Présenter le bilan moral et financier d’une association en AG

L’assemblée générale permet de rendre compte des activités de l’association et de discuter de ses orientations, selon les compétences prévues par les statuts. Le support doit aider les membres à comprendre les informations présentées et les décisions soumises au vote.

Pour préparer le rapport moral et la présentation financière, sélectionnez les messages essentiels et gardez les documents détaillés accessibles. Presenti peut proposer une première mise en page à partir de ces contenus.

Partie 1 : Adapter le support au fonctionnement de l’association

Commencez par les statuts, l’ordre du jour et les règles applicables à votre association. Les modalités de convocation, de vote, de quorum et de renouvellement des dirigeants ne sont pas identiques pour toutes les structures. Le diaporama doit suivre le déroulé retenu, sans remplacer les documents requis.

Évitez de projeter un rapport intégral ou un tableau trop dense. Affichez les points à expliquer, puis indiquez où consulter le détail. La lisibilité du support facilite la discussion ; elle ne démontre pas à elle seule la qualité de gestion.

Prévoyez des temps de questions, de remerciement et d’échange. Une présentation concise permet d’accompagner la réunion sans transformer les diapositives en texte à lire mot pour mot.

Partie 2 : Quatre usages de l’IA dans la préparation

L’IA peut aider à organiser les informations et à préparer le support. Voici quatre usages, avec les contrôles à garder à la charge de l’association.

1. Expliquer les chiffres. Un graphique peut montrer la répartition des recettes ou l’évolution des dépenses. Vérifiez les valeurs et les périodes avec le trésorier. L’objectif est de permettre aux membres de comprendre et de questionner les comptes, sans orienter artificiellement leur vote.

2. Présenter les actions de l’année. Reliez les activités aux objectifs de l’association, aux moyens mobilisés et aux résultats observés. Des photos autorisées et légendées peuvent illustrer ce travail. Faites aussi apparaître les difficultés et les actions non réalisées.

3. Harmoniser les diapositives. Un modèle commun aide à garder des titres, des couleurs et des légendes cohérents. Relisez le résultat, notamment les tableaux et les informations en petits caractères.

4. Vérifier le déroulé. Une trame générée peut servir de point de départ. Comparez-la à l’ordre du jour et aux statuts : l’IA ne peut pas garantir la validité de l’assemblée ou des résolutions.

Partie 3 : Préparer les contenus avec Presenti

Presenti permet de préparer un plan et une mise en page à partir des informations de l’association. Rassemblez les contenus validés avant de lancer la génération.

Essai et collaboration. Les crédits gratuits permettent un essai limité ; vérifiez les imports et les exports inclus dans l’offre. Les invitations à l’espace de travail et la collaboration en temps réel peuvent faciliter la préparation à plusieurs. Définissez les accès et la personne chargée de valider la version finale.

Choisir un point de départ. Vous pouvez utiliser les contenus déjà préparés par l’association :

1. Par sujet : demandez une trame, puis adaptez-la à l’ordre du jour réel.
2. Par fichier : importez une synthèse autorisée dans un format compatible avec votre offre. L’import de documents ou d’enregistrements dépend des fonctions et des limites disponibles.
3. Coller le texte : Vous avez votre discours ? Copiez-le, et l'IA le résume et le découpe intelligemment en diapositives.
4. Depuis un plan : utilisez les titres du rapport comme point de départ et vérifiez leur adaptation à l’oral.

Choisir les visuels. Utilisez un modèle adapté à la projection et vérifiez la remise en forme proposée. Pour les photos ou les illustrations générées, contrôlez les conditions d’utilisation. Une image générée ne doit pas être présentée comme une activité réellement organisée par l’association.

Partie 4 : Présenter le rapport moral et les activités

Le rapport moral explique les orientations et le sens des actions. Le rapport d’activité peut détailler leur réalisation. Adaptez les intitulés à vos pratiques et aux documents présentés en assemblée.

Étape 1 : préparer la source. Rassemblez le texte validé et sélectionnez les passages utiles à l’oral. Si votre offre permet l’import Word/PDF, choisissez Importer un fichier et respectez les limites affichées. Relisez ensuite le plan proposé : événements, adhésions, partenariats et difficultés, selon votre bilan réel.

Étape 2 : illustrer les actions. Résumez chaque activité avec son objectif, sa réalisation et son résultat. Ajoutez des photos autorisées de l’année. Vérifiez leur légende et leur recadrage pour ne pas masquer une information importante.

Étape 3 : harmoniser le support. Choisissez une présentation visuelle cohérente avec l’association. Après toute remise en forme, contrôlez les chiffres, les noms, les dates et la lisibilité des images.

Partie 5 : Présenter la situation financière

La présentation financière doit permettre de comprendre les comptes et les écarts importants. Faites valider les données et les explications par la personne responsable de la comptabilité.

Étape 1 : choisir les représentations. Utilisez un tableau lisible pour les montants précis et un graphique pour une comparaison utile. Un diagramme circulaire convient à une répartition simple dont les parts forment un total ; des barres facilitent la comparaison des dépenses sur plusieurs exercices. Vérifiez les données saisies ou importées dans l’éditeur.

Étape 2 : expliquer les principaux chiffres. Distinguez le résultat de l’exercice, la trésorerie et le budget prévisionnel. Présentez les variations importantes, les dépenses exceptionnelles et les financements attendus, sans confondre prévisions et montants acquis.

Étape 3 : contrôler avec les comptes. Comparez les totaux, les signes, les arrondis et les légendes aux documents comptables. En cas de correction tardive, mettez à jour toutes les copies diffusées. Une mise en page soignée ne remplace pas ce contrôle.

Partie 6 : Finalisation, Export et Diffusion

Préparez une version clairement identifiée pour la réunion et vérifiez les informations destinées à être partagées après celle-ci.

Le PPTX peut être utilisé dans PowerPoint si l’export est compris dans votre offre. Testez le fichier sur l’ordinateur de projection, notamment les polices et les médias. Une copie locale limite la dépendance à la connexion.

Un PDF peut servir à distribuer un support fixe, après vérification de son rendu. Pour les réseaux sociaux, préparez une sélection de visuels autorisés : les informations financières, les photos et les données personnelles diffusables en public peuvent différer de celles présentées aux membres.

Gardez une copie de secours du support et des documents utiles. Testez à l’avance la solution prévue si l’ordinateur ou la projection ne fonctionne pas.

Conclusion

Un diaporama d’assemblée générale doit rendre les activités et les comptes compréhensibles, tout en laissant du temps aux échanges et aux décisions.

Presenti peut vous aider à préparer ce support. Appuyez-vous sur les rapports validés, adaptez le plan à l’ordre du jour et relisez les chiffres avant de diffuser la version finale.