En janvier ou au retour des vacances d’été, une réunion de rentrée permet de faire le point et de préciser les priorités. Préparez-la en fonction de la situation réelle de l’équipe, des décisions à prendre et du temps disponible.
Cette liste vous aide à vérifier le contenu, le support et les échanges, y compris dans une réunion hybride. Presenti peut servir à préparer une première version des diapositives.
Partie 1 : La Check-list Stratégique : Définir le "Pourquoi" avant le "Quoi"
Avant d’ouvrir l’outil de présentation, définissez ce que les participants doivent comprendre, décider ou préparer à l’issue de la réunion.
1.1 Le cap est-il explicite ?
Présentez les priorités et leur lien avec le travail de l’équipe. Résumez-les simplement, puis expliquez les arbitrages et les responsabilités qui en découlent.
1.2 Les engagements pertinents sont-ils intégrés ?
Si des objectifs environnementaux, sociaux ou de qualité de vie au travail font partie de la feuille de route, indiquez les actions et les indicateurs associés. Appuyez-vous sur les engagements validés et les obligations réellement applicables à l’organisation.
1.3 Le contexte est-il à jour ?
Expliquez les changements qui affectent le plan : activité, ressources, outils ou contraintes externes. Distinguez les décisions prises des points encore incertains.
Partie 2 : Vérifier le plan et les décisions attendues
Un plan clair aide les participants à comprendre le lien entre le bilan, les difficultés et les actions proposées.
2.1 Le plan suit-il une progression utile ?
Vous pouvez organiser la réunion autour de trois étapes :
- La Situation (Ce qui est) : Un constat lucide et partagé.
- La Complication (Le défi) : Ce qui nous empêche d'avancer ou ce qui nous menace.
- La Résolution (La vision) : Votre plan pour 2026.
Cette progression permet de relier le constat aux actions proposées.
2.2 Le contenu tient-il dans le temps prévu ?
Privilégiez une idée principale par diapositive et placez les détails en annexe. Réservez une durée explicite aux échanges, puis chronométrez une répétition.
2.3 Les prochaines étapes sont-elles claires ?
Terminez par les décisions, les responsables et les échéances. Si vous attendez des retours, précisez le canal et la date de réponse.
Partie 3 : Préparer une première version avec Presenti
Presenti peut aider à préparer un plan et une mise en page à partir des informations que vous avez sélectionnées.
3.1 Qu'est-ce que Presenti ?
Il s’agit d’un outil de création de présentations assistée par IA. Les textes et les visuels proposés doivent être relus et adaptés à la réunion.
3.2 Les atouts majeurs pour votre réunion
- Crédits d’essai : l’offre gratuite permet de découvrir la génération dans une limite donnée. Vérifiez les crédits disponibles et les exports inclus dans votre offre.
- Modèles : choisissez une base lisible et adaptée aux contenus de la réunion, puis personnalisez-la.
- Génération Multimodale : C'est la force de frappe de l'outil. Vous pouvez créer une présentation professionnelle de quatre manières :
- Par Sujet : L'IA imagine le plan pour vous.
- Import de Fichier : Transformez un rapport PDF dense en visuels clairs.
- Coller du Texte : Convertissez vos notes en diapositives structurées.
- Lien/Plan : Générez du contenu à partir d'une URL.
- Remise en forme : l’outil de traitement d’un PPTX existant peut proposer une nouvelle mise en page. Comparez-la à l’original et vérifiez les objets après traitement.
Partie 4 : Tutoriel : Créer votre présentation de rentrée étape par étape avec Presenti
Imaginons que vous deviez présenter la "Feuille de route 2026" lors de votre prochaine réunion entreprise. Voici comment utiliser Presenti pour cocher toutes les cases de notre check-list.
Étape 1 : préciser la demande
Indiquez le public, la durée et les rubriques souhaitées. Par exemple : « Réunion de rentrée d’une entreprise de logistique : bilan, priorités environnementales validées, outils à déployer et décisions attendues. » Relisez le plan avant de poursuivre.
Étape 2 : ajouter les informations validées
Collez les résultats et les objectifs autorisés, ou importez un fichier compatible avec votre offre. Vérifiez les valeurs, les périodes et les unités dans les diapositives obtenues.
Étape 3 : choisir le modèle
Retenez une disposition adaptée aux tableaux, aux messages et aux éventuelles images. Ajustez-la à votre charte et contrôlez la lisibilité sur un écran de visioconférence comme à la projection.
Étape 4 : finaliser et tester
Comparez les dispositions proposées pour les diapositives trop chargées, puis vérifiez le résultat. Contrôlez les droits des images utilisées et testez le fichier ou le mode de présentation prévu.
Partie 5 : Préparer les échanges en salle et à distance
Préparez les modalités de participation au même titre que le support visuel.
5.1 Les échanges sont-ils organisés ?
Prévoyez des questions ou un temps de discussion adapté à l’objectif. Dans une réunion hybride, indiquez comment utiliser le chat ou la prise de parole de l’outil de visioconférence, et confiez à une personne le suivi des contributions à distance.
5.2 L’intervention a-t-elle été répétée ?
Préparez l’introduction, les transitions et la conclusion. Utilisez des notes de repère si nécessaire et entraînez-vous à expliquer les visuels sans lire tout le texte affiché.
Partie 6. Dernière vérification avant la réunion
- Contenu : les chiffres et les engagements ont-ils été validés ?
- Décisions : les choix attendus et les points ouverts sont-ils visibles ?
- Participation : les personnes à distance disposent-elles du même moyen de contribuer ?
- Technique : le son, le partage d’écran et la copie de secours ont-ils été testés ?
- Suivi : qui consignera les décisions et les actions à mener ?
Conclusion
Une réunion de rentrée utile donne des repères sur les priorités et permet aux participants de poser leurs questions. Vérifiez le contenu, la durée et les prochaines étapes avant de finaliser le support.
Presenti peut vous aider à préparer les diapositives. Gardez du temps pour leur relecture, le test technique et les échanges avec l’équipe.
