Eine hilfreiche Vorher-nachher-Präsentation zeigt denselben Gegenstand in zwei eindeutig bezeichneten Zuständen. Anschließend erklärt sie, was sich verändert hat und was sich belegen lässt. Halten Sie Umfang, Maßstab und Messung vergleichbar. Ist der zweite Zustand erst ein Vorschlag, nennen Sie ihn „geplant“, statt ihn als erreichtes Ergebnis darzustellen.
Die Gestaltungsprinzipien für gut lesbare Präsentationsfolien helfen auch bei Vergleichen: klare Hierarchie, zurückhaltende Farben und genügend Raum, um der Veränderung zu folgen. Der verlinkte Leitfaden ist auf Englisch. Ein Layout kann jedoch ungleiche Zustände nicht vergleichbar machen. Beginnen Sie mit einer belastbaren Aussage und wählen Sie danach die Darstellung.
Benennen Sie die nachweisbare Veränderung
Stellen Sie sich ein Team vor, das einen einfacheren internen Antragsprozess vorschlägt. Das ist ein fiktives Beispiel und kein gemessenes Kundenergebnis. Der bisherige Ablauf enthält sechs aufgeführte Tätigkeiten:
- Die antragstellende Person füllt ein Formular aus.
- Sie sendet das Formular per E-Mail an die Koordination.
- Die Koordination trägt den Antrag erneut in ein Erfassungssystem ein.
- Eine prüfende Person kontrolliert den Antrag.
- Eine freigabeberechtigte Person entscheidet.
- Die antragstellende Person erhält eine Benachrichtigung.
Der vorgeschlagene Ablauf hat vier Tätigkeiten: Antrag direkt im Erfassungssystem einreichen, prüfen, freigeben und die antragstellende Person benachrichtigen. Die gesonderte E-Mail-Übergabe und die doppelte Eingabe entfallen. Prüfung und Freigabe bleiben erhalten.
Eine belastbare Überschrift lautet: „Der vorgeschlagene Ablauf vermeidet E-Mail-Übergabe und doppelte Eingabe.“ Nicht belastbar wäre: „Der neue Prozess ist 33 % schneller.“ Aus sechs statt vier Tätigkeiten folgt nichts über deren Dauer. Selbst „33 % weniger Schritte“ setzt eine unveränderte Definition eines Schritts voraus. Die konkret entfallenden Tätigkeiten sind leichter zu verstehen und schwerer fehlzudeuten.
Halten Sie beide Zustände vergleichbar
Legen Sie vor dem Zeichnen den Rahmen fest. Hier beginnen beide Diagramme mit der Vorbereitung des Antrags und enden mit dem Eingang der Entscheidung bei der antragstellenden Person. Beide zeigen den gewöhnlichen Ablauf, nicht jeden Sonderfall. Keines enthält die Arbeit zur Ausführung eines genehmigten Antrags.
Verwenden Sie auf beiden Seiten dieselbe Detailtiefe. Würden Sie den bisherigen Ablauf in einzelne Klicks zerlegen und den Vorschlag in breite Phasen zusammenfassen, entstünde ein künstlicher Verbesserungsanschein. Lassen Sie die Freigabe auch nicht deshalb aus dem zweiten Diagramm weg, weil sie im selben System stattfindet.
Bei einer abgeschlossenen Veränderung benennen Sie die verglichenen Zeiträume oder Versionen. Für diesen noch nicht umgesetzten Vorschlag lauten die Bezeichnungen „Bisheriger Ablauf“ und „Vorgeschlagener Ablauf“. Damit erkennt das Publikum, ob es einen Entwurf beurteilt oder ein Ergebnis betrachtet.
Diese Unterscheidung gilt ebenso für andere Vergleiche. Zeigen Sie bei einer überarbeiteten Webseite denselben Seitenbereich in vergleichbarer Größe, bei einem renovierten Raum eine vergleichbare Perspektive. Diagramme müssen dieselben Einheiten verwenden und Änderungen der Messung erklären. Ist ein fairer Abgleich unmöglich, erläutern Sie den Unterschied direkt an der Abbildung.
Ordnen Sie die sechs Tätigkeiten den vier neuen zu
Bei zwei getrennten Listen muss das Publikum selbst erkennen, welche Tätigkeiten bleiben. Eine Zuordnung macht die Veränderung ausdrücklich sichtbar:
| Bisherige Tätigkeit | Vorgeschlagene Entsprechung | Veränderung |
|---|---|---|
| 1. Formular ausfüllen | 1. Direkt im System einreichen | Der Antrag entsteht im System, in dem auch die Prüfung stattfindet. |
| 2. Formular per E-Mail senden | Keine gesonderte Tätigkeit | Die E-Mail-Übergabe entfällt. |
| 3. Antrag erneut eingeben | Keine gesonderte Tätigkeit | Die Koordination kopiert die Angaben nicht mehr. |
| 4. Antrag prüfen | 2. Antrag prüfen | Die Prüfung bleibt erhalten. |
| 5. Antrag freigeben | 3. Antrag freigeben | Die Freigabe bleibt erhalten. |
| 6. Person benachrichtigen | 4. Person benachrichtigen | Die Benachrichtigung bleibt erhalten. |
Verteilen Sie den bisherigen Ablauf auf der Folie auf sechs Positionen. Richten Sie die vorgeschlagene Einreichung an der ersten Position aus und die drei beibehaltenen Tätigkeiten an ihren bisherigen Gegenstücken. Lassen Sie beschriftete Lücken für E-Mail und erneute Eingabe. Diese Lücken erklären den Unterschied. Vier Kästen über die ganze Zeile zu strecken, würde die Zuordnung verschleiern.
Markieren Sie die geänderte Einreichung mit einer Akzentfarbe und entfallende Tätigkeiten mit einer anderen, zurückhaltenden Kennzeichnung. Beibehaltene Tätigkeiten bleiben visuell gleich. Ergänzen Sie Text, damit die Bedeutung auch im Graustufenausdruck und für Menschen mit eingeschränkter Farberkennung erhalten bleibt.
Trennen Sie den Entwurf von gemessenen Ergebnissen
Das Ablaufdiagramm belegt eine Veränderung des Entwurfs: Zwei Tätigkeiten entfallen. Es belegt keine Leistungsverbesserung. Trennen Sie beides in der Präsentation, statt einen unbelegten Nutzen in die Überschrift und die Einschränkung ins Kleingedruckte zu setzen.
| Aussage | Status im Beispiel |
|---|---|
| Gesonderte E-Mail-Übergabe und doppelte Eingabe entfallen. | Durch die Zuordnung im vorgeschlagenen Ablauf sichtbar. |
| Prüfung und Freigabe bleiben erhalten. | In beiden Ablaufzeilen dargestellt. |
| Anträge werden früher entschieden. | Nicht gemessen; dafür braucht es einen Zeitvergleich. |
| Es gehen weniger unvollständige Anträge ein. | Nicht gemessen; direkte Einreichung allein belegt keine Vollständigkeit. |
Diese Unterscheidung hilft bei der Entscheidung. Das Team kann einen Pilotversuch für einen einfacheren Ablauf freigeben, ohne an ein noch nicht vorhandenes Ergebnis glauben zu müssen. Gleichzeitig wird eine praktische Voraussetzung sichtbar: Jemand muss Pflichtfelder, Einreichungsrechte und den Weg von Ausnahmen zur prüfenden Person festlegen.
Erwecken Sie nicht den Eindruck, die Änderung des Diagramms löse diese betrieblichen Fragen. Unterstützt das System keine direkte Einreichung, braucht der vorgeschlagene erste Schritt eine andere Umsetzung.
Behandeln Sie die Messung getrennt vom Ablaufdiagramm
Lassen Sie geplante Messungen aus dem Ablaufdiagramm heraus. Geben Sie ihnen eine eigene Folie, wenn sie diskutiert werden müssen, oder stellen Sie die beiden Pilotkennzahlen neben die erbetene Entscheidung. Das Publikum muss unterscheiden können, was das Diagramm zeigt und was der Pilot erst prüfen soll.
Definieren Sie im Antragsbeispiel die verstrichene Zeit von der ersten Einreichung bis zur dokumentierten Entscheidung. Damit messen Sie die Entscheidungsdauer, nicht die Vorbereitungszeit oder die Verzögerung bis zum Eingang der Benachrichtigung. Erfassen Sie auch Anträge, die am Ende des Beobachtungszeitraums noch offen sind. Ein unerklärtes Ausschließen könnte den Prozess schneller erscheinen lassen. Erfassen Sie außerdem, ob die erste Einreichung alle für die Prüfung nötigen Angaben enthält.
Vergleichen Sie ähnliche Antragstypen und machen Sie Unterschiede der Auslastung sichtbar. Eine ruhige Woche mit einfachen Anträgen ist kein fairer Vergleich zu einer arbeitsreichen Woche mit komplexen Fällen. Nennen Sie bei einer typischen Dauer die verwendete statistische Zusammenfassung und genügend Kontext, um weiterhin sehr lange Fälle erkennen zu können.
Auch eine nach Einführung gemessene Verbesserung braucht eine vorsichtige Formulierung. Gleichzeitig könnten Personal- oder Regeländerungen erfolgt sein. Sie können den beobachteten Unterschied berichten, ohne ihn ausschließlich dem neuen Ablauf zuzuschreiben.
Die zweite Folie kann daher lauten: „Pilotfrage: Verkürzt die direkte Einreichung die Entscheidungsdauer, ohne unvollständige Anträge zu vermehren?“ Das ist ein hilfreicher, prüfbarer nächster Schritt und kein Einsparversprechen.
Stellen Sie die Veränderung in einer kurzen Folge vor
Für die Diskussion dieses Vorschlags eignen sich drei Folien mit unterschiedlichen Aufgaben:
- Heutige Reibung: zeigen, wo das Formular übergeben und kopiert wird. Zusätzliche Bearbeitung erklären, ohne Fehlerquoten oder Beschwerden zu erfinden.
- Vorgeschlagene Änderung: die ausgerichtete Zuordnung von sechs zu vier Tätigkeiten zeigen. Entfallende Tätigkeiten sowie erhaltene Prüfung und Freigabe benennen.
- Entscheidung: um einen Pilotversuch zur direkten Einreichung bitten, eine verantwortliche Person benennen und die beiden zu beobachtenden Ergebnisse angeben.
Ist die Änderung bereits umgesetzt und gemessen, kann die dritte Folie stattdessen Ergebnisse, Daten, betrachtete Gruppe und verbleibende Grenzen zeigen. Ein Vorschlag und eine Ergebnisauswertung sollten sichtbar verschieden sein.
Für einen Vergleich auf einer einzigen Folie behalten Sie die beiden Zustandsbezeichnungen, die ausgerichtete Darstellung, die konkrete Überschrift und einen kurzen Satz zur Beleglage bei. Hier lautet er: „Vorgeschlagener Ablauf; Entscheidungsdauer und Vollständigkeit sind noch nicht gemessen.“ Er gehört hierher, weil er die Interpretation genau dieses Diagramms verändert.
Erstellen Sie die Folien aus der Vergleichsbeschreibung
Notieren Sie gemeinsame Start- und Endpunkte, die sechs bisherigen und vier vorgeschlagenen Tätigkeiten sowie die genaue Aussage. Mit Presenti können Sie diese Gliederung in einen bearbeitbaren Folienentwurf umwandeln und anschließend das Vergleichslayout anpassen.
Behalten Sie „bisherig“ und „vorgeschlagen“ im Entwurf bei, lassen Sie die weiterhin nötigen Kontrollen sichtbar und entfernen Sie erfundene Prozentwerte oder Zeitersparnisse. Die fertige Präsentation sollte eine überprüfbare Veränderung zeigen: Was entfällt, was bleibt und wofür fehlen noch Belege?
