Présenter un projet d’aménagement, un bilan ou un budget demande d’expliquer les faits, les choix possibles et leurs conséquences. Dans le service public, le support doit aussi tenir compte de publics variés et des besoins d’accessibilité. Ce guide présente trois modèles Presenti et une méthode pour les adapter au contexte de diffusion.
Partie 1. Les défis uniques de la communication visuelle dans le secteur public
Une présentation publique doit permettre de comprendre le projet et de poser des questions. Distinguez ce qui est décidé, ce qui reste à arbitrer et ce qui relève d’une estimation. Les sources et la date des données aident à suivre le raisonnement.
Concilier pédagogie citoyenne et rigueur institutionnelle
Le niveau de détail varie selon les destinataires. Préparez au besoin une synthèse et des annexes :
- Les habitants et usagers qui recherchent une information simple, compréhensible au premier coup d'œil, sans jargon administratif.
- Les élus, comités de pilotage et services de l'État qui exigent une démonstration technique complète, avec la justification des dépenses et un calendrier de mise en œuvre.
Respect des normes d'accessibilité et sobriété visuelle
Le RGAA sert à évaluer l’accessibilité des services numériques concernés, y compris les documents bureautiques proposés en téléchargement lorsqu’ils entrent dans son champ. Une palette sobre ne suffit pas à établir la conformité. Préparez des titres structurés, un ordre de lecture cohérent, des descriptions des images utiles et des contrastes adaptés ; faites vérifier la version réellement diffusée selon les exigences applicables.
Partie 2. Presenti : L'allié IA des agents et des acteurs du service public
Presenti peut fournir un premier plan et une mise en page à partir d’un sujet ou de documents autorisés. L’agent reste chargé de vérifier le contenu et de suivre le circuit de validation de son organisme.
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Voici les fonctions à examiner avant de choisir votre parcours de création :
- Des crédits d’essai dans les limites de l’offre gratuite.
- Un catalogue varié de modèles officiels couvrant le domaine du service public, de la santé, de l'éducation et du développement territorial.
- Des points de départ variés : sujet, texte, plan, URL accessible et fichiers compatibles, selon le mode et l’offre.
- Une configuration paramétrable avant la génération : choix du nombre précis de diapositives et sélection du modèle d'intelligence artificielle adapté.
- Des fonctions de mise en page pour proposer des dispositions à vérifier et à ajuster.
- Une médiathèque et un générateur d’images ; vérifiez les droits et la pertinence des illustrations retenues.
- Un éditeur de graphiques pour saisir les données et régler leur présentation.
- Un grand choix de dispositions de diapositives pour s'adapter à chaque type de contenu.
- Des exports PPTX, PDF, PNG ou JPG selon l’offre ; un export ne constitue pas à lui seul un archivage conforme.
- Un espace de travail en ligne et des fonctions de collaboration, à utiliser avec les droits de partage appropriés.
- Un accès depuis un appareil et un navigateur compatibles, sous réserve des règles informatiques de votre organisme.
Utilisez ces fonctions pour préparer un brouillon, puis contrôlez le fond, la lisibilité et le fichier destiné au public. Le choix d’une catégorie institutionnelle ne vaut pas validation du document.
Partie 3. Modèles officiels Presenti pour valoriser vos projets d'intérêt général
Voici trois exemples de modèles disponibles dans Presenti. Les aperçus montrent des mises en page à compléter avec vos informations.
1. Projet de santé publique
Le modèle « Projet de santé publique » associe vert, blanc et photographies. Il propose un sommaire à compléter et des pages de texte et d’images. Pour une action de prévention, ajoutez le public concerné, les objectifs, les modalités et les sources validées par les responsables du projet.
2. Gouvernance des risques et contrôle interne
Le modèle « Gouvernance des risques et contrôle interne » utilise un fond clair, des lignes verticales et des accents turquoise. Vous pouvez l’adapter à une synthèse de risques ou à un rapport d’audit, en précisant les critères, les constats, les actions et leurs responsables.
3. Rapport d'avancement du projet
Le modèle de rapport d’avancement emploie des tons bleus clairs et des photographies d’architecture. Complétez-le avec les jalons, les écarts au calendrier, les dépenses et les décisions attendues. Distinguez les réalisations constatées des prévisions.
Partie 4. Adapter sa narration : De la synthèse citoyenne au dossier financier
L'intelligence artificielle de Presenti facilite le travail de rédaction en vous aidant à adapter le niveau de langage à votre public cible.
Reformuler le jargon administratif
Vous pouvez demander une reformulation d’un compte rendu ou d’un rapport dans un langage plus direct. Importez uniquement les documents autorisés dans un format accepté par votre offre. Comparez ensuite la synthèse à l’original : une simplification ne doit pas supprimer une condition, une réserve ou une information nécessaire à la décision.
Visualiser les données budgétaires et territoriales
Pour un budget ou des statistiques d’usage, choisissez un graphique adapté et vérifiez les valeurs, les périodes, les unités et la source. L’éditeur de données peut servir à préparer le graphique ; utilisez les formats d’import indiqués dans l’interface. Ajoutez des libellés et ne faites pas reposer une distinction uniquement sur la couleur. Prévoyez une description ou un tableau accessible lorsque cela est nécessaire.
Partie 5. Guide pas à pas : Créer votre présentation administrative sur Presenti
Pour préparer votre prochaine intervention publique, suivez cette méthode simple et efficace directement depuis l'interface de Presenti.
Étape 1 : Accéder à la bibliothèque de gabarits
Rendez-vous sur votre espace de travail Presenti. Dans le menu situé à gauche de l'écran, cliquez sur l'onglet Modèles officiels.
Étape 2 : Filtrer par domaine d'activité
Sélectionnez le secteur « Service Public », puis la langue « Français ». Le format 16:9 convient à de nombreux écrans, mais choisissez le format demandé pour votre réunion. Ces filtres aident à chercher un modèle ; ils ne vérifient pas les exigences administratives.
Étape 3 : Importer votre document ou taper votre consigne
Importez un compte rendu ou un plan dans un format accepté par votre offre, ou saisissez une consigne précisant le public, le sujet et la décision attendue. Respectez les règles de votre organisme concernant les documents internes et les données personnelles.
Étape 4 : Régler le nombre de pages et valider
Adaptez le nombre de diapositives à la durée de la réunion. Relisez le plan avant génération et placez les détails techniques dans des annexes si cela facilite la lecture de la synthèse.
Étape 5 : Ajuster la mise en page et exporter
Corrigez les textes, ajoutez les logos autorisés et contrôlez les couleurs et les figures. Selon votre offre, exportez en PPTX ou en PDF. Vérifiez ensuite le fichier final, y compris son accessibilité, avant validation et diffusion.
Partie 6. Budget et préparation de la diffusion
L'action publique s'exerce souvent dans des conditions matérielles strictes, avec des contraintes budgétaires fortes et des équipements informatiques parfois anciens.
Vérifier les fonctions et le budget nécessaires
L’offre gratuite permet un essai limité. Avant de préparer un support complet, vérifiez les crédits, les imports et les formats d’export inclus. Prenez aussi en compte les conditions d’achat et d’utilisation des services numériques de votre organisme.
Préparer la projection hors ligne
Téléchargez le fichier à l’avance et testez-le avec le logiciel et le matériel de la salle. Contrôlez les polices, les images et les éventuels médias liés à Internet. Conservez une copie de secours et vérifiez que la version présentée est bien celle qui a été validée.
Foire aux questions (FAQ)
Q1. Comment vérifier l’accessibilité du support diffusé ?
Le choix d’un modèle ne garantit pas la conformité. Contrôlez notamment la structure, l’ordre de lecture, les textes de remplacement utiles, les contrastes et la compréhension sans couleur. Faites vérifier le fichier réellement diffusé et proposez une version accessible selon les exigences applicables à votre service.
Q2. À quoi sert un diaporama lors d’une réunion municipale ?
Un diaporama peut expliquer les options, illustrer un budget et rappeler les étapes du projet. Il ne remplace pas le procès-verbal ni les documents officiels. Conservez les sources et préparez une version adaptée à la consultation après la réunion si nécessaire.
Q3. Comment adapter une présentation à un appel à projets public ?
Suivez le règlement de l’appel à projets : critères, pièces, format et longueur demandés. Présentez les objectifs, les bénéficiaires, la méthode, le calendrier et le budget lorsque ces éléments sont requis. Des sections clairement identifiées facilitent le travail des évaluateurs.
Q4. Est-il possible de faire une présentation professionnelle déconnectée sur le terrain ?
Oui, si votre offre permet l’export nécessaire et si l’ordinateur dispose d’un logiciel compatible. Téléchargez et testez le PPTX ou le PDF avant le déplacement ; les contenus dépendant du Web peuvent rester indisponibles hors ligne.
Conclusion
Un support public utile rend les faits, les options et les prochaines étapes compréhensibles. Les modèles de Presenti peuvent fournir une base visuelle. Adaptez-la aux destinataires, vérifiez les données et faites valider le document et son mode de diffusion.
