Bei einer Präsentation mit mehreren Vortragenden sollte das Publikum einer gemeinsamen Argumentation folgen können. Drei kürzere Vorträge hintereinander reichen dafür nicht. Einigen Sie sich auf die gewünschte Entscheidung, verteilen Sie die Erklärungsaufgaben und formulieren Sie die Übergaben, bevor jeder seinen Abschnitt ausgestaltet. Eine Übergabe verbindet die Gedanken und regelt zugleich, wer die Anzeige steuert.
Dieser Leitfaden behandelt ein Team, das eine gemeinsame Präsentation hält. Das Beispiel enthält drei Sprecher, ausformulierte Übergänge und eine Ersatzlösung bei Ausfall einer Person. Für ein Webinar mit einer hauptsächlichen Lehrperson und einem Moderator ist der Leitfaden zum Webinar-Ablauf der passende Ausgangspunkt.
Entwerfen Sie mit Presenti eine gemeinsame Präsentation aus einer abgestimmten Arbeitsgrundlage, statt drei unabhängige Decks zu erzeugen und später zusammenzufügen.
Eine Entscheidung festlegen, dann die Aufgaben verteilen
„Jeder erzählt etwas über seine Abteilung“ verteilt die Arbeit schnell, führt aber oft zu wiederholtem Hintergrund und widersprüchlichen Schlussfolgerungen. Vervollständigen Sie gemeinsam den Satz: „Nach unserem Vortrag soll das Publikum entscheiden können, ob …“ Leiten Sie daraus die Fragen ab, die vor dieser Entscheidung beantwortet sein müssen.
Im erfundenen Beispiel möchte ein Team ein neues internes Anfrageformular in einer Abteilung testen. Maya erklärt das beobachtete Problem, Leo zeigt das vorgeschlagene Formular, und Noor erläutert die Grenzen des Tests und die gewünschte Entscheidung. Das Team kündigt keine unternehmensweite Einführung an.
Übertragen Sie jeder Person eine Frage statt nur einen Block von Foliennummern. Maya übernimmt „Was läuft schief?“, Leo „Was würden die Beteiligten anders machen?“ und Noor „Was möchten wir erproben?“. Eine Person redigiert die gesamte Präsentation, damit Definitionen, Schriftgestaltung und Entscheidungsfrage einheitlich bleiben.
Liegen bereits getrennte Dateien der Beteiligten vor, führen Sie die PowerPoint-Präsentationen zu einer gemeinsamen Argumentation zusammen, bevor Sie die Übergaben proben. Hängen Sie nicht einfach sämtliche Folien aneinander.
Das Beispiel aufteilen, ohne den Hintergrund zu wiederholen
Die Beispielunterlagen enthalten 30 Anfragen aus einer festgelegten Woche. Bei 12 fehlt der Lieferort. Das sind 40 % dieser Anfragen, nicht 40 % der Beschäftigten. Der Wert beweist auch nicht, dass ein neues Formular das Problem beseitigen wird. Die Zahlen sind erfunden und dienen dazu, den Präsentationsaufbau zu üben.
| Person | Beitrag | Für den nächsten Abschnitt offenlassen |
|---|---|---|
| Maya: das Problem | 12 von 30 Anfragen, Erhebungszeitraum und ein Beispiel mit fehlendem Lieferort zeigen. | Keine zweite Führung durch das Formular geben. |
| Leo: die vorgeschlagene Änderung | Zeigen, wo die anfragende Person den Ort einträgt und wie er bei der Prüfung sichtbar wird. | Keine Testtermine oder Abnahmekriterien als vereinbart ankündigen, wenn sie noch Vorschläge sind. |
| Noor: der begrenzte Test | Teilnehmerkreis, offene Vereinbarungen und Zuständigkeit für die Fortsetzungsentscheidung erklären. | Nicht die ganze Problembeschreibung wiederholen. |
Die Quelle jeder Aussage bleibt ihrem Abschnitt zugeordnet. Erwähnt Leo die 40 %, verwendet er Mayas Definition, statt den Wert aus einer anderen Tabelle neu zu berechnen. Noor darf aus „einer Abteilung“ nicht „allen Teams“ machen, nur weil die Schlussfolie mit einem größeren Ziel eindrucksvoller wirkt.
Beide Seiten der Übergabe ausformulieren
Ein brauchbarer Übergang erklärt den Zusammenhang zwischen den Abschnitten. „Jetzt übernimmt Leo“ gibt das Wort weiter, überlässt aber dem Publikum, die Verbindung zu erkennen. Stellen Sie den letzten Satz der einen Person und den ersten Satz der nächsten nebeneinander und lesen Sie beide direkt hintereinander.
Vom Problem zur Demonstration
Maya: „In diesen Anfragen fehlt der Lieferort. Leo zeigt jetzt, wo das vorgeschlagene Formular danach fragt.“
Leo: „Hier sehen Sie dieses Feld in einer Beispielanfrage. Zuerst zeige ich die Ansicht beim Ausfüllen, danach die Ansicht bei der Prüfung.“
Leo beginnt weder eine neue Einleitung noch wiederholt er Mayas Stichprobe. Das Publikum weiß bereits, weshalb das Feld wichtig ist. Die Anzeige wechselt erst zur Beispielanfrage, wenn Maya ihren Satz beendet hat.
Von der Demonstration zur Entscheidung
Leo: „Damit ist der vorgeschlagene Ablauf sichtbar, aber noch nicht bewiesen, dass die Angaben richtig ausgefüllt werden. Noor erklärt den Test, den wir durchführen möchten.“
Noor: „Wir möchten das Formular in einer Abteilung erproben und vor einer Ausweitung gemeinsam festlegen, wie wir die Ergebnisse beurteilen.“
Dieser Übergang erhält eine wichtige Grenze: Eine funktionierende Demonstration belegt kein verändertes Verhalten. Sagen Sie nicht „Noor erläutert jetzt unsere erfolgreiche Einführung“, wenn weder die Einführung noch ein entsprechender Erfolg stattgefunden hat.
Festlegen, wer die Folien steuert
In einem kleinen Team kann eine festgelegte Person die Anzeige steuern, während die Vortragenden wechseln. Im Beispiel schaltet Leo während des gesamten Vortrags weiter. Maya und Noor geben vereinbarte sprachliche Signale. Sie drücken nicht zusätzlich auf eine Fernbedienung und wechseln nicht eigenständig das freigegebene Fenster.
Für die Steuerung braucht Leo einen Ablaufzettel mit den letzten Worten der abgebenden Person, der nächsten Folienbezeichnung und den ersten Worten der übernehmenden Person. „Nach Mayas Worten ‚danach fragt‘ die Ansicht beim Ausfüllen zeigen“ ist präziser als „nach ungefähr vier Minuten weiterschalten“. Diese Regieanweisung gehört nicht auf die Publikumsfolie.
Muss jemand eine eigene Demonstration bedienen, halten Sie diese Ausnahme ausdrücklich fest. Vereinbaren Sie, wer die Freigabe beendet, wer die nächste startet und was das Publikum währenddessen sieht. Berechtigungen und Befehle zur Steuerungsübergabe hängen von der Meeting-Plattform ab. Proben Sie mit den tatsächlichen Konten, statt anzunehmen, jeder könne jederzeit übernehmen.
Nutzen Sie Referentennotizen, erläutert im englischen PowerPoint-Leitfaden, für kurze Hinweise, nicht als zweites Skript neben der projizierten Folie. Kontrollieren Sie beim Proben die Publikumsansicht. Sichtbare Notizen auf Ihrem Laptop beweisen nicht, dass im Meeting ausschließlich das Folienfenster geteilt wird.
Nach einer Zwischenfrage wieder in die Übergabe finden
Eine geplante Übergabe kann auch dann scheitern, wenn alle Vortragenden da sind. Maya hat gerade gesagt: „Leo zeigt jetzt, wo das vorgeschlagene Formular danach fragt.“ In diesem Moment möchte jemand wissen, ob alle 12 unvollständigen Anfragen aus demselben Team kamen. Leo will bereits die Demonstration öffnen, doch die Frage betrifft Mayas Belege.
Lassen Sie die aktuelle Folie stehen, während Maya antwortet. Enthalten die Unterlagen keine Aufschlüsselung nach Teams, kann sie sagen: „Wir haben diese 30 Anfragen nicht nach Teams getrennt ausgewertet. Ich notiere die Frage gesondert; belegt sind 12 Anfragen ohne Lieferort.“ Leo öffnet weder zur Überbrückung das Formular noch erfindet er die fehlende Auswertung.
Stellen Sie anschließend die Verbindung ausdrücklich wieder her. Maya sagt: „Zurück zur vorgeschlagenen Änderung: Leo zeigt jetzt das Feld für den Lieferort.“ Leo wartet auf dieses erneute Signal, wechselt die Ansicht und beginnt: „Das ist die Beispielanfrage, die wir uns ansehen wollten.“ Niemand muss dafür die gesamte Problembeschreibung wiederholen.
Planen Sie auch eine Variante für die Unterbrechung nach dem Folienwechsel. Leo kann die Beispielanfrage stehen lassen, während Maya kurz antwortet. Braucht die Antwort die Stichprobenfolie, geht Leo dorthin zurück und zeigt danach wieder dieselbe Beispielanfrage, nicht den nächsten Schritt der Demonstration. Er benennt kurz den sichtbaren Zustand, damit das Publikum wieder Anschluss findet.
Proben Sie je eine Unterbrechung vor und nach dem Klick. Vereinbart werden muss, wer antwortet, wer die Anzeige weiter steuert und welcher Satz die Übergabe neu startet. Das ist verlässlicher, als den ursprünglichen Übergang wie einen automatischen Befehl zu behandeln, der unabhängig vom Gespräch ablaufen muss.
Zuerst die Übergänge, dann den ganzen Vortrag proben
Beginnen Sie mit den letzten beiden Sätzen aus Mayas Abschnitt und den ersten beiden von Leo. Üben Sie anschließend den Wechsel von Leo zu Noor. Diese kurze Probe zeigt doppelte Erklärungen, unklare Begriffe und unsichere Folienwechsel oft deutlicher als ein weiteres ununterbrochenes Vorlesen dreier Einzelabschnitte.
Halten Sie danach den gesamten Vortrag vor einer Person, die das Publikum vertritt. Bitten Sie sie, die gewünschte Entscheidung in einem Satz wiederzugeben. Hat sie eine allgemeine Einführung statt eines Tests in einer Abteilung verstanden, suchen Sie die konkrete Formulierung, die den Umfang verändert hat. Eine kleingedruckte Einschränkung auf der letzten Folie löst diesen Widerspruch nicht.
Fragen Sie auch, wann die Anzeige der Erklärung vorauslief oder hinterherhinkte. Beschreibt Maya noch das fehlende Feld, während Leo bereits eine andere Ansicht öffnet, verschieben Sie das Signal. Ist die Demonstration schwer zu verfolgen, reduzieren Sie die Wechsel auf dem Bildschirm, statt schneller klicken zu lassen.
Ausfall und Zeitüberschreitung vorher absprechen
Bestimmen Sie für jeden Abschnitt eine Vertretung, die das zugehörige Quellenmaterial gelesen hat. Sie muss nicht die ursprüngliche Vortragsweise nachahmen. Entscheidend sind die Aussage, ihre Grenzen und die Verbindung zum nächsten Abschnitt.
Fällt Leo aus, kann Maya zwei freigegebene Standbilder zeigen: die Ansicht beim Ausfüllen und die Ansicht bei der Prüfung. Ihre Ersatzüberleitung lautet: „Leo kann heute nicht teilnehmen. Diese beiden Ansichten zeigen das vorgeschlagene Feld für den Lieferort; Noor erklärt jetzt, was wir daran testen müssen.“ Maya gibt die Standbilder nicht als Live-Bedienung aus und spekuliert nicht über Funktionen, die sie nicht vorführen kann.
Überzieht Maya, streichen Sie zuerst ihr zweites Beispiel; die Definition der Stichprobe bleibt erhalten. Scheitert Leos Demonstration, nutzt das Team die Standbilder, statt Noors gesamte Entscheidungszeit für Fehlersuche aufzubrauchen. Vereinbaren Sie diese Kürzungen in der Probe. Wer auf die Zeit achtet, sollte einen benannten optionalen Abschnitt streichen können, statt nur hektisch schnelleres Sprechen zu verlangen.
Bei Fragen antwortet zuerst die Person, die den Belegen am nächsten ist. Maya erklärt die Stichprobe, Leo den gezeigten Formularablauf und Noor die gewünschte Entscheidung. Andere ergänzen nur bei Bedarf. Erfordert eine Antwort eine neue Auswertung, notieren Sie die Frage und vereinbaren Sie die Nachbearbeitung, statt drei Personen nacheinander spekulieren zu lassen.
Die gemeinsame Argumentation in Presenti aufbauen
Erstellen Sie eine gemeinsame Arbeitsgrundlage mit Entscheidung, drei Sprecherrollen, freigegebenen Quellen und beiden Übergabepaaren. Prüfen Sie die Gliederung vor der Gestaltung auf wiederholte Einleitungen.
Halten Sie im bearbeitbaren Entwurf die Abschnittsbezeichnungen einheitlich und die Belege nahe an der jeweiligen Aussage. Legen Sie die beiden Standbilder für die Vertretung so ab, dass niemand zwischen unpassenden Folien suchen muss. Das sind Ihre Entscheidungen am Präsentationsinhalt. Presenti übernimmt dabei weder Mikrofonberechtigungen noch die Meeting-Steuerung.
Arbeitsgrundlage für drei Sprecher und Übergabezettel herunterladen. Ersetzen Sie das Beispiel durch die Belege Ihres Teams. Proben Sie anschließend beide Übergänge mit der tatsächlichen Vortragsdatei und Bildschirmfreigabe. Aus gemeinsamen Folien wird ein gemeinsamer Vortrag, wenn jeder weiß, was bereits erklärt ist, was er selbst beiträgt und was die nächste Person braucht.
