Ein Richtliniendokument legt fest, was erlaubt, verboten oder vorgeschrieben ist. Die Präsentation dazu muss zeigen, was Menschen in einer konkreten Situation tun sollen. Beginnen Sie mit der erforderlichen Handlung und erläutern Sie anschließend Regel, Ausnahme und Zuständigkeit. Liegt die Quelle als PDF vor, sollten Sie erst die relevanten Abschnitte auswählen und dann das PDF in eine Präsentation umwandeln. So entsteht ein handlungsorientierter Foliensatz statt einer verkürzten Kopie des Dokuments.
Zielgruppe und gewünschte Handlung festlegen
Vervollständigen Sie den Satz: „Nach dieser Schulung können die Teilnehmenden …“. Ein Vertriebsteam muss vielleicht erkennen, wann eine Genehmigung nötig ist; eine Führungskraft muss Anfragen richtig weiterleiten; neue Beschäftigte müssen einen eingeschränkten Anwendungsfall erkennen. Auch bei derselben Richtlinie entstehen daraus unterschiedliche Präsentationen.
Nennen Sie auf der Einstiegsfolie die Zielgruppe, die anstehende Entscheidung und die Frist. Ergänzen Sie die verantwortliche Stelle und die Version der Quelle in einer kurzen Referenzzeile. Damit ist der Rahmen klar: Die Folien vermitteln einen freigegebenen Ablauf und schaffen keine neue Regel.
Ein durchgehendes Beispiel: ein Briefing an einen Lieferanten senden
Das fiktive Unternehmen Harbour Studio bereitet eine zehnminütige Einweisung für die Projektkoordination vor. Seine erfundene Regel für externe Briefings, Version 1.0 enthält vier Bestimmungen. Sie dienen ausschließlich als Schulungsbeispiel und sind weder eine echte Unternehmensrichtlinie noch eine Darstellung geltenden Rechts.
- Bestimmung 1: Bevor ein internes Projektbriefing an einen Lieferanten geht, hält die koordinierende Person Zweck, namentlich benannten Empfänger und genaue Dateiversion fest.
- Bestimmung 2: Die Projektverantwortlichen müssen diesen Empfänger und diese Version vor dem Versand im Anfragevorgang freigeben.
- Bestimmung 3: Enthält das Briefing Angaben, die einen Kunden identifizierbar machen, wird die Anfrage angehalten. Die informationsverantwortliche Stelle entscheidet über die Weitergabe. Eine Freigabe durch die Projektverantwortlichen allein reicht nicht aus.
- Bestimmung 4: Ein anderer Empfänger oder eine geänderte Datei erfordert eine neue Freigabe. Ein Liefertermin hebt diese Schritte nicht auf.
Das Lernziel ist konkret: „Bei einer Lieferantenanfrage kann die Projektkoordination den vorgesehenen Weg und die vor dem Versand nötige Freigabe bestimmen.“ Der Foliensatz muss nicht das gesamte Informationssicherheitsprogramm erklären. Er muss eine regulär freigegebene Übergabe von einer Anfrage unterscheiden, die zunächst angehalten werden muss.
Regeln, Ausnahmen und Begriffe herausarbeiten
Legen Sie eine Arbeitstabelle mit vier Spalten an: Regel, Auslöser, erforderliche Handlung und Nachweis. Eine weitere Spalte für Ausnahmen ist sinnvoll, wenn diese die Entscheidung verändern. Kopieren Sie nicht jeden Absatz. Übernehmen Sie nur die kürzeste Passage, die die jeweilige Frage beantwortet, und verweisen Sie von der Folie auf den Abschnitt oder die Seite im Quelldokument.
Prüfen Sie Definitionen gesondert. Begriffe wie „vertrauliche Daten“, „wesentliche Änderung“ oder „zugelassener Lieferant“ können den Umgang mit einem Fall verändern. Wird eine Definition noch geprüft, kennzeichnen Sie sie als offenen Punkt und nicht als bereits geltende Festlegung.
Die Regeltabelle entsteht vor den Folien
| Quellregel | Auslöser | Erforderliche Handlung | Nachweis im Vorgang |
|---|---|---|---|
| Bestimmungen 1–2: regulärer Weg | Ein internes Briefing ist für einen benannten Lieferantenkontakt bereit. | Zweck, Empfänger und Version dokumentieren; vor dem Versand die Freigabe der Projektverantwortlichen einholen. | Freigegebener Empfänger, genaue Dateiversion und dokumentierte Freigabe. |
| Bestimmung 3: eingeschränkte Weitergabe | Die Datei enthält identifizierbare Kundendaten. | Anhalten und die informationsverantwortliche Stelle um eine Entscheidung bitten. | Die Entscheidung samt etwaiger Bedingungen. |
| Bestimmung 4: geänderte Anfrage | Ein anderer Empfänger oder eine andere Version ist vorgesehen. | Eine neue Freigabe einholen; die frühere Entscheidung nicht wiederverwenden. | Ein neuer Vorgang mit Verweis auf die frühere Anfrage. |
„Eine Freigabe einholen“ bedeutet etwas anderes als „eine Freigabe für diesen Empfänger und diese Version einholen“. Werden die letzten Wörter gestrichen, wird die Folie kürzer, aber die Regel verändert sich. Lassen Sie entscheidungsrelevante Einschränkungen sichtbar. Erläuterungen und seltenere Beispiele können in die Sprechernotizen.
Die GOV.UK-Hinweise zu verständlicher englischer Sprache bieten eine hilfreiche Orientierung beim Schreiben. Verständliche Sprache soll eine freigegebene Regel verdeutlichen, keine Anforderung unbemerkt lockern oder einen definierten Begriff durch ein weiter gefasstes Synonym ersetzen.
Die Richtlinie mit konkreten Fällen vermitteln
Ersetzen Sie abstrakte Warnungen durch zwei oder drei realistische Situationen. Zeigen Sie die Ausgangsfakten, die Entscheidung und die richtige Handlung. Nehmen Sie auch einen Grenzfall auf: eine scheinbar alltägliche Situation, bei der eine Ausnahme greift. Lassen Sie die Teilnehmenden eine Entscheidung treffen, bevor Sie die Auflösung zeigen.
Begrenzen Sie die Beispiele sorgfältig. Veröffentlichen Sie keine personenbezogenen Informationen und stellen Sie einen erfundenen Fall nicht als rechtliche Schlussfolgerung dar. Kennzeichnen Sie die Angaben als Beispiele. Fälle, die als Beratung verstanden werden könnten, sollten die Verantwortlichen für die Richtlinie prüfen.
Zwei fertige Folien aus derselben Quelle
Folie 1 – „Vor dem Versand: Passt die Datei zur Freigabe?“ Zeigen Sie drei Schritte: Empfänger und Version bestimmen, auf identifizierbare Kundendaten prüfen und die für diesen Weg erforderliche Freigabe einholen. Darunter steht: „Empfänger oder Version geändert? Neue Freigabe anfordern.“ Die Quellenzeile lautet: „Fiktive Regel von Harbour Studio, Version 1.0, Bestimmungen 1–4“.
Folie 2 – „Der Lieferant möchte noch eine Datei. Dürfen Sie sie senden?“ Geben Sie folgende Fakten vor: Version 3 wurde für Alex beim Lieferanten freigegeben. Alex bittet nun um Version 4, die zusätzlich einen Kunden namentlich nennt. Bieten Sie drei Möglichkeiten an: A, senden, weil der Lieferant bereits freigegeben ist; B, nur die Projektverantwortlichen fragen; C, anhalten, die Entscheidung der informationsverantwortlichen Stelle einholen und die erforderliche Freigabe für die geänderte Version beantragen. Zeigen Sie C erst nach der Auswahl. Nach Bestimmung 4 gilt die alte Freigabe nicht für diese Version; Bestimmung 3 verlangt zusätzlich den Weg für eingeschränkte Inhalte.
Ein Normalfall verhindert die falsche Botschaft „immer eskalieren“. Enthält Version 3 keine identifizierbaren Kundendaten und geht sie genau wie freigegeben an Alex, darf die koordinierende Person nach Bestimmungen 1–2 fortfahren. Geübt wird die Auswahl des passenden Wegs anhand der Fakten – nicht das ständige Raten der vorsichtigsten Antwort.
Zuständigkeiten und Eskalationswege sichtbar machen
Eine Richtlinie hilft nur dann weiter, wenn die nächste Frage einen Ansprechpartner hat. Benennen Sie die zuständige Stelle für Genehmigungen, die Stelle für Auslegungsfragen und den vorgesehenen Kanal für dringende Eskalationen. Ein einfacher Ablauf kann genügen: Anfrage → Prüfung → Genehmigung oder Eskalation → Dokumentation.
Trennen Sie Entscheidungsverantwortung und Beratung. Wer Nachweise zusammenträgt, darf möglicherweise keine Ausnahme genehmigen. Diese Unterscheidung verhindert, dass der Foliensatz Befugnisse zuschreibt, die die Richtlinie nicht vorsieht.
Die Übergabe als Auftrag formulieren
Für den Fall mit der geänderten Datei könnte die Anfrage lauten: „Alex beim Lieferanten benötigt Briefing v4 für Layoutarbeiten. Die bisherige Freigabe gilt nur für v3. Die neue Datei nennt einen Kunden. Es wurde noch keine Datei gesendet. Bitte entscheiden Sie, ob v4 weitergegeben werden darf, und halten Sie etwaige Bedingungen fest.“ Das ist hilfreicher als ein Kästchen „Recht / Sicherheit“, das die zu klärende Frage offenlässt.
Hier sammelt die Projektkoordination die Angaben, die Projektverantwortlichen genehmigen die reguläre Übergabe und die informationsverantwortliche Stelle entscheidet über eingeschränkte Inhalte. Fassen Sie diese Rollen nicht zu einem einzigen Freigabesymbol zusammen. Verwenden Sie in einer echten Präsentation die freigegebenen Rollenbezeichnungen und den internen Anfrageweg. Die prüfenden Personen müssen auf die zugehörigen Nachweise zugreifen können.
Verständnis prüfen und die Einführung vorbereiten
Schließen Sie mit einer kurzen Verständnisprüfung ab: drei Situationen, der jeweils vorgesehene Weg und eine Begründung. Halten Sie fest, wo die Musterlösungen liegen und wie offene Fragen erfasst werden. Für Änderungen an der Richtlinie braucht auch die Präsentation eine verantwortliche Person und einen Prüftermin.
Eine hilfreiche Schlussfolie nennt die Quellversion, das Inkrafttreten, die verantwortliche Stelle und den Anlass für die nächste Überarbeitung. Damit lässt sich der Foliensatz verlässlicher wiederverwenden als eine undatierte Zusammenfassung. Zugleich erfahren die Teilnehmenden, wohin sie sich wenden können, wenn ihr Fall nicht abgedeckt ist.
Ein Handout für die Arbeit nach der Präsentation
Die einseitige Begleitunterlage enthält die Regeltabelle mit drei Zeilen, einen Link zur aktuell freigegebenen Richtlinie und den internen Anfrageweg. Lassen Sie die vollständige Richtlinie außerhalb der Folien zugänglich, damit die Bestimmungen im Zusammenhang nachgelesen werden können. Handout und Präsentation müssen dieselbe Version nennen. Eine leichter lesbare Präsentation wird dadurch nicht zur maßgeblichen Quelle.
Nutzen Sie drei Abschlussfragen: „Derselbe Empfänger, die freigegebene Version und keine eingeschränkten Inhalte?“ Den regulären Weg nutzen. „Derselbe Empfänger, aber eine neue Version?“ Eine neue Freigabe einholen. „Ein Kundenname ist enthalten?“ Für die Entscheidung der informationsverantwortlichen Stelle anhalten. Lassen Sie die Teilnehmenden sowohl die Bestimmung als auch die Handlung nennen. Eine richtige Antwort mit falscher Begründung braucht eine weitere Erläuterung.
Wenn Sie den visuellen Entwurf in Presenti erstellen, bleibt die Regeltabelle die verbindliche Arbeitsgrundlage. Vergleichen Sie jede erzeugte Folie damit. Eine ansprechende Zusammenfassung reicht nicht, wenn sie die Versionsbedingung auslässt. Die fertige Präsentation soll die Auswahl des richtigen Wegs erleichtern, ohne Entscheidungsbefugnisse zu verändern.
