Eine Projekt-Kickoff-Präsentation sollte dem Team einen gemeinsamen Leistungsumfang, klare Verantwortlichkeiten und einen ersten Prüfpunkt geben. Nutzen Sie das Treffen für Entscheidungen, die die nächsten Arbeiten beeinflussen – nicht, um den gesamten Projektplan vorzulesen. Eine knappe Agenda und ein sichtbares Entscheidungsprotokoll sind hilfreicher als viele Hintergrundfolien.
Betrachten wir ein fiktives internes Antragsportal. In der ersten Version sollen Beschäftigte Ausstattungs- und Reiseanträge stellen können; zuständige Personen können sie genehmigen oder zurückgeben. Beim Kickoff muss geklärt werden, ob auch Zugriffsanträge zu dieser Version gehören.
Aus der folgenden Agenda und Umfangstabelle können Sie mit Presenti einen Kickoff-Folienentwurf aus Text erstellen. Ergänzen Sie vorher die tatsächlichen Projektangaben. Halten Sie die Entscheidungen anschließend in den Folien oder im Entscheidungsprotokoll des Teams fest.
Eine anpassbare Agenda für 30 Minuten
Versenden Sie die Agenda vorab mit einem kurzen Projektüberblick. Die Teilnehmenden sollten wissen, welche Entscheidung ihre Beteiligung erfordert und welche Angaben nur der Orientierung dienen. Wenn Sie für eine offene Frage fünfzehn Minuten benötigen, räumen Sie ihr diesen Platz ein, statt sie unter Vorstellungsrunden zu begraben.
| Zeit | Diskussion | Ergebnis |
|---|---|---|
| 00:00–04:00 | Warum es das Projekt gibt und wem es dient | Ein gemeinsam festgehaltener Projektzweck |
| 04:00–12:00 | Grenze der ersten Version und Entscheidung zu Zugriffsanträgen | Enthaltene, ausgeschlossene und offene Punkte dokumentiert |
| 12:00–18:00 | Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse | Verantwortliche für Umsetzung, Abnahme und die offene Abhängigkeit |
| 18:00–25:00 | Erster Prüfpunkt und seine Voraussetzungen | Ergebnis, Abnahmekriterium und Zieltermin |
| 25:00–30:00 | Entscheidungen vorlesen und nächste Schritte bestätigen | Entscheidungsprotokoll und nächster Besprechungstermin |
Dieser Ablauf ist ein Beispiel, keine allgemeingültige Vorgabe. Bei einem unternehmensübergreifenden Projekt können separate Termine für Verträge, Sicherheit oder technische Gestaltung nötig sein. Benennen Sie diese Treffen, statt den Kickoff zu einem Workshop für sämtliche Fragen auszudehnen.
Machen Sie die Umfangsentscheidung sichtbar
„Ein Antragsportal bauen“ lässt zu viel Interpretationsspielraum. Zeigen Sie die Grenze der ersten Version auf einer Folie und führen Sie die offene Entscheidung in einer eigenen Zeile auf. Das fiktive Team beginnt mit diesen Angaben:
| Punkt | Ausgangslage | Zu entscheiden |
|---|---|---|
| Ausstattungsantrag | Erste Version | Pflichtfelder und zuständige Genehmigungsrolle |
| Reiseantrag | Erste Version | Übergabe der Genehmigung an die Finanzabteilung |
| Zugriffsantrag | Offen | Manuelle Genehmigung aufnehmen oder zurückstellen, bis die Identitätsintegration geklärt ist? |
| Automatische Bereitstellung | Außerhalb der ersten Version | Keine Zusage in diesem Kickoff |
Der Sponsor entscheidet, Zugriffsanträge zurückzustellen, weil das übernehmende Team und die Integrationsarbeit noch nicht feststehen. Dokumentieren Sie Entscheidung und Grund: „Zugriffsanträge sind aus Version eins ausgeschlossen; IT schätzt den Aufwand vor der nächsten Umfangsbesprechung.“ Machen Sie aus „zurückgestellt“ auf einer späteren Folie nicht „demnächst verfügbar“.
Ersetzen Sie das Organigramm durch drei Verantwortungsfragen
Benennen Sie, wer die Arbeit steuert, wer das Ergebnis abnimmt und wer den Umfang ändern darf. Hier koordiniert die Umsetzungsleitung die Entwicklung; die Betriebsleitung nimmt das Pilotprojekt anhand der Kriterien ab; der Sponsor entscheidet, ob ein neuer Antragstyp den Umfang der ersten Version verändert. Eine Kontaktperson aus der Finanzabteilung liefert die Reisegenehmigungsregeln, wird dadurch aber nicht automatisch Projektverantwortliche.
Wenn Sie RACI verwenden, schreiben Sie die konkrete Handlung neben die Kürzel. „Accountable: Sponsor“ ist weniger aussagekräftig als „Der Sponsor genehmigt Änderungen am Umfang der ersten Version“. Nennen Sie bei Abhängigkeiten auch die Person, die die Leistung übernimmt – nicht nur diejenige, die sie anfordert.
Die PMI-Anleitung zum Projektstart behandelt Ziele, eingeschlossenen und ausgeschlossenen Umfang, Strategie, Risiken, Annahmen und Aufgabenverantwortung. Eine Kickoff-Präsentation bringt diese Themen ins Gespräch; sie ersetzt weder die Projektfreigabe noch einen detaillierten Plan.
Definieren Sie, was der erste Prüfpunkt zeigen soll
Der erste Prüfpunkt ist ein Test des Ausstattungsantrags, nicht „Prototyp fertig“. Eine am Pilotprojekt beteiligte Person muss einen Antrag stellen können, eine genehmigende Person muss ihn mit Begründung zurückgeben können, und der Antragsteller muss das Ergebnis wiederfinden. Die Betriebsleitung beobachtet den Test und entscheidet, ob der Ablauf für einen kleinen Pilotbetrieb bereit ist.
Schreiben Sie die Voraussetzung neben den Termin: Die Finanzabteilung liefert die Genehmigungsregel, IT stellt Testkonten bereit. Kommt eines davon zu spät, bespricht das Team den Prüfpunkt neu, statt die Testzeit stillschweigend zu verkürzen. Verwenden Sie bei späteren Meilensteinen dieselbe Verbindung aus Ergebnis und Abnahme. Bevor Sie diesen Prüfpunkt verbindlich zusagen, kann eine Präsentation zur Kapazitätsplanung den Arbeitsbedarf und die tatsächlich verfügbaren Stunden des Teams gemeinsam sichtbar machen.
Lesen Sie dieses Entscheidungsprotokoll zum Abschluss vor
Die vortragende Person kann das Treffen mit folgendem, während der Besprechung ausgefülltem Protokoll schließen:
Entscheidung: Version eins umfasst Ausstattungs- und Reiseanträge. Ausgeschlossen: Zugriffsanträge und automatische Bereitstellung. Grund: Zuständigkeit und Integrationsaufwand für Zugriffsanträge sind offen. Nächste Aufgabe: IT schätzt den Zugriffsantragsweg für die nächste Umfangsbesprechung. Erster Prüfpunkt: Einen Ausstattungsantrag stellen, zurückgeben und wiederfinden. Abnahmeverantwortung: Betriebsleitung. Abhängigkeiten: Testkonten und Genehmigungsregeln der Finanzabteilung. Nächste Besprechung: [Datum und verantwortliche Person].
Versenden Sie das Protokoll nach dem Treffen zusammen mit den Folien. Neue Teammitglieder sollten die vereinbarte Grenze von Ideen unterscheiden können, die nur besprochen wurden. Ändert sich etwas, ergänzen Sie die Entscheidung um Grund und Verantwortlichen, statt die Vorgeschichte zu löschen.
Erstellen Sie die Kickoff-Präsentation in Presenti aus Agenda, Umfangstabelle und Prüfpunkt. Ein hilfreicher Foliensatz dient dem Team noch bei der ersten Umfangsfrage – er sieht nicht nur während des Treffens gut aus.
