Convertir notas de reunión en una presentación no consiste en copiar cada frase en una diapositiva. Una buena presentación es un camino de decisión: qué se habló, qué se acordó, qué sigue incierto y qué debe ocurrir después.
Empieza con las notas como evidencia y usa después el flujo de Presenti para convertir texto en una presentación para proponer un esquema editable. Mantén las notas originales junto al borrador para poder revisar cada afirmación importante antes de presentar.
Encuentra la decisión dentro de las notas
Lee las notas una vez sin diseñar diapositivas. Marca cada frase como decisión, observación, pregunta abierta, acción o contexto. Así evitas que una discusión larga sobre opciones se convierta en una presentación que nunca pide elegir.
Por ejemplo, un equipo de producto pudo hablar de un piloto de informes de autoservicio. Las notas pueden incluir una audiencia propuesta, dos preguntas de datos sin resolver, una persona responsable de un prototipo y una solicitud para aprobar la prueba. La primera diapositiva debe pedir la decisión acotada del piloto, no repetir el título de la reunión.
| Tipo de nota | Qué extraer | Tratamiento en la diapositiva |
|---|---|---|
| Decisión | Qué se aprobó, rechazó o solicitó | Usarla como titular o diapositiva de decisión |
| Observación | Qué alguien vio, midió o comunicó | Mantener visibles la fuente y el alcance |
| Pregunta abierta | Qué aún necesita evidencia o una persona responsable | Mostrarla como riesgo o próxima investigación |
| Acción | Quién hará qué y cuándo si se conoce | Convertirla en un siguiente paso con responsable |
Elimina el ruido de la conversación sin quitar las condiciones
Las notas de reunión contienen repeticiones, fórmulas de cortesía y frases incompletas. Elimina esos detalles superficiales, pero conserva las condiciones que cambian el significado. «Avanzar si seguridad aprueba la fuente de datos» no equivale a «Avanzar». «La estimación está pendiente» no equivale a un coste.
Mantén un registro breve de evidencias mientras editas. Para cada cifra, anota la unidad, el periodo, el denominador y la frase de origen. Para cada recomendación, anota el supuesto que la hace razonable. Si la nota no aporta el dato, señala la carencia en lugar de inventar un detalle plausible.
Construye una historia de seis diapositivas con la misma fuente
Una presentación breve del resumen de la reunión puede seguir esta secuencia:
- Decisión solicitada: indicar la elección y el alcance de la aprobación.
- Qué provocó la conversación: mostrar el problema observado y sus límites.
- Qué aprendió el equipo: separar evidencias e interpretaciones.
- Opciones y compensaciones: comparar solo las opciones que el grupo puede aprobar.
- Riesgos abiertos: enumerar preguntas sin resolver, dependencias y responsables.
- Siguiente paso: indicar la acción, la persona responsable y el punto de revisión.
Usa un mismo ejemplo de origen en toda la secuencia. Si las notas dicen que 18 de 24 usuarios del piloto completaron una tarea y que 20 de 80 solicitudes carecían de un campo obligatorio, no combines las cifras en una única «tasa de adopción». Describen unidades distintas.
Ejemplo completo: de una nota a seis títulos de diapositiva
Este extracto ficticio de una reunión de producto sirve como fuente común para toda la presentación.
En una prueba interna, 18 de 24 participantes completaron la tarea de elaboración de informes. Por separado, en 20 de 80 solicitudes de asistencia faltaba un campo obligatorio. Mina preparará un prototipo. El equipo habló de una prueba piloto de dos semanas, pero seguridad aún no ha aprobado la fuente de datos y no se ha acordado un presupuesto. La próxima reunión es el lunes. No se decidió la fecha de inicio del piloto.
De estas notas salen seis diapositivas concretas:
- Decisión: aprobar un piloto de dos semanas solo cuando seguridad autorice la fuente de datos. No solicitar todavía un despliegue general.
- Motivo: las solicitudes incompletas generan consultas adicionales. Mostrar 20 de 80, sin convertirlo en una tasa de adopción.
- Resultado: 18 de 24 participantes completaron la tarea. Indicar que fue una prueba interna, no una medición de la adopción entre todos los clientes.
- Opciones: mantener el proceso actual o realizar el piloto limitado tras la aprobación. Comparar qué se aprendería con cada opción; el coste sigue sin determinarse.
- Dependencias: la aprobación de seguridad y el presupuesto están pendientes. No darlos por resueltos ni asignar responsables que no figuren en las notas.
- Siguiente acción: Mina prepara el prototipo para la reunión del lunes. El lunes es una revisión, no una fecha de lanzamiento inventada.
Ante otra audiencia, cambia el énfasis, no los hechos. La dirección puede necesitar primero la decisión sobre el piloto; el equipo de ejecución, el prototipo y sus dependencias. Ambas versiones deben conservar el presupuesto pendiente y la condición de aprobación.
Alinea lo que dices con lo que muestra la diapositiva
Escribe una frase hablada para cada diapositiva. Debe aportar contexto, no introducir una conclusión nueva. Si la diapositiva dice «la aprobación del piloto depende de una revisión de seguridad», la explicación no debe decir «el piloto está listo».
Pon el historial detallado de la conversación en un anexo o en notas enlazadas, no en texto diminuto en la diapositiva principal. La audiencia necesita ver primero el camino de decisión; quien necesite el registro completo puede consultar las notas y el anexo.
Da al borrador una entrada controlada
Pega un resumen limpio en lugar de una transcripción sin filtrar. Indica qué datos son ilustrativos, observados o todavía inciertos. Pide un esquema editable y marca las evidencias que faltan en lugar de pedir que el relato parezca completo.
Crea una presentación de resumen de reunión de seis diapositivas con las notas proporcionadas. Empieza por la decisión solicitada. Separa decisiones, observaciones, preguntas abiertas y acciones. Conserva cada unidad, denominador, condición e incertidumbre. No inventes una persona responsable, fecha, presupuesto ni resultado que no aparezca en las notas. Pon el historial detallado en un anexo. Termina con la siguiente acción y la pregunta que debe revisarse.
Revisa el esquema propuesto antes de dedicar tiempo al acabado visual. Comprueba que la primera diapositiva responde a lo que el grupo debe decidir, que cada cifra tiene una fuente y que ninguna pregunta abierta se ha convertido en una promesa.
