Полезная презентация «до и после» показывает один и тот же объект в двух ясно обозначенных состояниях, а затем объясняет, что изменилось и что подтверждается данными. Сохраняйте одинаковые границы, масштаб и способ измерения. Если второе состояние только предлагается, называйте его предлагаемым, а не достигнутым результатом.
Правила оформления понятных слайдов помогают и при сравнении: ясная иерархия, сдержанный цвет и достаточно пространства для восприятия изменений. Но оформление не сделает несопоставимые состояния сопоставимыми. Начните с утверждения, которое можете обосновать, и только затем выберите визуальную форму.
Назовите изменение, которое можете показать
Представим команду, которая предлагает упростить внутренний процесс обработки заявок. Это вымышленный пример, а не измеренный результат клиента. В текущем процессе перечислены шесть действий:
- Заявитель заполняет форму.
- Заявитель отправляет форму координатору по электронной почте.
- Координатор повторно заносит заявку в систему учёта.
- Проверяющий изучает заявку.
- Уполномоченный сотрудник принимает решение.
- Заявитель получает уведомление.
В предлагаемом процессе четыре действия: подать заявку сразу в систему, проверить её, принять решение и уведомить заявителя. Отдельная передача по почте и повторный ввод исчезают. Проверка и согласование остаются.
Обоснованный заголовок: «Предлагаемый процесс убирает пересылку по почте и повторный ввод». Фраза «Новый процесс на 33 % быстрее» необоснованна: сокращение шести действий до четырёх ничего не говорит об их длительности. Даже для «на 33 % меньше шагов» нужно устойчивое определение шага. Точно назвать исключённые действия проще и надёжнее.
Сохраняйте сопоставимость состояний
Определите рамки до рисования. Здесь обе схемы начинаются с подготовки заявки и заканчиваются получением решения заявителем. Обе показывают обычный путь, а не все исключения. Ни одна не включает работу по исполнению одобренной заявки.
Используйте одинаковую детализацию. Если разбить текущий процесс на каждый щелчок, а предлагаемый свернуть до крупных этапов, улучшение получится искусственным. Не убирайте согласование из второй схемы только потому, что оно проходит в той же системе.
Для завершённого изменения подпишите сравниваемые периоды или версии. Для этого ещё не внедрённого предложения используйте «Текущий процесс» и «Предлагаемый процесс». Эта небольшая разница сообщает аудитории, оценивает ли она проект решения или уже наблюдаемый результат.
Соблюдайте такие различия и в других сравнениях. После редизайна показывайте ту же область страницы в сопоставимом размере. После ремонта помещения — сопоставимый ракурс. На графике сохраняйте единицы и объясняйте изменения измерения. Если честное сопоставление невозможно, укажите различие рядом с изображением.
Сопоставьте шесть действий с четырьмя
Два независимых списка заставляют аудиторию самостоятельно искать сохранившиеся действия. Явное сопоставление показывает изменение:
| Текущее действие | Предлагаемое соответствие | Что меняется |
|---|---|---|
| 1. Заполнить форму | 1. Подать заявку прямо в систему | Заявка возникает в системе, где её будут проверять. |
| 2. Отправить форму по почте | Отдельного действия нет | Пересылка по почте исключена. |
| 3. Повторно ввести заявку | Отдельного действия нет | Координатор больше не копирует те же сведения. |
| 4. Проверить заявку | 2. Проверить заявку | Проверка сохраняется. |
| 5. Согласовать заявку | 3. Согласовать заявку | Согласование сохраняется. |
| 6. Уведомить заявителя | 4. Уведомить заявителя | Уведомление сохраняется. |
На слайде разместите текущий процесс в шести позициях. Новую подачу выровняйте с первой позицией, а три сохранённых действия — с их прежними соответствиями. На месте почты и повторного ввода оставьте подписанные промежутки. Они объясняют разницу; растягивание четырёх блоков на всю строку скрыло бы соответствие.
Используйте один акцентный цвет для изменённой подачи и другое сдержанное обозначение для исключённых действий. Сохранившиеся действия оформите одинаково. Дополните цвет текстом, чтобы смысл оставался понятен в чёрно-белой печати и людям, которые не различают выбранные цвета.
Отделите предлагаемое устройство от результатов
Схема подтверждает изменение процесса: два действия исключены. Она не подтверждает результативность. Разделяйте эти категории в презентации, а не помещайте необоснованную выгоду в заголовок с поправкой мелким шрифтом внизу.
| Утверждение | Статус в этом примере |
|---|---|
| Отдельная пересылка по почте и повторный ввод исключены. | Показано сопоставлением предлагаемого процесса. |
| Проверка и согласование сохранены. | Показаны в обеих строках процесса. |
| Решение по заявке принимается быстрее. | Не измерено; требуется сравнение времени. |
| Реже поступают заявки с недостающими сведениями. | Не измерено; прямая подача сама по себе не доказывает полноту. |
Это различие помогает принять решение. Команда может одобрить пилот более простого процесса, не соглашаясь верить в ещё не существующий результат. Одновременно становится видна практическая зависимость: нужно определить обязательные поля, права на подачу и способ передачи исключений проверяющему.
Не создавайте впечатление, что перерисованная схема решает эти организационные вопросы. Если система не поддерживает прямую подачу, первому шагу нужна другая реализация.
Обсудите измерение отдельно от схемы процесса
Не смешивайте предлагаемые измерения со схемой. Выделите им отдельный слайд, если требуется обсуждение, либо разместите два показателя пилота рядом с запрашиваемым решением. Аудитория должна отличать то, что показывает схема, от того, что ещё проверит пилот.
В примере измеряйте время от первоначальной подачи до зафиксированного решения. Это срок принятия решения, а не время подготовки заявки или задержка доставки уведомления. Учитывайте заявки, которые остаются открытыми к концу наблюдения: необъяснённое исключение может сделать процесс визуально быстрее. Также фиксируйте, содержала ли первая подача все сведения, необходимые для проверки.
Сравнивайте похожие типы заявок и показывайте различия в нагрузке. Спокойная неделя с простыми запросами не равна загруженной неделе со сложными. Если сообщаете типичную длительность, объясните способ её обобщения и дайте достаточно контекста, чтобы было видно, остаются ли существенно более долгие случаи.
Даже измеренное улучшение после внедрения требует точной формулировки. Одновременно могли измениться штат или правила. Можно сообщить наблюдаемую разницу, не приписывая её исключительно новому процессу.
Поэтому второй слайд может звучать так: «Вопрос пилота: сокращает ли прямая подача время решения без роста числа неполных заявок?» Это полезный проверяемый следующий шаг, а не обещание экономии.
Представьте изменение короткой последовательностью
Для обсуждения предложения используйте три слайда с разными задачами:
- Текущая трудность: покажите, где форма передаётся и копируется. Объясните лишнюю обработку, не выдумывая частоту ошибок или жалобы сотрудников.
- Предлагаемое изменение: покажите выровненное сопоставление шести действий с четырьмя. Назовите исключённые действия и сохранённые проверку и согласование.
- Решение: предложите пилот прямой подачи, назовите ответственного и два наблюдаемых результата.
Если изменение уже внедрено и измерено, третий слайд может показывать результаты наблюдений, даты, рассматриваемую совокупность и оставшиеся ограничения. Предложение и обзор результатов должны заметно различаться.
Для сравнения на одном слайде сохраните названия двух состояний, выровненную схему, конкретный заголовок и короткую строку о доказательствах. В примере: «Предлагаемый процесс; время решения и полнота заявок пока не измерены». Она нужна именно здесь, потому что меняет трактовку этой конкретной схемы.
Соберите презентацию из описания сравнения
Подготовьте общие начало и конец, шесть текущих действий, четыре предлагаемых и точное утверждение. Можно превратить этот план в редактируемый черновик слайдов с помощью Presenti, а затем настроить компоновку сравнения.
Сохраните в черновике слова «текущий» и «предлагаемый», не скрывайте оставшиеся контрольные действия и удалите выдуманные проценты или экономию времени. Готовая презентация должна позволять проверить изменение: что исчезло, что осталось и чему ещё нужны доказательства.
