Eine Prozesspräsentation soll Entscheidungen ermöglichen. Das Publikum muss erkennen, wo Arbeit beginnt, wo sie wartet, wer eine Übergabe verantwortet und welcher Nachweis einen abgeschlossenen Schritt belegt. Eine schriftliche Gliederung kann als Ausgangspunkt dienen, um mit Presenti aus Text einen ersten Präsentationsentwurf zu erstellen. Die Prozessdarstellung muss anschließend mit den Menschen geprüft werden, die den Ablauf tatsächlich ausführen.
Die Grenzen des Prozesses festlegen
Benennen Sie das auslösende Ereignis, das Ende und den Empfänger des Prozessergebnisses. „Vom Auftrag bis zum Zahlungseingang“ ist für eine einzelne Besprechung oft zu weit gefasst. „Vom genehmigten Auftrag bis zur ersten Rechnung“ bietet einen handhabbaren Rahmen. Sagen Sie auch, was die Karte nicht abbildet, damit niemand eine vereinfachte Darstellung mit einem vollständigen Betriebsmodell verwechselt.
Passen Sie die Detailtiefe an die Zielgruppe an. Führungskräfte brauchen Phasen und Entscheidungen; ausführende Teams benötigen Übergaben, Systeme und Wege für Ausnahmen. Nutzen Sie eine Übersichtsfolie und wenige Detailfolien, statt sämtliche Tätigkeiten in ein unleserlich kleines Diagramm zu pressen.
Übergaben und Verantwortlichkeiten abbilden
Erfassen Sie für jeden Schritt die verantwortliche Rolle, die Eingabe, das Ergebnis und den nächsten Empfänger. Zeichnen Sie eine Übergabe dort ein, wo Verantwortung wechselt, nicht nur dort, wo ein anderes Werkzeug eingesetzt wird. Sind zwei Teams beteiligt, unterscheiden Sie die entscheidungsverantwortliche Person von der Person, die Nachweise liefert.
Beschriften Sie Aktivitäten mit eindeutigen Verben: prüfen, genehmigen, terminieren, veröffentlichen oder abgleichen. Ein bloßes Substantiv wie „Prüfung“ lässt die konkrete Handlung leicht offen. Setzen Sie Systemnamen in eine untergeordnete Beschriftung. So bleibt der Ablauf verständlich, wenn das Werkzeug später wechselt.
Wartezeiten, Nacharbeit und Kontrollen zeigen
Trennen Sie Wartezeit und Bearbeitungszeit. Eine Warteschlange kann die größte Verzögerung verursachen, obwohl die einzelnen Tätigkeiten effizient erledigt werden. Zeigen Sie Schleifen für Nacharbeit und den jeweiligen Grund für die Rückkehr zu einem früheren Schritt. Dadurch erhält das Team konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen.
Machen Sie Kontrollen sichtbar, ohne die Darstellung zu überladen. Ergänzen Sie bei risikoreichen Schritten den erforderlichen Nachweis, etwa eine dokumentierte Genehmigung oder einen Abgleich. Das Diagramm belegt für sich genommen keine Regelkonformität; es zeigt, an welcher Stelle die Prüfung stattfinden muss.
Den Engpass mit Daten erklären
Konzentrieren Sie die Hauptaussage auf einen Engpass. Vergleichen Sie die erwartete Durchlaufzeit mit beobachteten Fällen und nennen Sie den Erhebungszeitraum. Ist die Stichprobe klein, machen Sie das deutlich. Eine Bandbreite oder ein Hinweis zur Unsicherheit ist aussagekräftiger als ein scheinbar genauer Durchschnitt ohne Kontext.
Stellen Sie anschließend zwei umsetzbare Änderungen und ihre jeweiligen Nachteile oder Voraussetzungen vor. Eine schnellere Übergabe kann eine andere Genehmigungsregel erfordern; Automatisierung kann Arbeit in die Behandlung von Ausnahmefällen verlagern. Eine gute Prozesskarte macht solche Entscheidungen besprechbar, ohne eine umfassende Lösung durch einen einzigen Umbau zu versprechen.
Mit Verantwortlichen und einem nächsten Test abschließen
Nennen Sie am Ende die benötigte Entscheidung, die verantwortliche Person, den kleinsten sinnvollen Test und den Termin zur Auswertung. Verlinken Sie die zugrunde liegenden Daten oder die Verfahrensanweisung im Anhang. Die nächste Version der Karte sollte dokumentieren, was geändert wurde und ob sich der Engpass verlagert hat.
Lassen Sie vor dem Termin eine Person aus dem ausführenden Team einen Normalfall und einen Ausnahmefall ohne Ihre Hilfe nachvollziehen. Kann sie den Pfeilen nicht folgen oder widerspricht sie den Zuständigkeiten, korrigieren Sie die Darstellung, bevor Sie die Führung um Freigabe einer Änderung bitten.
