Créer un support de présentation à partir des diapositives : un document lisible

Un document d'accompagnement doit rester compréhensible après la fin de votre intervention. Imprimer six petites diapositives par page peut aider à prendre des notes pendant la séance, mais suffit rarement à expliquer un graphique ou une recommandation à une personne absente.

Choisissez d'abord son rôle : prendre des notes pendant l'exposé, retrouver une explication ensuite ou consulter des détails. Pour un document à lire seul, appliquez les principes de notre guide sur les présentations accessibles : titres explicites, texte lisible, liens descriptifs et explications qui ne reposent pas uniquement sur la couleur.

Choisissez entre vignettes et document autonome

Le support de prise de notes convient aux personnes qui viennent de voir les diapositives en grand. Conservez les numéros pour qu'elles puissent retrouver le passage concerné. Ne réduisez pas un graphique dense au point de rendre ses étiquettes illisibles.

Le document d'accompagnement autonome convient mieux aux personnes absentes ou qui doivent décider plus tard. Utilisez des paragraphes courts, quelques visuels utiles et des liens vers les sources. Il n'a pas besoin de reprendre toutes les diapositives ni leur ordre exact.

L'annexe de référence contient les méthodes, définitions, calculs ou tableaux détaillés. Séparez-la si ces éléments alourdissent le document principal, puis renvoyez-y depuis l'explication correspondante.

Pour un atelier, associez de brèves explications à un espace d'exercice. Pour une réunion de décision, privilégiez la recommandation, les éléments qui l'étayent, les compromis et la décision précise attendue. Un même diaporama peut donc nécessiter des documents différents.

Réécrivez une diapositive pour qu'elle se suffise à elle-même

Imaginons une présentation interne avec une diapositive intitulée « Les demandes incomplètes entraînent des échanges supplémentaires ». Elle montre une demande sans identifiant de compte, un petit schéma et s'appuie sur votre explication orale. Copier son image dans un document laisserait le lecteur deviner le raisonnement.

La section correspondante pourrait devenir :

Pourquoi ajouter un champ pour l'identifiant du compte

Dans cet exemple, le service d'assistance ne peut pas identifier le compte concerné. Un agent doit demander l'information manquante avant de commencer l'analyse. Le formulaire proposé recueillerait cet identifiant dès l'envoi. Un essai reste nécessaire pour savoir s'il réduit les demandes d'informations complémentaires sans compliquer la saisie.

Montrez ensuite uniquement la partie utile du formulaire et identifiez-la comme un exemple. Si l'affirmation repose sur des données opérationnelles, ajoutez la source réelle ou la référence interne. Une demande illustrative ne prouve ni la fréquence ni le coût des échanges supplémentaires.

Pour chaque idée essentielle, procédez de même : nommez le point, ajoutez l'explication que vous auriez donnée à l'oral, gardez le visuel s'il aide et fournissez les éléments nécessaires pour juger l'affirmation.

Construisez un document court et lisible

Pour la proposition de formulaire, une structure de départ sur deux pages pourrait comprendre :

1. Objet et décision : à qui le document s'adresse et quelle autorisation est demandée.
2. Problème actuel : un exemple expliqué, avec sa source ou son caractère illustratif.
3. Modification proposée : les champs ajoutés et le travail concerné.
4. Périmètre et compromis : le contenu de l'essai, les difficultés de saisie possibles et les inconnues.
5. Suite et références : responsable, date d'examen, contact et documents justificatifs.

Deux pages ne sont pas une obligation. Ajoutez de l'espace lorsqu'un tableau ou une explication indispensable deviendrait illisible. Supprimez d'abord les pages de titre décoratives et les intertitres répétés avant de réduire la police.

Remplacez « comme vous le voyez ici » par une explication. Développez un sigle à sa première apparition. Transformez le commentaire oral d'un graphique en une phrase et indiquez unités, période et source. Conservez de vrais titres textuels plutôt que d'aplatir toutes les pages en images.

Exportez, puis contrôlez le document obtenu

PowerPoint pour Windows permet de créer des documents destinés à Word depuis le menu d'exportation. Les instructions de Microsoft sur cet export, en anglais expliquent les dispositions possibles et la différence entre coller le contenu et coller des liens. Un document lié doit être revérifié lorsque les fichiers sources changent ou sont déplacés.

Si la commande n'est pas disponible dans votre version, construisez le document séparément à partir des textes et visuels retenus. Toutes les plateformes ne proposent pas les mêmes commandes. Un export de Presenti ne crée pas non plus automatiquement un document d'accompagnement finalisé.

Ouvrez le fichier final comme le ferait son destinataire. Vérifiez les sauts de page, les étiquettes des graphiques, les liens, l'ordre de lecture et l'absence de notes privées ou de commentaires ajoutés par erreur. Si le document doit être imprimé, contrôlez une page au format prévu : une prévisualisation lisible à l'écran ne garantit pas un bon tirage.

Gardez les diapositives et le document cohérents

Notez la version du diaporama utilisée. Si une recommandation, un graphique ou une date change, mettez à jour le passage correspondant avant de partager. Les affirmations doivent rester cohérentes, même si les mises en page diffèrent.

Si l'exposé est encore en préparation, vous pouvez transformer son plan en diapositives modifiables avec Presenti. Conservez les sources validées et rédigez le document à partir de ces notes et des diapositives finales. Il doit expliquer la présentation, pas reprendre chaque raccourci ou affirmation non étayée d'un brouillon généré.