Convertir una hoja de cálculo en una presentación ejecutiva empieza por cuadrar las cifras, no por copiar el panel de control. Define qué cuenta cada indicador, calcula el resultado global a partir de los recuentos y separa los cambios de rendimiento de los cambios en la distribución de la actividad. Después, organiza las diapositivas alrededor de la decisión que los datos permiten tomar.
Esto es especialmente importante cuando el informe global parece contradecir los resultados regionales. En el ejemplo siguiente, ambas regiones mejoran su tasa de entregas puntuales, pero el total de la empresa baja. La presentación debe explicar esa aparente contradicción antes de proponer una actuación. Una vez validadas las cifras y las conclusiones, puedes convertir el guion en un borrador de diapositivas editable.
1. Define el alcance del indicador
Supongamos que un equipo de operaciones prepara una revisión trimestral. Quiere responder: «¿Por qué ha bajado nuestra tasa global de entregas puntuales y dónde debemos investigar?». Los números que siguen son un ejemplo ilustrativo, no resultados de clientes.
Cuenta los pedidos cuya fecha de entrega acordada cae dentro del trimestre, no los pedidos recibidos durante ese trimestre. Un pedido es puntual si se entrega a más tardar en la fecha acordada. Usa la misma definición y fecha de corte para ambas regiones. Si ha cambiado el tratamiento de las cancelaciones o de las fechas de entrega, concilia esas diferencias antes de comparar los periodos.
| Trimestre | Región | Pedidos previstos | Entregados a tiempo | Tasa |
|---|---|---|---|---|
| T2 | Norte | 800 | 760 | 95 % |
| T2 | Sur | 200 | 160 | 80 % |
| T3 | Norte | 400 | 388 | 97 % |
| T3 | Sur | 600 | 492 | 82 % |
Mantén estos cuatro registros en la tabla de origen. Calcula los totales en una zona aparte para que un gráfico o una tabla dinámica no sume por error las filas regionales y su subtotal. Guarda junto al análisis la versión del archivo, el nombre de la hoja, el rango elegido y la fecha de extracción.
2. Recalcula el total a partir de los pedidos
En el T2, la tasa de la empresa es (760 + 160) ÷ (800 + 200) = 92 %. En el T3 es (388 + 492) ÷ (400 + 600) = 88 %. La caída es de 4 puntos porcentuales, no del 4 %. La disminución relativa es aproximadamente del 4,35 %.
No hagas la media simple de los dos porcentajes regionales. Obtendrías un 87,5 % en el T2 y un 89,5 % en el T3: una subida. Ese cálculo responde a otra pregunta, porque da el mismo peso a la región pequeña y a la grande. La tasa global debe dar el mismo peso a cada pedido.
Si la tabla anterior empieza en A1 y los recuentos están en las columnas C y D, la fórmula del T2 es =(D2+D3)/(C2+C3). La del T3 es =(D4+D5)/(C4+C5). Muestra los resultados como porcentajes, pero conserva los valores sin redondear para los cálculos. Si el denominador es cero, indica «no disponible» en lugar de convertirlo artificialmente en un 0 %.
3. Separa el rendimiento de la distribución de pedidos
Norte mejora del 95 % al 97 % y Sur del 80 % al 82 %. Sin embargo, la proporción de pedidos de Sur pasa del 20 % al 60 %. Una parte mayor de la actividad se concentra ahora en la región con la tasa de puntualidad más baja.
Para mostrar este efecto, mantén la distribución del T2 y aplica las tasas regionales del T3: 80 % × 97 % + 20 % × 82 % = 94 %. Con la distribución anterior, las tasas regionales mejoradas producirían un 94 %, no el 88 % observado.
Así puedes construir una descomposición con un orden explícito: del 92 % al 94 % por los cambios de tasa con la distribución anterior, y del 94 % al 88 % por la nueva distribución con las tasas nuevas. Las aportaciones de +2 y −6 puntos suman los −4 puntos observados. Etiqueta el cálculo como «Tasas del T3 con distribución del T2», no como «Rendimiento esperado del T3». Es un escenario de comparación, no una previsión.
La aritmética explica la bajada del total. No explica por qué Sur tiene una menor tasa de entregas puntuales. La dotación de personal, la complejidad de los pedidos, las rutas y la fiabilidad de las fechas acordadas son posibles líneas de investigación, no causas demostradas.
4. Organiza el cálculo en cinco diapositivas
Empieza por la decisión que necesita tomar la dirección. No obligues a la audiencia a recorrer todas las hojas del archivo antes de entender por qué importan las cifras.
| Diapositiva | Mensaje | Qué mostrar |
|---|---|---|
| 1. Decisión | Investigar la mayor carga de Sur antes de elegir una medida. | Una revisión operativa propuesta de dos semanas, con responsable e información necesaria. |
| 2. Resultado global | La puntualidad total ha bajado del 92 % al 88 %. | Dos barras con etiquetas directas y las cifras 920/1.000 y 880/1.000. |
| 3. Resultados regionales | Ambas regiones mejoran 2 puntos porcentuales. | Barras agrupadas para Norte y Sur con la misma escala. |
| 4. Distribución de actividad | El peso de Sur pasa del 20 % al 60 %. | Dos barras apiladas al 100 % y una anotación sobre el 94 % con distribución constante. |
| 5. Próximo análisis | Identificar patrones de retraso antes de asignar más capacidad. | Un desglose solicitado por ruta, tipo de pedido y cambios de fecha, con una fecha de revisión. |
Usa un origen cero para las barras y distingue los trimestres mediante etiquetas, además del color. Deja la tabla completa y la descomposición del cálculo en un anexo. Si los valores exactos importan más que el patrón visual, la tabla de cuatro filas también es una buena diapositiva: no necesita transformarse en un gráfico decorativo.
5. Dale a la IA un guion validado, no un archivo sin contexto
Presenti puede convertir un esquema de texto en un borrador de diapositivas editable. Para esta tarea, realiza primero los cálculos en tu hoja y después proporciona como texto los valores aprobados y el mensaje de cada diapositiva. Este método no presupone que Presenti importe fórmulas de Excel ni que mantenga una conexión activa con el archivo.
Crea una presentación operativa de cinco diapositivas con el esquema anterior. Los datos son ilustrativos. T2: Norte 760/800, Sur 160/200, total 920/1.000. T3: Norte 388/400, Sur 492/600, total 880/1.000. Conserva todos los recuentos y porcentajes. Las dos tasas regionales suben 2 puntos porcentuales; la tasa global baja 4 puntos. Las tasas del T3 con la distribución del T2 dan un 94 %. Distingue ese escenario del 88 % observado. No inventes causas, referencias del sector, ahorros ni necesidades de personal. El próximo paso propuesto es una investigación de dos semanas, no una intervención ya aprobada.
Revisa primero los títulos generados. «Sur ha empeorado» contradiría la fuente. «Más personal devolverá la tasa al 92 %» introduciría un resultado no demostrado. Sustituye ambas formulaciones por las afirmaciones más acotadas que sí respalda el análisis.
6. Entrega una presentación que pueda actualizarse bien
Guarda la presentación editable junto a la versión exacta de la hoja utilizada. Para cada diapositiva cuantitativa, anota la hoja y el rango de origen, el periodo, la definición del indicador y si el gráfico es estático o está conectado a una fuente. No prometas una actualización automática sin probarla en el formato que realmente entregas.
Cuando llegue el siguiente trimestre, actualiza los recuentos antes que los títulos. Recalcula el total y el escenario comparativo y decide si la explicación original sigue siendo válida. Los datos nuevos pueden exigir otra recomendación, aunque el diseño de las diapositivas todavía funcione.
