Finanzberichte präsentieren: Kennzahlen verständlich visualisieren

Eine Finanzpräsentation soll zeigen, wie sich das Geschäft entwickelt hat, welche Abweichungen wichtig sind und welche Entscheidungen anstehen. Dafür benötigen Sie verlässliche Zahlen, einheitliche Definitionen und eine verständliche Darstellung.

Dieser Leitfaden erklärt die Auswahl von Diagrammen und einen möglichen Ablauf mit Presenti. Ein KI-generierter Foliensatz ist ein Entwurf: Zahlen, Aussagen und gegebenenfalls regulatorisch relevante Inhalte müssen von den zuständigen Personen geprüft werden.

Teil 1: Die Aussage des Finanzberichts festlegen

Ein Bericht kann Ist-Werte, Planabweichungen und Erwartungen verbinden. Trennen Sie diese Ebenen sichtbar und erläutern Sie, welche Aussagen belegt sind und welche auf Annahmen beruhen.

Kennzahlen für das jeweilige Publikum erläutern

Unterschiedliche Empfänger benötigen unterschiedliche Details. Erläutern Sie Fachbegriffe und zeigen Sie, welche Kennzahl für die jeweilige Entscheidung relevant ist.

Ein Diagramm kann etwa Kostenentwicklungen oder Margenunterschiede sichtbar machen. Es erklärt jedoch nicht automatisch deren Ursache; prüfen Sie die zugrunde liegenden Daten und mögliche weitere Einflussfaktoren. Das Data Storytelling für Marktforschungsdaten zeigt an einem Befragungsbeispiel, wie beobachtete Unterschiede und mögliche Erklärungen getrennt bleiben.

Kognitive Überlastung der Entscheidungsträger

Beginnen Sie mit einer klaren Aussage und zeigen Sie die dafür nötigen Werte. Zusätzliche Aufschlüsselungen können Sie in einem Anhang bereitstellen.

Reduzieren Sie dekorative Elemente, ohne relevante Vergleichswerte oder Einschränkungen zu entfernen. Die Aussage sollte erkennbar sein; für komplexe Sachverhalte braucht das Publikum dennoch eine Erklärung.

Teil 2: Geeignete Diagramme für Kennzahlen wählen

Wählen Sie den Diagrammtyp nach der Beziehung, die Sie zeigen möchten: Veränderung, Zusammensetzung oder Zusammenhang. Beschriften Sie Einheit, Zeitraum und Datenquelle.

Was die Diagramme zeigen

Drei mögliche Darstellungen sind:

1. Wasserfalldiagramm: Es zeigt, wie einzelne positive und negative Beiträge einen Ausgangswert in einen Endwert überführen, etwa bei einer EBITDA-Überleitung. Die Summe der Beiträge muss rechnerisch passen. Die Grafik zeigt die verwendete Zerlegung; ob ein Beitrag eine Ursache erklärt, hängt von der zugrunde liegenden Analyse ab.
2. Treemap: Rechteckflächen können Anteile innerhalb einer Hierarchie darstellen, beispielsweise Umsatzanteile nach Geschäftseinheit und Produktgruppe. Für genaue Größenvergleiche sind Balken oder Tabellen oft leichter zu lesen. Verwenden Sie klare Beschriftungen und vermeiden Sie zu viele kleine Flächen.
3. Streudiagramm: Es stellt zwei numerische Größen gegenüber, etwa Umsatz und prozentuale Marge je Kunde. Auffällige Punkte können Anlass für eine weitere Analyse sein; die Darstellung allein erklärt weder Risiko noch Ursache.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Vermeiden Sie unnötige 3D-Effekte, die Größenverhältnisse schwerer vergleichbar machen. Prüfen Sie Achsen, Skalen und die Auswahl des dargestellten Zeitraums.

Verwenden Sie Farben mit einer klaren Bedeutung, die Sie im Bericht beibehalten. Rot und Grün sind keine universell eindeutigen Signale; ergänzen Sie Statusangaben durch Text, Vorzeichen oder Symbole.

Teil 3: Mit Presenti einen geprüften Folienentwurf vorbereiten

Wenn die freigegebenen Berichtsdaten vorliegen, kann ein Folienentwurf die Aufbereitung unterstützen. Behalten Sie die Originalunterlagen als Vergleichsgrundlage und legen Sie fest, wer Zahlen und Kommentare prüft.

Was ein KI-Entwurf beitragen kann

Presenti erstellt Folienentwürfe aus einem Thema oder unterstützten Dateien. Der kostenlose Tarif umfasst begrenztes KI-Guthaben und Markdown-/Xmind-Import. Word, PDF und TXT sowie PPTX/PDF-Export gehören zu kostenpflichtigen Tarifen.

Vier Ausgangspunkte für einen Folienentwurf

So integrieren Sie Presenti in Ihren Workflow:

1. Bericht importieren: Verwenden Sie einen freigegebenen Bericht oder Auszug im unterstützten Word- oder PDF-Format. Prüfen Sie vor dem Hochladen, welche Inhalte für den verwendeten Dienst zugelassen sind.

   Vergleichen Sie den Entwurf mit der Quelle. Kontrollieren Sie insbesondere Vorzeichen, Dezimal- und Tausendertrennzeichen, Währungen, Einheiten, Perioden sowie ausgelassene Fußnoten. Ein Dateiimport garantiert keine korrekte Zahlenübernahme.

2. Thema und Anforderungen angeben: Beschreiben Sie den gewünschten Aufbau, etwa „Jahresüberblick mit Umsatz, Marge, Cashflow, Planabweichungen und offenen Entscheidungen“. Geben Sie die freigegebenen Zahlen und Annahmen mit; lassen Sie das Werkzeug keine Marktdaten oder Prognosen erfinden.
3. Freigegebene Notizen verwenden: Ordnen Sie Besprechungsnotizen zunächst nach Ergebnis, Begründung und nächster Aufgabe. Fügen Sie nur relevante, freigegebene Inhalte ein und prüfen Sie, ob die Zusammenfassung diese Unterscheidung beibehält.
4. Eine eigene Vergleichsgliederung verwenden: Für einen Unternehmensvergleich bereiten Sie eine eigene Gliederung aus öffentlich verfügbaren Berichten vor. Nennen Sie Quellen, Zeiträume und Kennzahlendefinitionen; gleich benannte Kennzahlen sind nicht automatisch vergleichbar.

Visuelle Vereinheitlichung (Funktion „Verschönern“)

Die KI-Funktion zur Überarbeitung von Folien kann einen neuen Gestaltungsentwurf für unterstützte PPTX-Inhalte erstellen. Prüfen Sie danach besonders Diagramme, Tabellen und Beschriftungen. Nicht jeder Diagrammtyp oder jedes Folienelement wird unverändert übernommen.

Teil 4: Einheitlich und nachvollziehbar gestalten

Eine einheitliche Gestaltung erleichtert den Vergleich von Berichtsabschnitten. Sie ersetzt weder die fachliche Prüfung noch die Begründung einer Entscheidung.

Eine lesbare Unternehmensvorlage wählen

Verwenden Sie eine freigegebene Unternehmensvorlage oder ein ruhiges Layout mit ausreichend Platz für Daten und Quellen. Prüfen Sie kleine Beschriftungen in der späteren Darstellungsgröße.

Erstellen Sie spezielle Diagramme gegebenenfalls in einer geeigneten Tabellen- oder Analyseanwendung und übernehmen Sie eine geprüfte Darstellung. Achten Sie darauf, dass Quelle, Einheit und Stand erhalten bleiben.

Logische Struktur vor allem anderen

Ein möglicher Aufbau beginnt mit der zentralen Aussage, gefolgt von den wichtigsten Belegen und den Details im Anhang. Bei einem Geschäftsüberblick können auf die Gesamtentwicklung die Geschäftseinheiten und anschließend offene Entscheidungen folgen.

Teil 5: Inhalt und Freigabe prüfen

Für die fachliche Freigabe sollten Sie neben der Gestaltung diese vier Bereiche prüfen.

1. Nachhaltigkeitsangaben richtig einordnen

Falls Ihr Unternehmen Nachhaltigkeitsangaben berichten muss oder freiwillig veröffentlicht, klären Sie den anwendbaren Rahmen und Berichtszeitraum mit den zuständigen Fachpersonen. Die Übersicht der Europäischen Kommission zur Nachhaltigkeitsberichterstattung dokumentiert Regeln und Änderungen zu CSRD und ESRS. Eine Präsentationsvorlage begründet keine Regelkonformität.

Stellen Sie finanzielle und nichtfinanzielle Kennzahlen mit ihren jeweiligen Definitionen, Einheiten und Grenzen dar. Zwei Entwicklungen nebeneinander belegen keinen ursächlichen Zusammenhang und ersetzen keine fachliche Wesentlichkeitsbeurteilung.

Verwenden Sie für unterschiedliche Messgrößen getrennte, eindeutig beschriftete Darstellungen, wenn eine gemeinsame Grafik missverständlich wäre.

2. Berechnungen verständlich erklären

Erläutern Sie Begriffe und Berechnungswege so, dass auch Empfänger außerhalb des Finanzbereichs die Aussage nachvollziehen können.

Zeigen Sie bei einer Überleitung zunächst Anfangs- und Endwert und erklären Sie anschließend die wichtigsten Beiträge.

Halten Sie die vollständige Berechnung im Anhang bereit. Vereinfachung darf nicht bedeuten, dass wesentliche Anpassungen oder Annahmen unsichtbar werden.

3. Datenrichtigkeit und Zugriff prüfen

Unterscheiden Sie Datenrichtigkeit von Vertraulichkeit und Zugriffsschutz. Beides braucht einen festgelegten Prüfprozess; ein automatischer Import ersetzt diese Kontrollen nicht.

Gleichen Sie importierte und geänderte Zahlen mit den freigegebenen Quellen ab. Dokumentieren Sie wesentliche Änderungen und lassen Sie den Foliensatz vor der Weitergabe fachlich freigeben.

4. Relevante Informationen auswählen

Wählen Sie die Kennzahlen nach der Aufgabe und dem Informationsbedarf aus. Es gibt keine allgemeine Vorgabe, dass ein Geschäftsjahr auf zehn Folien passen muss.

Prüfen Sie bei jeder Zusammenfassung, welche Aussagen weggelassen wurden. Ergänzen Sie relevante Risiken und Einschränkungen, auch wenn dadurch eine zusätzliche Folie nötig wird.

Eine Überleitung von 100 auf 82 nachvollziehbar erklären

Ein fiktiver interner Bericht zeigt eine vereinfachte Überleitung des Betriebsergebnisses: Geplant waren 100 TEUR, erreicht wurden 82 TEUR. Für dieses Rechenbeispiel sind Erlös- und Aufwandsbeiträge nach einer einheitlichen internen Definition abgegrenzt. Statt nur „18 % unter Plan“ auf die Folie zu schreiben, können Sie die Aufteilung der Abweichung zeigen:

Die vier Beiträge ergeben zusammen −18; damit stimmt die Überleitung rechnerisch mit 100 − 18 = 82 überein. Plan- und Ist-Wert sind Anfangs- und Endpunkt, keine zusätzlichen Veränderungsbeiträge. Wer alle Zeilen unbesehen als positive oder negative Bewegungen importiert, zählt die Gesamtsummen falsch mit.

Die Bezeichnungen müssen zur verwendeten Berechnung passen. Absatz- und Preisabweichungen dürfen nicht dieselbe Veränderung doppelt enthalten. Halten Sie die vollständige Berechnung mit ihren Definitionen im Anhang bereit. Ein rechnerisch passendes Wasserfalldiagramm belegt noch nicht, dass die gewählte Zerlegung die wirtschaftlichen Ursachen vollständig erklärt.

Für die Folie genügt zunächst eine Aussage wie „Mehr Personalaufwand und geringerer Absatz überwiegen den positiven Preisbeitrag“. Sie sollte nur verwendet werden, wenn die freigegebene Analyse genau diese Zuordnung trägt. Ergänzen Sie Zeitraum, Einheit und Quelle. In diesem Beispiel sind die Daten erfunden; in Ihrem Bericht stammen die Beiträge aus der abgestimmten Auswertung, nicht aus einem KI-Vorschlag.

Prüfen Sie die Darstellung auch ohne Farbe: Plus- und Minuszeichen sowie eindeutige Beschriftungen müssen die Richtung verständlich machen. Falls der gewählte Editor kein passendes Wasserfalldiagramm bietet, erstellen Sie die Grafik in einer geeigneten Anwendung und übernehmen Sie die geprüfte Darstellung. Eine Tabelle wie oben ist ebenfalls sinnvoll, wenn die Leser exakte Werte nachvollziehen müssen.

Bei der Übernahme in Presenti kontrollieren Sie insbesondere, ob aus „TEUR“ versehentlich „EUR“ geworden ist oder ein Minuszeichen fehlt. Erst nach diesem Abgleich sollten Sie über Kürzungen oder eine andere Anordnung entscheiden.

Fazit

Eine verständliche Finanzpräsentation verbindet überprüfte Zahlen mit einer nachvollziehbaren Aussage. Zeigen Sie Abweichungen und Annahmen offen und benennen Sie die Entscheidung, die aus der Analyse folgen soll.

Mit Presenti AI können Sie einen Foliensatz entwerfen und gestalten. Vergleichen Sie das Ergebnis mit den Quellen und geben Sie es erst nach der vorgesehenen fachlichen Prüfung weiter.