Una buena evaluación de proveedores no se limita a ordenar nombres. Explica qué criterios pesan, qué evidencias existen y qué falta comprobar. Para construir el relato, apóyate en una historia de datos para presentaciones (en inglés): plantea la decisión, muestra las pruebas y termina con una recomendación acotada.
Cuando hayas definido los motivos de la elección, las puntuaciones y las condiciones, usa la creación de presentaciones a partir de texto en Presenti para organizar un primer borrador de las diapositivas. La evaluación de los proveedores sigue siendo responsabilidad del equipo.
Define la decisión y el alcance
Empieza por la decisión que debe tomarse: elegir un proveedor, pasar a una siguiente revisión o detenerse por falta de evidencias. Anota la fecha de corte, el alcance y los requisitos no negociables. La comparación solo es justa cuando las ofertas cubren un alcance equivalente.
Reúne criterios y evidencias
Elige pocos criterios que cambien la decisión: coste total, capacidad de entrega, nivel de servicio, calidad y esfuerzo de integración. Separa lo que afirma la oferta de las pruebas, como referencias, documentos de SLA o resultados de una prueba. Si falta un dato, márcalo como «pendiente»; no lo conviertas automáticamente en cero.
Separa tipos de criterios
Divide los criterios en requisitos imprescindibles, criterios puntuables y preguntas abiertas. Un imprescindible puede descartar una oferta. Los criterios puntuables distinguen opciones aceptables; las preguntas necesitan respuesta antes de asumir un compromiso. Una puntuación total alta nunca debe ocultar un requisito fallido.
Un equipo que elige un socio para tramitar solicitudes de soporte podría exigir horarios acordados y un tratamiento aprobado de los datos de clientes. Calidad, esfuerzo de implantación, coste total e informes pueden puntuarse. Es un ejemplo ilustrativo; el equipo responsable debe definir sus requisitos reales.
Normaliza las ofertas
Comprueba moneda, impuestos, duración del contrato, volumen incluido, coste de puesta en marcha, renovación y exclusiones. Una cifra mensual puede parecer menor porque el alta o los excesos aparecen en otro lugar. Crea una fila por supuesto y una columna por proveedor; un dato ausente se mantiene ausente.
Muestra el escenario base y un cambio de demanda que el equipo considere plausible, e indica volumen y periodo. Así se ve qué opción es sensible al uso sin fingir que se conoce la demanda futura.
Haz visible la ponderación
Documenta el peso y la escala de cada criterio. Una matriz con valor bruto, peso y puntuación ponderada suele bastar. Enseña los dos criterios que más explican el resultado. Una breve prueba de sensibilidad responde: ¿cambiaría la recomendación si un peso razonable fuese distinto?
Este ejemplo ficticio permite comprobar el cálculo; no es una referencia del sector. La calidad del servicio pesa un 40 %, la implantación un 25 %, el coste un 20 % y los informes un 15 %. Multiplica cada puntuación por su peso expresado en decimal y suma las contribuciones. Los pesos suman el 100 % y el resultado permanece en la escala de 1 a 5.
En este ejemplo, una puntuación mayor representa un resultado más favorable: un coste comparable más bajo o una implantación más sencilla. Las puntuaciones no son importes ni días de trabajo.
| Criterio | Peso | Proveedor A: puntuación × peso | Proveedor B: puntuación × peso |
|---|---|---|---|
| Calidad del servicio | 40% | 4 × 0,40 = 1,60 | 3 × 0,40 = 1,20 |
| Implantación | 25% | 3 × 0,25 = 0,75 | 5 × 0,25 = 1,25 |
| Coste | 20% | 4 × 0,20 = 0,80 | 3 × 0,20 = 0,60 |
| Informes | 15% | 3 × 0,15 = 0,45 | 4 × 0,15 = 0,60 |
| Total ponderado | 100% | 3,60 | 3,65 |
Supongamos que, tras una prueba piloto, la puntuación de B en implantación baja de 5 a 4. Sin cambiar los pesos ni las demás puntuaciones, B pierde 1 × 0,25 = 0,25 puntos: 3,65 − 0,25 = 3,40. A mantiene sus 3,60 y pasa por delante. La ventaja inicial de 0,05 puntos depende, por tanto, de que las pruebas de implantación justifiquen ese punto adicional. La prueba piloto debe resolver esta cuestión antes de dar por definitivo el orden de los proveedores.
Haz trazable la evidencia
Para cada puntuación importante anota afirmación, fuente, fecha de comprobación y persona revisora. Usa etiquetas sencillas: confirmado en la oferta, observado en una demo, referencia de cliente o sin respuesta. Una referencia demuestra relevancia, no garantiza el mismo resultado; registra diferencias de escala, personal o integración.
Da a la recomendación una condición y un responsable, por ejemplo un piloto limitado si se confirma la cobertura de servicio y se resuelve el coste de alta. La reunión podrá registrar aprobación, rechazo o una petición concreta de más evidencia.
Convierte las brechas en preguntas
Cada evidencia pendiente o criterio muy ponderado debe producir una pregunta concreta: ¿quién entrega qué documento y cuándo? Para un SLA, pide método de medición, excepciones y escalado; para el coste, aclara volumen, duración y esfuerzo de cambio. Asigna responsable y fecha a cada pregunta.
Organiza una presentación breve
- Pregunta de decisión y fecha de corte
- Requisitos comparables y exclusiones
- Método y ponderación
- Resultado y aporte de cada criterio
- Riesgos, evidencias pendientes y sensibilidad
- Recomendación, preguntas y responsables
Usa la misma escala en todas las diapositivas y marca los datos de ejemplo como ilustrativos. Así el razonamiento se puede revisar sin explicación oral.
Explica lo que el resultado no demuestra
Una puntuación no garantiza el rendimiento futuro. Solo representa el método elegido y la evidencia disponible en la fecha de corte. En la última diapositiva separa recomendación, supuestos y hechos que aún deben verificarse.
