réception et les nouvelles attentes des voyageurs
Les arrivées peuvent se concentrer sur certains créneaux. Pendant l’attente, l’écran peut présenter quelques informations immédiatement utiles : procédure d’arrivée, horaires de la réception, accès aux services et contact en cas de besoin. Gardez les informations prioritaires faciles à retrouver.
Choisissez les langues selon votre clientèle et faites relire les traductions. Des phrases courtes, des caractères lisibles à distance et des photographies réelles des lieux facilitent le repérage. Évitez de réunir trop de versions linguistiques sur une même page.
Repérez les questions récurrentes : comment accéder au réseau Wi-Fi, où se prend le petit-déjeuner, quelle activité est prévue ce soir ? Affichez les informations que vous souhaitez rendre publiques et indiquez où obtenir une réponse complémentaire. L’écran ne doit pas devenir l’unique accès à une information essentielle.
Partie 2 : Créer les diapositives avec Presenti
Presenti peut aider à organiser les textes et à préparer une première mise en page. Fournissez les informations confirmées sur votre établissement, puis contrôlez chaque page avant diffusion.
Des crédits gratuits limités permettent d’essayer la génération. Comparez ensuite les offres selon le volume de supports, les fonctions et les exports nécessaires ; les exports modifiables sont payants. Prévoyez aussi les éventuels coûts du lecteur ou du logiciel qui diffusera les pages.
Vous pouvez préparer des rubriques pour le plan du site, les services et le programme. La création d’un diaporama ne remplace pas un système de gestion d’écrans : vérifiez comment votre lecteur reçoit les fichiers, gère la boucle et applique les mises à jour. Une météo saisie dans une diapositive ne s’actualise pas automatiquement.
Partie 3 : Choisir les contenus et les formats utiles
Choisissez les fonctions en fonction de votre contenu et des contraintes du lecteur utilisé à la réception.
Un modèle peut fournir une base visuelle à adapter à votre établissement. Vérifiez que la disposition laisse assez de place aux horaires, aux traductions et aux indications de lieu.
Plusieurs points de départ sont possibles :
- Saisir un sujet en précisant les rubriques, puis fournir les informations vérifiées.
- Importer notamment Markdown ou Xmind, ou Word, PDF et TXT avec une offre compatible. Certaines offres comprennent des conversions audio limitées. Contrôlez la synthèse obtenue.
- Par le collage direct de textes bruts.
- À partir d'un lien web ou d'un plan détaillé.
Après génération, contrôlez la mise en page et remplacez les images génériques par des photographies autorisées de vos équipements. Une image produite par IA peut illustrer une idée, mais ne doit pas faire croire à un service ou à une installation qui n’existe pas. Si vous utilisez un graphique, vérifiez les données, les unités et leur date de validité.
Adaptez les dimensions du support à l’écran et aux formats acceptés par le lecteur. Presenti propose notamment PNG, JPG, PDF et PPTX selon l’offre. Un fichier exporté doit ensuite être transféré ou publié dans votre système de diffusion ; les modifications du projet ne mettent pas automatiquement à jour une copie sur clé USB.
Partie 4 : Guide pratique : Créer pas à pas votre affichage avec Presenti
Voici cinq étapes pour préparer le support et vérifier sa diffusion à la réception.
Étape 1 : Rassembler les informations. Préparez les horaires, les services et les activités confirmés. Importez un document compatible ou fournissez un texte, par exemple : « Accueil d’un camping familial : accès à la piscine, horaires et programme du jour ». Ne demandez pas à l’IA d’inventer les informations locales.
Étape 2 : Vérifier le plan. Placez en priorité les informations dont les voyageurs ont besoin à l’arrivée. Contrôlez le plan du domaine, les contacts utiles et le programme. Vérifiez les consignes et numéros d’urgence auprès des responsables de l’établissement.
Étape 3 : Choisir le design. Appliquez une disposition cohérente avec votre identité, puis vérifiez les marges, les retours à la ligne et le contraste. Testez la lecture depuis la zone d’attente, avec l’éclairage réel du hall.
Étape 4 : Ajouter les visuels. Utilisez des photographies récentes et des repères faciles à reconnaître. Si vous affichez un résultat de satisfaction, précisez la période, le nombre de réponses et la source. Un graphique décoratif ne remplace pas ces informations.
Étape 5 : Diffuser et maintenir. Exportez dans un format accepté par votre lecteur, transférez le fichier et testez la boucle. Réglez une durée de lecture adaptée. Désignez une personne pour mettre à jour les horaires, remplacer les fichiers diffusés et retirer les annonces périmées.
Partie 5 : Adapter le support au lieu et aux voyageurs
Une page doit permettre de retrouver rapidement une information. Limitez la densité, regroupez les éléments liés et laissez de l’espace entre les blocs. Gardez les titres et les repères au même endroit d’une diapositive à l’autre.
Reprenez les couleurs de votre établissement en conservant un contraste suffisant. Des tons sobres ou inspirés du paysage peuvent convenir, mais vérifiez surtout la lisibilité sur l’écran. Préférez une police simple pour les horaires, les prix et les indications de direction.
Associez des pictogrammes compréhensibles à des mots courts, traduits dans les langues retenues. Affichez la date des activités et la source ainsi que l’heure de mise à jour d’une prévision météo. Gardez les plans à jour et prévoyez une autre manière d’obtenir l’information si l’écran est indisponible.
Conclusion
Un diaporama d’accueil utile présente des informations exactes, lisibles et à jour. Presenti peut aider à créer les pages ; votre équipement assure ensuite leur diffusion. Un test dans le hall et une procédure de mise à jour permettent d’intégrer ce support au travail de la réception.
