Eine Kick-off-Präsentation für das Kunden-Onboarding übersetzt den vereinbarten Kauf in einen gemeinsamen Umsetzungsplan. Sie sollte das Kundenziel, die Aufgaben beider Teams, die Voraussetzungen für den Start und das Abnahmeverfahren deutlich machen. Eine reine Produktvorführung reicht dafür nicht aus.
Beginnen Sie mit dem Ergebnis, das der Kunde erreichen möchte und dem beide Seiten bereits zugestimmt haben. Zeigen Sie anschließend die dafür erforderlichen Arbeiten – einschließlich der Aufgaben auf Kundenseite. Sobald dieses Briefing abgestimmt ist, können Sie den Onboarding-Plan mit Presenti in einen Folienentwurf umwandeln und ihn auf die Teilnehmenden zuschneiden. Bleiben Sie mit Zusagen im genehmigten Leistungsumfang. Ein ansprechender Zeitplan darf keine neuen Versprechen schaffen.
Klären Sie, was das Auftaktgespräch entscheiden muss
Am Ende des Kick-offs sollten die Beteiligten wissen, wer als Nächstes was tut und welche offenen Entscheidungen den Fortschritt verhindern könnten. Das ist eine andere Aufgabe, als jemanden zum Kauf zu bewegen. Wiederholen Sie deshalb nicht die Verkaufspräsentation und stellen Sie keine Funktionsliste vor die eigentliche Umsetzungsarbeit.
Asanas Leitfaden für Projekt-Kick-offs beschreibt die Abstimmung von Zielen, Umfang, Ergebnissen, Zuständigkeiten und Kommunikation. Bei einem Kundenprojekt müssen diese Zuständigkeiten beide Seiten abdecken: Was liefert Ihr Team, was liefert der Kunde und wer nimmt welches Ergebnis ab?
Laden Sie die Personen ein, die die ersten Entscheidungen zur Umsetzung treffen können. Kann der Auftraggeber auf Kundenseite nicht teilnehmen, klären Sie, wer das vereinbarte Ziel vertreten darf und welche Entscheidungen warten müssen. Anwesend zu sein bedeutet nicht automatisch, entscheidungsbefugt zu sein.
Bauen Sie die Präsentation auf einem konkreten Umsetzungsbeispiel auf
Als Beispiel dient ein fiktives Onboarding-Projekt für ein Serviceanfragen-Portal. Der Kunde möchte mit einem Support-Team drei Arten von Anfragen im Pilotbetrieb bearbeiten. Der anfängliche Umfang umfasst die Konfiguration, einen Testimport und einen Probelauf für den Pilotbetrieb. Eine unternehmensweite Einführung und weitere Anfragearten gehören nicht zu dieser Phase.
Formulieren Sie das Ziel, ohne ein Ergebnis zu erfinden: „Das Support-Team auf einen Pilotbetrieb mit drei vereinbarten Anfragearten vorbereiten.“ Ersetzen Sie es nicht durch „Bearbeitungszeit um 40 % senken“, solange dieses Ziel, sein Ausgangswert und seine Messung nicht tatsächlich vereinbart wurden. Im Kick-off lässt sich festlegen, wie Erfolg gemessen wird. Ein Nutzen, der noch nicht eingetreten ist, lässt sich dort nicht als Ergebnis berichten.
| Vereinbarter Punkt | Bedeutung im Beispiel | Nachweis oder offener Punkt |
|---|---|---|
| Umfang des Pilotbetriebs | Ein Team und drei konkret benannte Anfragearten | Genehmigte Leistungsbeschreibung und ausgewählte Prozessliste |
| Konfiguration | Formulare und Weiterleitung für diese Anfragearten | Prozessverantwortliche auf Kundenseite bestätigen die Weiterleitungsregeln |
| Testimport | Ein Beispieldatensatz in der Testumgebung | Datenverantwortliche auf Kundenseite stellen einen freigegebenen Beispieldatensatz bereit |
| Bereitschaft für den Pilotbetrieb | Nutzende erledigen vereinbarte Beispielaufgaben | Protokoll des Probelaufs und benannte abnahmeverantwortliche Person |
Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmenden auf die genehmigte Leistungsbeschreibung zugreifen können. Die Tabelle erleichtert das Verständnis, aber eine Folie ersetzt weder die maßgebliche Vereinbarung noch das Änderungsverfahren.
Zeigen Sie die Zuständigkeiten auf beiden Seiten
Eine Aufgabenliste, die nur den Anbieter berücksichtigt, verdeckt häufig genau die Abhängigkeiten, an denen das Onboarding ins Stocken gerät. Benennen Sie für jedes Ergebnis eine verantwortliche Person für die Umsetzung, eine für die benötigten Kundenbeiträge und eine für die Abnahme. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen; die einzelnen Rollen sollten dennoch klar bleiben.
| Arbeit | Aufgabe des Umsetzungsteams | Aufgabe des Kunden | Abnahme |
|---|---|---|---|
| Weiterleitung konfigurieren | Die vereinbarten Regeln konfigurieren | Prozessverantwortliche liefern und erläutern die Regeln | Prozessverantwortliche prüfen die Wege von Beispielanfragen |
| Testimport | Felder zuordnen und Testimport durchführen | Datenverantwortliche liefern einen freigegebenen Beispieldatensatz und erläutern die Felder | Datenverantwortliche prüfen die vereinbarten Abgleichergebnisse |
| Probelauf für den Pilotbetrieb | Probelauf vorbereiten und Probleme dokumentieren | Teamleitung stellt die Teilnahme der Pilotnutzenden sicher | Verantwortliche für den Pilotbetrieb prüfen Ergebnisse und offene Probleme |
Ersetzen Sie die Rollenbezeichnungen in der internen Arbeitspräsentation durch bestätigte Namen. Übernehmen Sie Beispielnamen oder Rollen aus einem öffentlichen Artikel nicht als fertige Genehmigungskette. Ist eine Rolle noch unbesetzt, kennzeichnen Sie dies als offene Entscheidung, statt sie stillschweigend einer gerade anwesenden Person zuzuweisen.
Vereinbaren Sie die Abnahme, bevor Termine zu Zusagen werden
„Import abgeschlossen“ kann bedeuten, dass eine Datei hochgeladen wurde, dass Datensätze angelegt wurden oder dass der Kunde die Ergebnisse geprüft hat. Das sind unterschiedliche Zustände. Vereinbaren Sie schon bei der Planung, welche überprüfbaren Nachweise für die Abnahme nötig sind.
Im Beispiel könnte der Testimport verlangen, dass alle 50 freigegebenen Beispieldatensätze vollständig abgeglichen werden. Werden 47 erfolgreich importiert und schlagen drei fehl, ist der Abgleich erst vollständig, wenn alle drei Fehler identifiziert und erklärt sind. Der Import ist damit nicht automatisch abgenommen. Die abnahmeverantwortliche Person entscheidet, ob die offenen Probleme für den nächsten Schritt vertretbar sind.
Ebenso bedeutet „Schulung durchgeführt“ nicht „Pilot-Team einsatzbereit“. In einem Probelauf könnten zwei benannte Nutzende jede Anfrageart in der Testumgebung einreichen, weiterleiten und abschließen. Halten Sie fest, was passiert ist und wo Handlungsbedarf besteht. Das ist ein vorgeschlagenes Beispielkriterium, keine allgemeine Vorgabe für jedes Onboarding-Projekt.
Machen Sie Bedingungen im Zeitplan dort sichtbar, wo sie gelten
Ein professionell gestalteter Zeitplan ist riskant, wenn er fehlende Voraussetzungen verdeckt. Zeigen Sie die Voraussetzung direkt am jeweiligen Meilenstein: freigegebene Regeln vor der Konfiguration, ein freigegebener Beispieldatensatz vor dem Testimport und verfügbare Nutzende vor dem Probelauf.
Der Arbeitsplan könnte beispielsweise einen Testimport am Donnerstag vorsehen, sofern der freigegebene Beispieldatensatz am Montag eintrifft. Kommt er erst am Mittwoch, darf der Donnerstag nicht einfach weiterhin grün markiert bleiben. Die Umsetzungsleitung muss die verbleibende Vorbereitungszeit bewerten und den Termin entweder erneut bestätigen oder einen geänderten Ablauf vorschlagen.
Verwenden Sie drei eindeutige Kennzeichnungen: vereinbarter Termin, Planungsziel und noch nicht terminiert. Erläutern Sie den Grund für vorläufige Termine in verständlichen Worten. Überladen Sie nicht den gesamten Zeitplan mit Vorbehalten, sondern setzen Sie die Bedingung an den betroffenen Meilenstein.
Schließen Sie mit einer brauchbaren Aufgabenliste für die erste Woche
| Nächste Aufgabe | Verantwortliche Rolle | Benötigt bis | Nachweis der Erledigung |
|---|---|---|---|
| Die drei Anfragearten und ihre Weiterleitung bestätigen | Prozessverantwortliche auf Kundenseite | Montag, vor Beginn der Konfiguration | Geprüfte Prozessliste |
| Den freigegebenen Beispieldatensatz mit 50 Einträgen bereitstellen | Datenverantwortliche auf Kundenseite | Montag, vor der Importvorbereitung | Datensatz ist über den vereinbarten sicheren Kanal verfügbar |
| Fragen zur Feldzuordnung zurückmelden | Umsetzungsleitung | Nach Prüfung des Beispieldatensatzes | Jede Frage ist einer benannten Person zur Klärung zugewiesen |
| Pilotteilnehmende und Verfügbarkeit für den Probelauf bestätigen | Teamleitung auf Kundenseite | Vor Buchung des Probelaufs | Benannte Teilnehmende und bestätigter Termin |
Die Wochentage sind beispielhaft. Ersetzen Sie sie erst nach Klärung der Abhängigkeiten durch konkrete Daten. Gehen Sie die Tabelle im Gespräch gemeinsam durch, damit Schweigen nicht als Zustimmung gilt.
Vereinbaren Sie außerdem, wie eine blockierte Aufgabe gemeldet wird. Eine brauchbare Regel benennt die Kontaktperson, die mitzuliefernden Informationen und den nächsten Entscheidungspunkt. „Bei Bedarf eskalieren“ lässt alle drei Punkte offen.
Nutzen Sie einen Kick-off-Aufbau mit sieben Folien
- Zweck und angestrebtes Ergebnis: Was diese Phase ermöglichen soll.
- Umfang: Enthaltene Ergebnisse und die wichtigsten Abgrenzungen.
- Konkretes Beispiel: Eine Anfrage oder ein Nutzungsablauf durch die geplante Lösung.
- Gemeinsame Zuständigkeiten: Umsetzung, Kundenbeiträge und Verantwortung für die Abnahme.
- Meilensteine und Abhängigkeiten: Vereinbarte Termine im Unterschied zu bedingten Planungszielen.
- Kommunikation: Arbeitskanal, Abstimmungstermine und der Weg von Blockaden zu einer entscheidungsbefugten Person.
- Aufgaben der ersten Woche: Verantwortliche Person, Fälligkeit und Nachweis für jede Aufgabe.
Verlagern Sie ausführliche Produktvorführungen in den Anhang oder in einen separaten Termin, wenn sie von den Kick-off-Entscheidungen ablenken. Später kann ein Quarterly Business Review (englischer Leitfaden) die tatsächlich beobachteten Ergebnisse mit dem Kundenziel vergleichen. Diese spätere Überprüfung erfüllt eine andere Aufgabe als die jetzige Abstimmung des Umsetzungsplans.
Geben Sie dem Präsentationstool auch die Grenzen vor
Verwenden Sie den abgestimmten Inhalt in Presentis Modus Paste Text. Bitten Sie um eine bearbeitbare Struktur, nicht um einen erfundenen Projektplan. Das folgende Beispiel macht auch die Aufgaben des Kunden sichtbar:
Erstelle einen Entwurf mit sieben Folien für das Kunden-Onboarding eines fiktiven Pilotprojekts mit einem Serviceanfragen-Portal. Umfang: ein Team, drei Anfragearten, Konfiguration, ein Testimport mit 50 Datensätzen und ein Probelauf für den Pilotbetrieb. Stelle die Zuständigkeiten des Kunden und des Umsetzungsteams getrennt dar. Unterscheide den vereinbarten Umfang von vorgeschlagenen Abnahmekriterien und bedingten Terminen. Schließe mit den Aufgaben für die erste Woche. Erfinde keine Kundenergebnisse, Vertragsbedingungen, Einführungstermine oder zugesagten Umsetzungsdauern.
Prüfen Sie vor dem Teilen, ob alle Verantwortlichen ihrer Rolle zugestimmt haben und ob der Kunde Vorschläge von Zusagen unterscheiden kann. Die Präsentation ist bereit, wenn beide Seiten den nächsten Schritt mit denselben Worten erklären können.
