Pour transformer des notes de réunion en une synthèse des actions avec l’IA, distinguez d’abord les décisions, les propositions et les points encore inconnus. Ensuite, créez une présentation à partir du texte, puis comparez le plan au document source avant de générer les mises en page. Le but est de préparer un support de suivi utile à l’équipe, pas une nouvelle demande d’approbation destinée à la direction.
L’exemple ci-dessous suit une réunion fictive de revue d’un projet pilote, des notes brutes jusqu’à un plan de quatre diapositives. Il comprend une consigne à copier et à adapter avant d’utiliser un outil de présentation IA. Cet exemple a été rédigé pour ce guide : il ne s’agit ni d’un compte rendu client ni d’un test d’analyse automatique des réunions.
Si votre public doit plutôt approuver un projet ou choisir entre plusieurs options, le guide de la présentation décisionnelle en six diapositives traite de cette autre tâche. Le présent exemple permet à l’équipe pilote de garder en vue le périmètre confirmé, les actions attribuées et les demandes encore en suspens.
Classez les notes avant de demander des diapositives
Les notes brutes mêlent souvent abréviations, citations, projets provisoires et actions confirmées. Gardez la date de la réunion et le compte rendu original à portée de main pour lever ces ambiguïtés. N’ajoutez pas un responsable ou une échéance manquants simplement pour rendre le tableau d’actions plus complet.
Les notes de départ de l’exemple
Revue du projet pilote d’intégration Harbor — 6 octobre 2026
Participants : Maya, Owen, Priya, Sam
DÉCISION confirmée par Maya : limiter le pilote aux deux équipes
actuelles pendant la révision du guide d’assistance.
Priya : J’enverrai le guide révisé d’ici le vendredi 9 octobre.
Sam : Je vérifierai le guide avec les responsables des deux équipes le 12 octobre.
Owen a proposé d’ajouter une troisième équipe le mois prochain.
Aucune approbation n’a été donnée et aucune date de démarrage n’a été convenue.
Le client a demandé si le déploiement pouvait avoir lieu plus tôt.
Aucune nouvelle date de déploiement n’a été promise.
Il reste à désigner quelqu’un pour définir à quelles conditions
une séance d’intégration est terminée. Aucun responsable ni délai n’a été fixé.
Prochaine revue : 13 octobre 2026.Ces notes contiennent deux actions attribuées et une tâche sans responsable. Elles n’indiquent ni qu’une troisième équipe va rejoindre le pilote, ni que la date de déploiement a changé, ni que le pilote a amélioré les résultats.
| Type d’information | Synthèse fidèle aux notes | Ce qu’il ne faut pas en déduire |
|---|---|---|
| Décision | Maintenir le pilote avec les deux équipes actuelles pendant la révision du guide. | Un déploiement plus large a été approuvé. |
| Action attribuée | Priya envoie le guide révisé d’ici le 9 octobre ; Sam le vérifie avec les responsables d’équipe le 12 octobre. | L’une ou l’autre des tâches est déjà terminée. |
| Proposition | Owen a proposé d’ajouter une troisième équipe le mois prochain. | Une date a été fixée ou un responsable désigné pour cette proposition. |
| Demande | Le client a demandé si le déploiement pouvait être avancé. | L’équipe a promis un déploiement plus tôt. |
| Tâche en suspens | Il reste à désigner un responsable et à fixer une échéance pour définir les critères d’achèvement d’une séance d’intégration. | La tâche revient à Sam ou à Priya, car ces noms figurent ailleurs dans les notes. |
Si la source indique seulement « vendredi », vérifiez de quel vendredi il s’agit avant de préparer le brouillon. Si deux personnes gardent un souvenir différent d’une décision, signalez qu’elle doit être confirmée plutôt que de choisir la version qui rend le récit plus fluide.
Transformez le compte rendu clarifié en quatre diapositives
Pour l’équipe pilote, les informations utiles sont le périmètre actuel, le travail à effectuer avant la prochaine revue et les questions en suspens. Il n’est pas nécessaire de reprendre chaque intervention dans la présentation.
Diapositive 1 : maintenir le pilote avec les deux équipes actuelles
Sur la diapositive : « Confirmé le 6 octobre : le pilote reste limité aux deux équipes actuelles pendant la révision du guide d’assistance. » Ajoutez la date de la prochaine revue en dessous.
Pourquoi cette formulation convient : le titre énonce la décision sans prétendre que le guide est terminé. La date indique lors de quelle réunion le périmètre a été fixé.
Diapositive 2 : deux actions sont à réaliser avant la prochaine revue
| Action | Responsable | Échéance | Statut attesté par les notes |
|---|---|---|---|
| Envoyer le guide d’assistance révisé | Priya | 9 octobre 2026 | Attribuée |
| Vérifier le guide avec les responsables des deux équipes | Sam | 12 octobre 2026 | Attribuée |
Repère pour la personne qui présente : vérifiez si la seconde action dépend de la première avant de représenter cette dépendance sur la diapositive. Leur ordre suggère un lien, mais les notes ne l’établissent pas explicitement.
Diapositive 3 : l’extension et la date de déploiement restent à décider
Sur la diapositive : « Proposition : ajouter une troisième équipe le mois prochain. Demande du client : envisager un déploiement plus tôt. Aucune date de démarrage n’a été convenue pour ces deux points. »
Pourquoi cette formulation convient : elle conserve les deux points sans les transformer en projets approuvés. Évitez une frise qui attribue une date ferme à un événement non approuvé.
Diapositive 4 : désigner qui définira les critères d’achèvement lors de la prochaine revue
Sur la diapositive : « Lors de la revue du 13 octobre, confirmer qui définira les critères d’achèvement d’une séance d’intégration et à quelle échéance. Reprendre également les questions ouvertes sur l’extension et le calendrier de déploiement. »
Il s’agit d’une proposition d’ordre du jour pour la prochaine revue, pas d’un compte rendu de décisions déjà prises. Si la présentation est destinée à un client externe, adaptez le vocabulaire et le niveau de détail en utilisant uniquement les informations autorisées pour ce public.
Donnez une consigne précise pour le brouillon IA
Fournissez à l’outil le compte rendu clarifié et la séquence de diapositives souhaitée. Demander un « résumé de réunion professionnel » laisse des choix essentiels implicites : le public visé, la distinction entre décisions et propositions, et le traitement des informations manquantes.
Crée un brouillon de quatre diapositives pour l’équipe pilote Harbor.
Utilise uniquement le compte rendu de réunion fourni ci-dessous.
Diapositive 1 : périmètre confirmé et date de la prochaine revue.
Diapositive 2 : actions attribuées, responsables et échéances exactes.
Diapositive 3 : propositions et demandes encore en suspens.
Diapositive 4 : questions à résoudre lors de la prochaine revue.
Distingue clairement décisions, propositions, demandes et tâches en suspens.
Indique « non défini » lorsqu’un responsable ou un délai manque.
N’invente ni état d’achèvement, ni résultats mesurés, ni approbations.
Ne présente pas une dépendance supposée comme étant confirmée.
Conserve exactement les noms et les dates du calendrier.
[Colle ici le compte rendu clarifié.]Téléchargez les notes de l’exemple et la consigne IA en anglais pour les adapter à votre prochaine réunion.
Fournissez le document source dans Presenti
Ouvrez Presenti et collez le texte préparé, ou importez un document dans un format pris en charge. Le détail des offres actuelles distingue l’accès gratuit de l’import Word/PDF/TXT et de l’export PPTX/PDF, réservés aux offres payantes. Retirez les informations que le public visé ne doit pas recevoir avant de créer le brouillon.
Vérifiez le plan avant la mise en page
Vérifiez que le plan conserve l’objectif de chacune des quatre diapositives. Repérez notamment les modifications involontaires telles que « démarrer avec la troisième équipe le mois prochain » ou « Sam définit les critères d’achèvement ». Corrigez-les avant de générer les mises en page.
Comparez chaque affirmation à la source lorsque le brouillon semble plausible, mais que la formulation a changé :
| Affirmation du brouillon | Vérification dans la source | Correction |
|---|---|---|
| « La troisième équipe démarre le mois prochain. » | Les notes ne mentionnent que la proposition d’Owen. | « Proposition : ajouter une troisième équipe le mois prochain ; aucune date de démarrage convenue. » |
| « Sam définira les critères d’achèvement d’ici le 12 octobre. » | L’action datée de Sam consiste à vérifier le guide, pas à définir les critères d’achèvement. | Laissez à Sam la vérification du guide ; indiquez que le responsable et l’échéance pour la définition des critères d’achèvement restent à définir. |
| « Le pilote produit de meilleurs résultats. » | Les notes ne contiennent aucun indicateur de performance. | Supprimez cette affirmation de résultat ; présentez plutôt le périmètre confirmé et le travail attribué. |
Choisissez des mises en page qui rendent le statut explicite
Utilisez une phrase concise pour la décision confirmée, un tableau pour les actions attribuées et une courte liste pour les questions ouvertes. Signalez les propositions avec un libellé visible plutôt qu’avec une couleur que le lecteur pourrait ne pas remarquer. Une mise en page soignée ne doit pas brouiller la distinction entre « prévu », « attribué » et « terminé ».
Si le tableau d’actions devient trop petit, séparez les actions attribuées de la tâche en suspens au lieu de supprimer la colonne de statut. Inscrivez « Responsable non désigné » pour un point ouvert : une couleur ou une cellule vide peut être interprétée comme un défaut de mise en forme plutôt que comme une décision en attente.
Après l’export, ouvrez le fichier dans l’application que l’équipe utilisera. Vérifiez que le tableau d’actions, les dates et les libellés de statut restent lisibles. Gardez le compte rendu original accessible à toute personne souhaitant vérifier un point contesté.
Utilisez la présentation pour résoudre les véritables points ouverts
Demandez à la personne responsable de la réunion de vérifier les faits dans le brouillon, au-delà de ses préférences de présentation. Un commentaire utile précise la diapositive, l’affirmation exacte et la correction : « Diapositive 3 : le client a demandé un déploiement plus tôt ; nous ne nous sommes pas engagés à le faire. »
Après la prochaine réunion, renseignez les responsables et les dates confirmés dans l’outil de suivi des actions. Mettez ensuite la présentation à jour si elle doit être partagée à nouveau. Les diapositives expliquent le compte rendu ; elles ne doivent pas devenir, sans que personne s’en aperçoive, une nouvelle source d’engagements.
Saisissez des notes courtes et classées dans l’espace de création de Presenti, puis vérifiez les décisions et les questions ouvertes avant de partager la présentation.
