Die Begriffe „Präsentation“, „Folie“ und „PPT“ werden im Alltag oft ähnlich verwendet. Gemeint sind jedoch unterschiedliche Dinge: eine ausgearbeitete Darstellung oder ein Vortrag, eine einzelne Seite des Foliensatzes und ein Dateiformat beziehungsweise eine umgangssprachliche Kurzbezeichnung. PowerPoint ist der Name der Microsoft-Software.
Die Unterscheidung hilft bei der Zusammenarbeit. Wer „eine Präsentation“ bestellt, kann einen Vortrag, einen Foliensatz oder eine Datei meinen. Klären Sie deshalb Inhalt, Anlass und gewünschtes Ausgabeformat. Möchten Sie anschließend einen ersten KI-Entwurf ausprobieren, führt der Einsteigerleitfaden für KI-Präsentationen von der Werkzeugwahl über das Briefing bis zur Prüfung.
Präsentation: die zusammenhängende Darstellung
Eine Präsentation vermittelt ein Thema in einer zusammenhängenden Darstellung. Bei einem Vortrag gehören dazu die Aussagen, ihre Reihenfolge, die Erläuterungen und die verwendeten Medien.
Das Ziel kann sein, zu informieren, eine Entscheidung vorzubereiten oder eine Position zu begründen. Dieses Ziel bestimmt, welche Inhalte und Hilfsmittel Sie benötigen.
Ein Unternehmenspitch, ein Quartalsbericht und eine Unterrichtseinheit unterscheiden sich in Zweck und Publikum. Legen Sie jeweils fest, was die Zuhörenden verstehen und anschließend tun können sollen.
Im Gegensatz zu dem, was viele glauben, muss eine Präsentation nicht einmal in PowerPoint existieren oder überhaupt Folien verwenden. Sie kann viele Formen annehmen:
Ein Foliensatz, etwa aus PowerPoint, Keynote, Google Slides oder Presenti AI, kann den Vortrag begleiten.
Eine Videopräsentation mit Voiceover, Animationen und Bildeffekten, die für asynchrone Kommunikation oder Marketingzwecke eingesetzt wird.
Eine interaktive Web-Demo oder eine geführte Tour durch eine Software-Schnittstelle, die oft in Technologie- und Produktpräsentationen verwendet wird.
Eine mündliche Darstellung ohne Folien, beispielsweise ein kurzer Projektbericht in einer Besprechung.
Zur Vorbereitung gehören die Eingrenzung des Themas, die Auswahl der Belege und ein Aufbau, der zum Vorwissen des Publikums passt.
Folie: eine einzelne Seite des Foliensatzes
Eine Folie ist eine einzelne Seite eines Foliensatzes. Sie kann zum Beispiel eine Aussage, einen Datenvergleich oder eine Abbildung zeigen. Nicht jede Präsentation verwendet Folien.
Wenn Sie über eine Folie sprechen, beziehen Sie sich auf das visuelle Element, das Ihre mündliche Erzählung in diesem Moment unterstützt. Die Folie sollte eine Ergänzung und keine Duplizierung Ihrer Rede sein.
Eine übersichtliche Folie hat einen erkennbaren Schwerpunkt. Das Publikum sollte verstehen können, welche Aussage sie unterstützt.
Beschränken Sie Text auf das, was für die jeweilige Aussage nötig ist. Ein Diagramm eignet sich für einen Datenvergleich, eine Abbildung für räumliche Zusammenhänge; Bilder sind nicht für jede Information die bessere Wahl.
Bei einem Vortrag müssen Folien nicht den gesamten gesprochenen Text wiedergeben. Für einen Foliensatz, der ohne Vortrag gelesen wird, können dagegen ausführlichere Erläuterungen nötig sein.
PPT und PPTX: Dateiformate für Folien
Die Dateiendung .ppt bezeichnet das ältere binäre PowerPoint-Format. Das neuere Format .pptx speichert Inhalte in einem ZIP-Paket mit XML-Dateien und weiteren Bestandteilen wie Bildern. Beide können einen Foliensatz enthalten.
Umgangssprachlich steht „PPT“ manchmal auch für eine PowerPoint-Datei oder einen Foliensatz. Der eigentliche Programmname lautet Microsoft PowerPoint.
Bei der Bitte „Schicken Sie mir die PPT“ sollten Sie das gewünschte Format klären: Wird eine bearbeitbare PPTX benötigt oder genügt eine PDF zum Lesen?
PowerPoint ist eines der Programme zum Erstellen und Vorführen von Folien. Alternativen sind beispielsweise Google Slides, Apple Keynote und Presenti AI.
Die Software beeinflusst Bearbeitung, Zusammenarbeit und Ausgabe. Eine verständliche Argumentation und korrekte Inhalte müssen Sie unabhängig vom Werkzeug entwickeln.
Eine PPTX-Datei kann auch in kompatiblen Programmen geöffnet werden. Dabei können sich Schriften, Layouts, Medien oder Animationen anders verhalten; prüfen Sie die Datei in der vorgesehenen Anwendung.
Mit Presenti AI einen Folienentwurf erstellen
Presenti AI kann aus einem Thema oder einer Gliederung einen ersten Folienentwurf erstellen. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie diesen Ausgangspunkt weiterbearbeiten.
Beschreiben Sie zunächst Zielgruppe, Zweck und Kernaussagen. Dadurch lässt sich später besser beurteilen, ob der Vorschlag die gewünschte Präsentation unterstützt.
Der Prozess ist einfach und intelligent:
Eingabe: Geben Sie ein Thema und den benötigten Rahmen an, zum Beispiel „Marketingbericht für das vierte Quartal: Ergebnisse, Budgetabweichungen und Entscheidungen für das nächste Quartal“. Stellen Sie die dazugehörigen Daten bereit.
Gliederung: Lesen Sie den vorgeschlagenen Aufbau. Ergänzen Sie fehlende Belege und ordnen Sie die Abschnitte so, dass die Schlussfolgerung nachvollziehbar wird.
Gestaltung: Wählen Sie eine passende Vorlage und passen Sie Farben, Schriften und Layouts an. Kontrollieren Sie dichte Folien und lange Überschriften einzeln.
Bilder und Grafiken: Verwenden Sie Abbildungen, die Ihre Aussagen erklären. Prüfen Sie bei fremden Bildern Quelle und Nutzungsrechte; kennzeichnen Sie KI-Bilder als Illustrationen, wenn sie sonst als dokumentarische Belege verstanden werden könnten.
Bearbeitung und Export: Korrigieren Sie den Entwurf im Editor. In einem kostenpflichtigen Tarif können Sie eine bearbeitbare PPTX oder eine PDF exportieren; prüfen Sie das Ergebnis vor der Weitergabe.
Presenti anhand einer eigenen Aufgabe beurteilen
Ob Presenti zu Ihrer Aufgabe passt, lässt sich an fünf Arbeitsschritten beurteilen. Verwenden Sie dafür einen eigenen Beispielinhalt.
Gliederung: Hilft der Vorschlag dabei, die wichtigsten Aussagen in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen? Vergleichen Sie ihn mit Ihrer eigenen Argumentation.
Vorlagen: Passt das Layout zu Ihrem Inhalt? Testen Sie insbesondere Folien mit Tabellen, langen Überschriften und Quellenangaben.
Online-Bearbeitung und Zusammenarbeit: Presenti lässt sich im Browser nutzen. Teammitglieder können in einen Arbeitsbereich eingeladen werden und gemeinsam an Folien arbeiten. Legen Sie fest, wer Inhalte prüft und die Endfassung freigibt.
Arbeitsaufwand: Berücksichtigen Sie Vorbereitung, Generierung, Korrektur und Export zusammen. Der Aufwand hängt vom Ausgangsmaterial und den Anforderungen an das Ergebnis ab.
Ausgabe: Benötigen Sie eine bearbeitbare PPTX oder eine PDF? Prüfen Sie die kostenpflichtigen Exportoptionen anhand einer Beispieldatei in Ihrer Zielanwendung.
Vergleichen Sie Werkzeuge mit derselben Aufgabe. Auch andere Präsentationsprogramme bieten KI-Funktionen; entscheidend sind Ihre benötigten Eingaben, Bearbeitungsmöglichkeiten und Ausgabeformate.
Fazit: Zweck, Folien und Dateiformat klären
Für die nächste Aufgabe genügt diese Unterscheidung: Die Präsentation vermittelt das Thema, der Foliensatz unterstützt die Darstellung und die Datei speichert das Ergebnis.
Eine Folie ist eine einzelne Seite des Foliensatzes. Sie kann eine Aussage mit Text, Daten oder einer Abbildung erläutern.
PowerPoint ist die Software. PPT und PPTX bezeichnen Dateiformate; im Alltag wird „PPT“ oft ungenauer verwendet.
KI-Tools können beim Entwerfen helfen. Prüfen Sie Aufbau, Fakten und Darstellung, bevor Sie den Foliensatz im Vortrag oder als eigenständiges Dokument verwenden.
Fragen Sie bei der nächsten Bitte um „eine PPT“ nach Publikum, Zweck und Format. Damit klären Sie die Aufgabe, bevor Sie mit den Folien beginnen.
Wenn Sie einen KI-Entwurf ausprobieren möchten, können Sie Presenti AI mit einem kurzen, fachlich überprüfbaren Beispiel nutzen.
