Préparer un audit Qualiopi consiste à vérifier les pratiques de l’organisme et les preuves correspondant aux exigences applicables. Un support visuel peut aider à retrouver les documents et à expliquer les processus, mais il ne remplace pas ces preuves. Voici comment organiser la préparation et, si cela vous est utile, mettre en page un support avec Presenti.
Partie 1 : Identifier les exigences applicables
Le référentiel national qualité comporte sept critères et trente-deux indicateurs, dont l’application dépend notamment des catégories d’actions concernées. Consultez le guide de lecture officiel et les modalités de votre audit pour identifier les attentes. Vérifiez la version applicable du guide et les précisions correspondant à votre activité.
Pour chaque indicateur applicable, rapprochez la pratique réelle des documents disponibles : information du public, analyse des besoins, adaptation de la prestation, moyens, compétences ou veille. Repérez les écarts et préparez les actions nécessaires. Le support de présentation peut servir de repère pour cette organisation.
Partie 2. Préparer un support de repérage avec Presenti
Si vous choisissez d’utiliser des diapositives, préparez une synthèse du fonctionnement et un accès aux pièces utiles. Presenti peut aider à la mise en page ; les crédits gratuits sont limités et les exports modifiables sont payants. Le plan d’audit et les demandes de l’auditeur guident les échanges.
Choisissez un modèle sobre, adapté aux explications et aux références documentaires. Plusieurs points de départ sont possibles :
- À partir d’un thème, demandez une trame puis remplacez les éléments génériques par les processus réellement appliqués.
- Importez notamment Markdown ou Xmind, ou Word, PDF et TXT avec une offre compatible. Certaines offres comprennent des conversions audio limitées ; vérifiez les autorisations et la synthèse.
- Vous avez la possibilité de coller directement un texte brut dans l'interface.
- Pour un Word structuré, comparez les titres et les informations conservées après conversion.
- Utilisez une page accessible par lien ou un plan, puis vérifiez les informations reprises et leur actualité.
Après génération, comparez le texte à vos procédures et à vos pratiques. Un schéma peut expliquer un processus, mais une illustration, même générée par IA, ne prouve pas sa mise en œuvre. Retirez les formulations générales qui ne correspondent pas à votre organisme.
Presenti propose notamment PNG, JPG, PDF et PPTX selon l’offre. Testez les liens et le rendu du format choisi. Pour le travail collaboratif, limitez l’accès aux personnes autorisées et vérifiez les conditions de traitement des dossiers contenant des données personnelles.
Partie 3 : Organiser les preuves et leur accès
Classez les documents pour les retrouver pendant l’audit : intitulés clairs, dates, versions et correspondance avec les indicateurs concernés. Un index ou un tableau peut suffire ; une présentation est une autre option si elle facilite votre navigation.
Vous pouvez associer les repères de preuve à des liens vers un stockage autorisé. Vérifiez les droits d’accès, la destination des liens et l’ouverture des fichiers depuis le matériel prévu. Préparez une solution de consultation adaptée si la connexion est indisponible. La rapidité d’ouverture ne démontre pas la conformité du contenu.
Adaptez l’organisation documentaire à la taille de la structure, tout en répondant aux exigences applicables. Une présentation doit décrire le fonctionnement réel ; l’utilisation d’un outil d’IA ne prouve ni la qualité ni la conformité des processus.
Partie 4 : Documenter les actions d’amélioration
Pour expliquer l’amélioration continue, reliez les retours recueillis, les difficultés constatées, les décisions prises et leur suivi. Selon le cas, des comptes rendus, des documents mis à jour ou des données peuvent montrer ce qui a changé.
Par exemple, après des retours sur l’accueil logistique, décrivez le problème, l’action réalisée et la manière dont ses effets ont été examinés. Si vous comparez des taux de satisfaction, donnez les périodes, les effectifs et la méthode ; une hausse ne prouve pas seule l’effet de l’action. L’éditeur de graphiques comprend une commande d’import de données : vérifiez les formats acceptés et les valeurs reprises.
Partie 5 : Préparer les échanges avec l’auditeur
Préparez les personnes qui participeront à l’audit : rôles, documents à retrouver et interlocuteurs à solliciter. L’auditeur évalue les éléments au regard du référentiel et des modalités applicables. Un déroulement connu aide à organiser les échanges, sans garantir l’absence de stress.
Écoutez la demande et répondez à partir des faits. Si une pièce demande une recherche, indiquez-le et convenez avec l’auditeur de la manière de la retrouver. Lorsqu’un écart est identifié, distinguez le constat, ses causes et les actions envisagées, puis suivez les modalités de traitement communiquées par le certificateur.
Partie 6 : Vérifier la cohérence des pratiques et des documents
Avant l’audit, vérifiez en particulier les points suivants dans vos documents et votre fonctionnement.
- Authenticité : présentez les documents réels, avec leurs dates et leurs versions. N’inventez pas de preuves ou d’actions et n’antidatez pas les registres pour combler un manque.
- Cohérence : un modèle de procédure doit être adapté au fonctionnement effectif. Vérifiez que les personnes concernées comprennent et appliquent ce qui est décrit, y compris si l’IA a aidé à rédiger.
- Sous-traitance et veille : identifiez les exigences applicables aux prestations confiées à des intervenants et conservez les éléments de suivi pertinents. Pour la veille, documentez les informations retenues et leur utilisation dans les actions ou les contenus, au-delà d’une simple liste d’abonnements.
Conclusion
Un audit se prépare avec des pratiques réelles, des documents cohérents et des preuves accessibles. Presenti peut aider à organiser un support de repérage. L’évaluation et la décision de certification reposent sur les exigences applicables et les éléments examinés, puis les éventuelles actions à mener doivent être suivies dans le temps.
