Eine Präsentationsprobe soll zeigen, was Sie vor dem eigentlichen Vortrag ändern müssen. Wer Folien nur still durchliest, bemerkt weder eine unerwartet lange Erklärung noch einen holprigen Sprecherwechsel oder eine Demo, die ohne Internetverbindung nicht funktioniert.
Nehmen Sie einen nahezu fertigen Foliensatz, eine Stoppuhr und möglichst eine Person hinzu, die zuhört. Diese Checkliste konzentriert sich auf den Vortrag. Ist die Argumentation noch unklar, helfen zunächst unsere PowerPoint-Tipps für klare Folien und einen sicheren Vortrag. Eine unverständliche Erklärung wird nicht besser, wenn Sie sie schneller vortragen.
Legen Sie ein realistisches Zeitbudget fest
Gehen Sie von der verfügbaren Besprechungszeit aus, nicht von der Folienzahl. Ziehen Sie Begrüßung, Diskussion und Entscheidung ab. In einem 15-minütigen Termin bleiben möglicherweise nur zehn Minuten für den vorbereiteten Vortrag. Das ist ein Planungsbeispiel, keine allgemeine Vortragsregel.
Angenommen, Sie möchten die Freigabe für einen zweiwöchigen Test eines neuen Supportformulars erhalten. Die zehn Minuten könnten Sie so aufteilen:
- 0:00–1:00: Die gewünschte Entscheidung nennen: ein Pilotversuch mit einem Supportteam.
- 1:00–3:00: An einem ausdrücklich als Beispiel gekennzeichneten Vorgang erklären, welche Angaben in Anfragen fehlen.
- 3:00–6:00: Das vorgeschlagene Formular zeigen und erläutern, was sich für die anfragende Person ändert.
- 6:00–8:00: Umfang, Verantwortung und offene Risiken des Tests erläutern.
- 8:00–10:00: Zusammenfassen, was freigegeben werden soll, was außerhalb des Tests liegt und wann die Ergebnisse besprochen werden.
Notieren Sie an den Abschnittswechseln die geplante verstrichene Zeit. Nicht jede Folie braucht gleich viel Zeit: Ein Diagramm muss erklärt werden, eine Abschnittsfolie oft nur mit einem Satz.
Tragen Sie die Präsentation einmal ohne Unterbrechung vor
Sprechen Sie laut und verwenden Sie den vorgesehenen Präsentationsmodus. Wechseln Sie die Folien, öffnen Sie Links und führen Sie die Demo durch. Lassen Sie die Uhr bei Fehlern weiterlaufen. Wenn Sie jede schwierige Stelle neu beginnen, erfahren Sie nicht, wie lange der vollständige Vortrag tatsächlich dauert.
Bitten Sie die zuhörende Person, drei Dinge zu notieren: Wann wurde die gewünschte Entscheidung klar? Welcher unbekannte Begriff verhinderte das Verständnis? Wo wiederholte sich die Erklärung? Fragen Sie nicht nur, ob die Präsentation gefallen hat.
Vergleichen Sie anschließend Plan und tatsächliche Zeiten. Endet die Formulardemo erst bei 7:20 statt bei 6:00, fehlen Ihnen bereits vor der Risikobesprechung 80 Sekunden. Zeigen Sie beispielsweise nur eine typische Anfrage statt drei oder kürzen Sie eine wiederholte Einleitung. Versuchen Sie nicht, die Zeit durch einen überhasteten Schluss aufzuholen.
Ein kurzes Protokoll reicht: Abschnitt, geplantes Ende, tatsächliches Ende und eine konkrete Änderung. „Eine statt drei Anfragen zeigen“ lässt sich umsetzen. „Kürzer sprechen“ bleibt zu unbestimmt.
Üben Sie Übergänge und schwierige Abschnitte gezielt
Ein Übergang erklärt, warum der nächste Gedanke folgt. Vom Problem zum Formular könnte er lauten: „Genau diese fehlenden Angaben fragt das neue Formular ab, bevor die Anfrage beim Team eingeht.“ Das hilft dem Publikum mehr als „Nächste Folie“.
Bei mehreren Vortragenden gehören der letzte Satz der ersten Person, der Einstieg der nächsten Person und die Foliensteuerung zusammen. Nach „Maya erläutert jetzt den Umfang des Tests“ kann Maya direkt einsteigen, statt die Einleitung zu wiederholen. Vereinbaren Sie auch, wer übernimmt, falls jemand ausfällt.
Verwenden Sie kurze Stichworte statt eines zweiten ausformulierten Manuskripts: etwa „fehlende Angabe → Pflichtfeld“ oder „nur Test, keine Einführung“. Halten Sie solche Hinweise von den Folientexten für das Publikum getrennt und prüfen Sie, ob Ihre Präsentationsansicht sie wie vorgesehen zeigt.
Wiederholen Sie den überarbeiteten Abschnitt einschließlich der Folie davor und danach. Proben Sie anschließend den ganzen Vortrag erneut. Eine Verbesserung an einer Stelle kann den Zeitbedarf an anderer Stelle verändern.
Proben Sie eine Kurzfassung und einen Ausfall
Legen Sie fest, was entfällt, wenn die Diskussion länger dauert. Im Formularbeispiel ist eine zweite Beispielanfrage verzichtbar; der Umfang des Pilotversuchs und die Freigabeentscheidung sind es nicht. Markieren Sie optionale Folien in Ihren Notizen, damit Sie sie ruhig überspringen können.
Wählen Sie den wahrscheinlichsten technischen Ausfall und üben Sie die Alternative. Lädt das Formular nicht, zeigen Sie eine vorbereitete Abbildung und erläutern eine Anfrage. Fällt die Projektion aus, nennen Sie die Entscheidung und die drei wichtigsten Fakten, während die Anzeige wiederhergestellt wird. Verteilen Sie keine vertraulichen Inhalte mit der Sicherungskopie.
Eine vorhandene Ersatzdatei ist noch keine geprüfte Ersatzdatei. Öffnen Sie genau diese Kopie auf dem vorgesehenen Gerät und kontrollieren Sie Schriften, Bilder und wichtige Links. Bei einem Onlinevortrag prüfen Sie zusätzlich das freigegebene Fenster und die Lesbarkeit der kleinsten wesentlichen Beschriftung.
Die abschließende Checkliste für die Präsentationsprobe
- Ich habe den gesamten Vortrag einschließlich Schluss laut innerhalb des Zeitbudgets gehalten.
- Eine zuhörende Person kann die Entscheidung oder Kernaussage mit eigenen Worten wiedergeben.
- Die Abschnitte sind sprachlich verbunden; bei Sprecherwechseln ist die Foliensteuerung geklärt.
- Ich weiß, welches Beispiel bei Zeitmangel entfällt, ohne wichtige Belege zu verlieren.
- Ich habe eine brauchbare Alternative zur anfälligsten Demo oder Verbindung geprobt.
- Ich habe die endgültige Datei und die Ansicht des Publikums geprüft.
Fehlt eine Erklärung, überarbeiten Sie die betreffende Stelle im Foliensatz. Ein zusätzlicher allgemeiner Hinweis am Schluss behebt das Problem nicht. Mit Presenti können Sie aus der überarbeiteten Gliederung einen bearbeitbaren Folienentwurf erstellen. Gleichen Sie ihn anschließend mit Ihren Belegen und Ihrem Zeitplan ab. Die Probe des gesprochenen Vortrags bleibt erforderlich.
