Une cérémonie des vœux permet de revenir sur l’année écoulée, de remercier les équipes et de présenter les priorités suivantes. En format hybride, une partie du public est dans la salle et l’autre suit la séance à distance.
Le dispositif doit permettre aux deux groupes d’entendre les interventions, de lire les diapositives et de poser leurs questions. La préparation associe le support de présentation, la visioconférence et l’organisation des échanges.
Partie 1. Concevoir la séance pour la salle et les participants à distance
Un intervenant qui s’adresse uniquement à la salle peut laisser les participants à distance à l’écart. Prévoyez un cadrage adapté, une prise de son claire et une personne chargée de relayer les questions en ligne.
Une présentation PowerPoint ou un autre diaporama peut convenir à une séance hybride. La qualité de l’expérience dépend aussi du rythme, du son, de l’image et des occasions de participer. Préparez les transitions entre l’intervenant, les diapositives et les échanges.
Partie 2. Les Critères d'un Bon Outil de Présentation pour l'Hybride
Choisissez les outils selon les besoins de la séance : création des diapositives, diffusion, questions et éventuels sondages. Ils ne doivent pas nécessairement être réunis dans une seule application.
Vérifiez la lisibilité des diapositives et la qualité du partage d’écran. Si vous prévoyez une vidéo, testez sa diffusion avec le son. Pour les questions ou les sondages, choisissez une fonction de la plateforme de visioconférence ou un outil complémentaire accessible aux deux groupes.
Privilégiez un dispositif que l’équipe sait utiliser. Attribuez les rôles de présentation, de modération et d’assistance technique. Répétez le déroulé et préparez une solution de secours pour le support et la connexion.
Partie 3. Presenti : L'IA au Service de votre Cérémonie des Vœux
Presenti peut aider à préparer le plan et les diapositives de la cérémonie. Vous pourrez ensuite les diffuser dans l’environnement choisi pour l’événement.
Voici les fonctions utiles à la préparation du support :
1. Essayer la création
L’accès gratuit comprend des crédits d’IA limités. Vérifiez les fonctions d’import et d’export nécessaires avant de choisir une offre.
2. Choisir une disposition
Dans la bibliothèque, cherchez une mise en page adaptée aux remerciements, aux résultats et aux priorités. Testez sa lisibilité avec vos textes et vos images.
3. Partir des contenus disponibles
Préparez le brouillon à partir du sujet, d’un texte ou d’un document compatible.
- À partir d’un sujet : obtenir une première proposition de plan pour le bilan et les vœux.
- À partir d’un fichier : importer un rapport Word ou PDF avec une offre compatible, puis vérifier la synthèse.
- À partir d’un texte : organiser une note de synthèse ou les messages préparés pour la cérémonie.
4. Retravailler la mise en page
Pour un PPTX existant, utilisez la fonction de révision sur une copie. Vérifiez ensuite les titres, les chiffres, les images et la cohérence avec la charte.
Partie 4. Préparer le support dans Presenti
Préparez d’abord les messages, les résultats et les remerciements. Le déroulé suivant permet d’organiser le support.
Étape 1 : Définir le contenu
Indiquez le titre, le public et les rubriques souhaitées : bilan de l’année, priorités, remerciements et questions. Précisez le ton dans votre consigne et relisez le plan proposé avant de générer les diapositives.
Étape 2 : Présenter les résultats
Avec une offre compatible, partez d’un rapport Word ou PDF. Comparez les chiffres repris au document source. Agrandissez les libellés et limitez le détail pour que les graphiques restent lisibles sur un petit écran.
Étape 3 : Mettre les équipes à l’honneur
Ajoutez des photos et des réalisations dont la diffusion est autorisée. Précisez les noms, les projets et les contributions sans surcharger la diapositive.
Étape 4 : Tester la diffusion
Vérifiez la charte et exportez dans un format permis par votre offre. Ouvrez le fichier sur l’ordinateur utilisé le jour de la cérémonie, puis testez le partage dans Zoom, Teams, Webex ou la plateforme retenue.
Partie 5. Stratégies de Contenu pour une Présentation Interactive
Prévoyez les interactions dans le déroulé, en tenant compte du temps disponible et du nombre de participants.
Après le bilan, vous pouvez afficher une question, par exemple : « Quel projet de l’année souhaitez-vous mieux connaître ? » Recueillez les réponses à l’oral et dans le chat, ou utilisez un outil de sondage accessible aux deux groupes.
Un nuage de mots peut recueillir les priorités souhaitées pour l’année suivante. Préparez la question dans les diapositives et utilisez un outil dédié pour les réponses. Un message vidéo préenregistré peut aussi donner la parole à d’autres équipes ; testez sa lecture et prévoyez des sous-titres.
Partie 6. Vérifier l’expérience des participants
Avant l’événement, vérifiez le dispositif du point de vue des participants en salle et à distance.
- Accès au contenu. Testez la lecture sur un petit écran, la prise de son et le cadrage. Expliquez comment consulter le support et comment demander de l’aide pendant la séance.
- Participation. Annoncez quand et comment poser une question. Confiez à une personne le suivi du chat afin que les contributions à distance soient prises en compte.
- Déroulé. Répétez les passages entre intervenants, diapositives, vidéos et échanges. Des transitions simples et préparées sont souvent plus faciles à suivre que des effets nombreux.
- Continuité. Gardez une copie du support, vérifiez les accès et convenez d’une solution en cas de coupure. Prévoyez qui reprend la parole ou partage le fichier si nécessaire.
- Reconnaissance. Citez des contributions concrètes et donnez la parole à des équipes variées. Les photos et les témoignages doivent être préparés avec les personnes concernées.
Conclusion
Une cérémonie des vœux hybride demande un support lisible et une organisation qui inclut les deux publics. Préparez les messages, les rôles et les modalités de participation ensemble.
Vous pouvez créer le brouillon des diapositives dans Presenti, puis répéter la séance avec le matériel et les outils de diffusion prévus. Cette vérification permet de corriger les difficultés avant l’événement.
