Eine Präsentation zur Kapazitätsplanung sollte drei Fragen beantworten: Welche Arbeit steht an, welche Fähigkeit fehlt und welche Entscheidung würde die Lücke schließen? Beginnen Sie mit dem Engpass. Ein Team kann insgesamt freie Stunden haben und trotzdem seinen Termin verpassen, weil die für einen bestimmten Schritt qualifizierten Personen bereits ausgelastet sind.
Bauen Sie die Präsentation auf einem überschaubaren, geprüften Arbeitslastmodell auf. Sind Zahlen und Annahmen abgestimmt, können Sie die Erklärung mit Presenti aus Text in einen bearbeitbaren Folienentwurf übertragen. Das Modell gibt die Folien vor. Eine generierte Darstellung darf nicht bestimmen, wie viel Arbeit das Team leisten kann.
Planungszeitraum und Entscheidung benennen
„Wir brauchen mehr Personal“ ist zu allgemein für eine Freigabe. „In den nächsten vier Wochen übersteigt die fachlich qualifizierte Prüfung die verfügbare Prüfzeit um 20 Stunden“ benennt dagegen ein lösbares Problem. Nennen Sie den Zeitraum, bereits zugesagte Arbeiten, Serviceanforderungen und die Person, die den Umfang ändern oder Unterstützung zuweisen darf.
Verwenden Sie für Bedarf und Kapazität denselben Zeitraum. Eine monatliche Bedarfsprognose lässt sich nicht direkt mit der verfügbaren Zeit einer Woche vergleichen. Erklären Sie, ob der anfängliche Arbeitsrückstand enthalten ist und ob unerledigte Aufgaben in die nächste Periode übergehen dürfen. Sonst können scheinbar ausgeglichene Zahlen eine wachsende Warteschlange verdecken.
Der englische Kurs der Open University zu Kapazitäts- und Bedarfsmanagement betont, wie Bedarfsinformationen die Ressourcenplanung unterstützen. Das folgende Beispiel eines Serviceteams wendet dieses Prinzip an. Seine Schätzungen dienen der Erklärung und sind keine Branchenrichtwerte.
Arbeit nach benötigten Fähigkeiten in Stunden umrechnen
Angenommen, ein Umsetzungsteam erwartet innerhalb von vier Wochen 40 Standardanfragen und 10 komplexe Anfragen. Zu Beginn besteht kein Rückstand; alle 50 Anfragen sind innerhalb dieses Zeitraums fällig. Eine Standardanfrage benötigt zwei Analysestunden und eine halbe Stunde qualifizierte Prüfung. Eine komplexe Anfrage braucht sechs Analysestunden und zwei Prüfstunden. Das sind getrennte Arbeitsschritte, kein beliebig austauschbarer Aufwand.
| Art der Arbeit | Anfragen | Analysezeit | Prüfzeit |
|---|---|---|---|
| Standard | 40 | 40 × 2 = 80 Stunden | 40 × 0,5 = 20 Stunden |
| Komplex | 10 | 10 × 6 = 60 Stunden | 10 × 2 = 20 Stunden |
| Gesamt | 50 | 140 Stunden | 40 Stunden |
Zeigen Sie die Rechnung neben dem Diagramm oder verweisen Sie sichtbar auf einen Anhang. Ein einzelner Balken „180 Stunden benötigt“ ist richtig, aber unzureichend: Er verbirgt den Bedarf von 40 Stunden für eine bestimmte Fähigkeit. Führt eine Person beide Schritte aus, verteilen Sie ihre Zeit nur einmal. Würden ihre Stunden beiden Kapazitätsgruppen vollständig zugerechnet, erschiene mehr Kapazität verfügbar, als tatsächlich vorhanden ist.
Aufwandsschätzungen brauchen eine verantwortliche Person und eine Grundlage, etwa vergleichbare aktuelle Anfragen. Halten Sie fest, ob Wartezeiten, Nacharbeit und Besprechungen enthalten sind. Eine Schätzung anhand ausschließlich reibungslos bearbeiteter Anfragen lässt eine schwankende Arbeitslast leichter beherrschbar erscheinen, als sie ist.
Bekannte Verpflichtungen von der verfügbaren Zeit abziehen
Im Beispiel stehen für die Analyse 240 eingeplante Stunden zur Verfügung. Geplanter Urlaub beansprucht 24 Stunden, Supportaufgaben, Besprechungen und weitere zugewiesene Arbeiten beanspruchen 56. Es bleiben 160 Analysestunden. Für die prüfende Person sind 60 Stunden eingeplant, davon 40 bereits anderweitig gebunden. Es bleiben 20 Prüfstunden.
| Fähigkeit | Bedarf | Verfügbar | Saldo |
|---|---|---|---|
| Analyse | 140 Stunden | 160 Stunden | 20 Stunden frei |
| Qualifizierte Prüfung | 40 Stunden | 20 Stunden | 20 Stunden fehlen |
| Zusammen | 180 Stunden | 180 Stunden | Insgesamt ausgeglichen |
Die Gesamtzeile ist ausgeglichen, der Plan jedoch nicht. Analysekräfte können eine befugte prüfende Person nicht automatisch ersetzen. Beginnen Sie mit einem Diagramm, das beide Fähigkeiten getrennt zeigt. Erklären Sie dann den Engpass: „Die Gesamtstundenzahl deckt den Bedarf; die Prüfkapazität reicht aber nur für die Hälfte der benötigten Prüfarbeit.“
Setzen Sie keinen pauschalen Auslastungsprozentsatz an, nur damit das Modell vorsichtig wirkt. Reservieren Sie Zeit für Unterbrechungen, nennen Sie den Grund. Ziehen Sie keine Unterbrechungen erneut ab, die bereits in den Aufwandsschätzungen enthalten sind. Trennen Sie bekannte Verpflichtungen von einem ausdrücklich ausgewiesenen Puffer.
Optionen vergleichen, die den tatsächlichen Engpass verändern
Jede Option braucht einen Wirkmechanismus, Voraussetzungen und eine Folge. Eine zusätzliche Analysekraft würde den Prüfengpass im Beispiel nicht lösen. Die folgenden Alternativen setzen dagegen an diesem Engpass an, ohne dass eine davon automatisch die beste wäre:
| Option | Wirkung im Beispiel | Was vereinbart werden muss |
|---|---|---|
| Qualifizierte Prüfunterstützung ausleihen | 20 zusätzliche Prüfstunden würden die modellierte Lücke schließen | Verfügbarkeit, Befugnis, Zugriff und gegebenenfalls Einarbeitungszeit |
| Fünf komplexe und zwanzig Standardanfragen verschieben | Entlastet diese Periode um 20 Prüf- und 70 Analysestunden | Kundenfolgen, Priorisierungsregeln und Kapazität in der späteren Periode |
| Eine Analysekraft für Prüfungen qualifizieren | Kann künftig Prüfkapazität schaffen; der Nutzen in der aktuellen Periode ist unbestätigt | Schulungsaufwand, Leistungsnachweis, Befugnis und Auswirkungen auf die Analysekapazität |
Die erste Option funktioniert nur, wenn die ausgeliehene Zeit tatsächlich für Prüfungen nutzbar ist. Benötigt eine prüfende Person innerhalb einer Zuweisung von 20 Stunden vier Stunden Einarbeitung, kommen netto 16 Stunden hinzu. Vier Stunden bleiben ungedeckt. Zeigen Sie diese Anpassung vor der Freigabeanfrage.
Die zweite Option verschiebt Arbeit; sie beseitigt den Bedarf nicht. Übernehmen Sie die verschobenen Aufgaben in den Anfangsbestand der nächsten Periode. Deshalb kann eine Präsentation, die nur den grünen Status dieses Monats zeigt, zu einer schlechten Entscheidung für den nächsten Monat führen.
Die entscheidungsrelevante Annahme prüfen
Rechnen Sie eine nützliche Sensitivitätsvariante durch, statt die Folien mit drei beliebigen Szenarien zu füllen. Brauchen komplexe Anfragen drei statt zwei Prüfstunden, steigt der gesamte Prüfbedarf auf 20 + 30 = 50 Stunden. Die Lücke wächst von 20 auf 30 Stunden. Auch nach 20 ausgeliehenen Stunden blieben dann noch 10 Stunden offen.
Prüfen Sie außerdem die Verteilung innerhalb der vier Wochen. Vierzig Prüfstunden, die erst in der letzten Woche verfügbar sind, helfen nicht bei früher fälligen Anfragen. Eine kurze Wochenübersicht sollte neue Arbeit, Fristen und qualifizierte Verfügbarkeit auf derselben Zeitachse zeigen. Eskalieren Sie zeitliche Widersprüche auch dann, wenn die Monatssummen ausgeglichen sind.
Bei einem schwankenden Prozess ist die Schätzung eine Planungsannahme. Halten Sie fest, welche Beobachtung eine Überarbeitung auslösen würde, etwa ein deutlich höherer Zeitbedarf der ersten abgeschlossenen komplexen Anfragen. Stellen Sie eine genaue Punktschätzung nicht als garantierten Fertigstellungstermin dar.
Mit sechs Folien zu einer Entscheidung kommen
- Entscheidung: Prüflücke, Zeitraum und beantragte Maßnahme.
- Bedarf: Arbeitsarten, Anfangsrückstand, Mengen und Fristen.
- Arbeitslast: Menge × Aufwand für jede benötigte Fähigkeit.
- Verfügbarkeit: eingeplante Zeit abzüglich bekannter Verpflichtungen, ohne Doppelzählung.
- Optionen: netto hinzugewonnene Kapazität oder verschobene Arbeit, mit Voraussetzungen und Folgen.
- Vereinbarung: wer die Option freigibt, was ungewiss bleibt und wann der Plan erneut geprüft wird.
Eine umfassendere Präsentation zum Betriebsplan, erläutert im englischen Leitfaden, kann Arbeitsstränge und Umsetzungsfahrplan enthalten. Konzentrieren Sie diese Folien auf die Kapazitätsentscheidung, statt den gesamten Plan zu wiederholen.
Einen Ausgangstext vorbereiten, dem der Entwurf folgen kann
Fügen Sie nach Prüfung der Rechnungen einen kompakten Text in Presentis Eingabemodus Paste Text ein. Nehmen Sie beide Fähigkeitsgruppen auf; andernfalls könnte der Entwurf die irreführende Gesamtsumme betonen. Verwenden Sie im Beispiel keine vertraulichen Personalangaben.
Erstelle einen Kapazitätsplanungsentwurf mit sechs Folien für ein Serviceteam. Beispiel für vier Wochen: 40 Standardanfragen mit je 2 Analysestunden und 0,5 Prüfstunden; 10 komplexe Anfragen mit je 6 Analysestunden und 2 Prüfstunden. Verfügbar sind 160 Analysestunden und 20 qualifizierte Prüfstunden. Erkläre die Prüflücke von 20 Stunden trotz ausgeglichener Gesamtstunden. Vergleiche ausgeliehene qualifizierte Prüfzeit, ausdrücklich verschobene Anfragen und eine künftige Zusatzqualifizierung. Bewahre die Annahmen und erfinde weder Freigaben noch Personalkosten oder garantierte Termine.
Lesen Sie nach dem Entwurf jede Diagrammbeschriftung und jede Option laut gegen das Modell. Entscheidend ist der Satz, nach dem das Publikum handeln muss: Eine bestimmte Fähigkeit fehlt, eine umsetzbare Antwort ist vorhanden, und eine benannte verantwortliche Person kann sie freigeben.
