Sitzungsnotizen in eine Präsentation umzuwandeln bedeutet nicht, jeden Satz auf eine Folie zu kopieren. Eine gute Präsentation ist ein Entscheidungspfad: Was wurde besprochen, was vereinbart, was ist noch unklar und was muss als Nächstes geschehen?
Beginnen Sie mit den Notizen als Belegen und nutzen Sie dann Presentis Funktion zum Erstellen von Präsentationen aus Text, um einen bearbeitbaren Entwurf zu strukturieren. Halten Sie die Originalnotizen neben dem Entwurf, damit jede wichtige Aussage vor der Präsentation geprüft werden kann.
Die Entscheidung in den Notizen finden
Lesen Sie die Notizen einmal, ohne Folien zu gestalten. Markieren Sie jeden Satz als Entscheidung, Beobachtung, offene Frage, Aufgabe oder Hintergrund. So wird eine lange Diskussion über Optionen nicht zu einer Präsentation, die nie um eine Entscheidung bittet.
Ein Produktteam könnte über einen Pilotversuch für Self-Service-Reporting gesprochen haben. Die Notizen können eine Zielgruppe, zwei ungeklärte Datenfragen, eine für den Prototyp verantwortliche Person und die Bitte um eine begrenzte Testfreigabe enthalten. Die erste Folie sollte um diese begrenzte Freigabe bitten, nicht den Sitzungstitel wiederholen.
| Notiztyp | Was herauszuarbeiten ist | Darstellung auf der Folie |
|---|---|---|
| Entscheidung | Was genehmigt, abgelehnt oder angefragt wurde | Als Überschrift oder Entscheidungsfolie verwenden |
| Beobachtung | Was jemand gesehen, gemessen oder berichtet hat | Quelle und Geltungsbereich sichtbar halten |
| Offene Frage | Wo noch Belege oder eine verantwortliche Person fehlen | Als Risiko oder nächste Untersuchung zeigen |
| Aufgabe | Wer was tut und – falls bekannt – bis wann | In einen nächsten Schritt mit klarer Zuständigkeit umwandeln |
Wiederholungen entfernen, Bedingungen behalten
Sitzungsnotizen enthalten Wiederholungen, höfliche Formulierungen und Satzfragmente. Entfernen Sie diese Oberfläche, aber behalten Sie Bedingungen, die die Bedeutung verändern. „Start, wenn die IT die Datenquelle freigibt“ ist nicht dasselbe wie „Start“. „Die Schätzung steht noch aus“ ist kein Kostenwert.
Führen Sie beim Bearbeiten ein kurzes Belegprotokoll. Notieren Sie für jede Zahl Einheit, Zeitraum, Nenner und Quellsatz. Für jede Empfehlung halten Sie die Annahme fest, die sie plausibel macht. Fehlt eine Information, markieren Sie die Lücke, statt ein plausibles Detail zu ergänzen.
Eine Geschichte mit sechs Folien aus derselben Quelle bauen
Eine kompakte Präsentation zu den Besprechungsergebnissen kann diese Reihenfolge nutzen:
- Angeforderte Entscheidung: die Wahl und den Genehmigungsumfang nennen.
- Auslöser der Diskussion: beobachtetes Problem und Grenzen zeigen.
- Was das Team gelernt hat: Belege von Deutungen trennen.
- Optionen und Zielkonflikte: nur tatsächlich genehmigungsfähige Optionen vergleichen.
- Offene Risiken: ungeklärte Fragen, Abhängigkeiten und Verantwortliche nennen.
- Nächster Schritt: Aufgabe, Verantwortliche und Prüfpunkt nennen.
Verwenden Sie in der gesamten Abfolge ein Quellenbeispiel. Wenn in den Notizen steht, dass 18 von 24 Pilotnutzern eine Aufgabe abgeschlossen haben und 20 von 80 Anfragen ein Pflichtfeld vermissen, dürfen Sie die Zahlen nicht zu einer einzigen „Nutzungsrate“ verbinden. Sie beziehen sich auf unterschiedliche Einheiten.
Durchgängiges Beispiel: von der Notiz zu sechs Folienüberschriften
Der folgende fiktive Auszug stammt aus einer Besprechung im Produktteam. Er dient als gemeinsame Grundlage für alle sechs Folien.
In einem internen Test erledigten 18 von 24 Teilnehmenden die Berichtsaufgabe. Unabhängig davon fehlte in 20 von 80 Supportanfragen ein Pflichtfeld. Mina erstellt einen Prototyp. Das Team besprach einen zweiwöchigen Pilotversuch. Die Sicherheitsfreigabe für die Datenquelle steht aus; ein Budget wurde nicht vereinbart. Das nächste Treffen ist am Montag. Ein Starttermin für den Pilotversuch wurde nicht beschlossen.
Daraus ergeben sich sechs konkrete Folien:
- Entscheidung: zweiwöchigen Pilotversuch erst nach Sicherheitsfreigabe der Datenquelle genehmigen. Noch keine flächendeckende Einführung beantragen.
- Anlass: unvollständige Supportanfragen verursachen Rückfragen. Die Zahl 20 von 80 zeigen, aber nicht als Nutzungsrate ausgeben.
- Testergebnis: 18 von 24 Teilnehmenden erledigten die Berichtsaufgabe. Den internen Test nicht als Beleg für die Akzeptanz bei allen Kunden darstellen.
- Optionen: bisherigen Ablauf beibehalten oder nach Freigabe einen begrenzten Pilotversuch durchführen. Den erwarteten Erkenntnisgewinn vergleichen; die Kosten bleiben offen.
- Abhängigkeiten: Sicherheitsfreigabe und Budget sind ungeklärt. Beides weder als erledigt markieren noch einer Person zuordnen, die in den Notizen nicht genannt wird.
- Nächste Aufgabe: Mina bereitet den Prototyp für das Gespräch am Montag vor. Montag ist ein Besprechungstermin, kein beschlossener Starttermin.
Passen Sie für eine andere Zielgruppe die Gewichtung an, nicht die Fakten. Bei der Geschäftsleitung steht die Pilotentscheidung im Vordergrund, beim Umsetzungsteam vielleicht der Prototyp. Das offene Budget und die ausstehende Freigabe bleiben in beiden Fassungen erhalten.
Sprechtext und Folien aufeinander abstimmen
Schreiben Sie für jede Folie einen gesprochenen Satz. Er soll Kontext ergänzen, aber keine neue Schlussfolgerung einführen. Sagt die Folie „Die Pilotfreigabe hängt von einer Sicherheitsprüfung ab“, darf der gesprochene Satz nicht lauten: „Der Pilot ist bereit.“
Eine ausführliche Diskussionshistorie gehört in einen Anhang oder verlinkte Notizen, nicht in winzige Schrift auf die Hauptfolie. Das Publikum muss zuerst den Entscheidungspfad sehen; wer den vollständigen Verlauf braucht, kann die Quellen und den Anhang prüfen.
Den Folienentwurf mit kontrollierter Eingabe erstellen
Fügen Sie einen aufbereiteten Kurztext statt eines ungefilterten Transkripts ein. Kennzeichnen Sie, welche Aussagen beispielhaft, beobachtet oder noch unsicher sind. Bitten Sie um eine bearbeitbare Gliederung und um Hinweise auf fehlende Belege, statt einen vollständigen Eindruck erzwingen zu lassen.
Erstelle aus den bereitgestellten Notizen eine sechsteilige Präsentation zu den Besprechungsergebnissen. Beginne mit der angeforderten Entscheidung. Trenne Entscheidungen, Beobachtungen, offene Fragen und Aufgaben. Bewahre jede Einheit, jeden Nenner, jede Bedingung und jede Unsicherheit. Ergänze keine verantwortliche Person, kein Datum, kein Budget und kein Ergebnis, die nicht in den Notizen stehen. Verschiebe die ausführliche Diskussionshistorie in einen Anhang. Beende die Präsentation mit der nächsten Aufgabe und der zu prüfenden Frage.
Prüfen Sie den vorgeschlagenen Entwurf, bevor Sie Zeit in die Gestaltung investieren. Die erste Folie muss die zu treffende Entscheidung beantworten, jede Zahl braucht eine Quelle und aus keiner offenen Frage darf stillschweigend ein Versprechen werden.
