Diagramme in Präsentationen sinnvoll beschriften und erläutern

Eine hilfreiche Diagrammannotation zeigt dem Publikum, wohin es schauen soll und was die markierte Stelle bedeutet. Sie kann eine Veränderung zwischen zwei Punkten hervorheben, einen sinnvollen Vergleichswert einordnen oder erklären, warum eine Zahl noch vorläufig ist. Sie beantwortet eine Frage, die das Diagramm allein offenlässt.

Beginnen Sie mit der Frage und ergänzen Sie nur die Beschriftung, die zu ihrer Beantwortung nötig ist. Eignet sich das Diagramm selbst nicht, korrigieren Sie zuerst die Darstellung. Der Leitfaden zu klaren Folien und passenden Diagrammen erklärt, wie sich die Gestaltung nach dem Inhalt richtet. Ein Pfeil macht einen ungeeigneten Diagrammtyp nicht verständlich.

Wir verwenden eine fiktive Zeitreihe abgeschlossener Aufträge, um drei verschiedene Arten von Anmerkungen zu zeigen. Die Zahlen sind bewusst einfach: Sie können jede Beschriftung nachrechnen und das Vorgehen auf eigene Daten übertragen.

Formulieren Sie zuerst die Frage

„Das Diagramm soll auffallen“ ist ein Gestaltungswunsch, keine inhaltliche Fragestellung. Präzisieren Sie ihn: „Zwischen welchen Monaten war der Anstieg am größten?“ oder „In welchen Monaten lagen wir über dem Planungsziel?“ Dieselben Daten können beide Fragen beantworten, brauchen dafür aber unterschiedliche Markierungen.

Das Planungsziel beträgt in diesem Beispiel 120 abgeschlossene Aufträge pro Monat. Es ist eine vorgegebene Zielgröße, nicht der berechnete Durchschnitt der Reihe. Der Juni umfasst einen vollständigen Monat, seine Summe wird aber noch abgeglichen. Das ist etwas anderes als ein Zwischenstand innerhalb eines Monats, der nicht ohne Weiteres mit vollständigen Monaten vergleichbar wäre.

Schreiben Sie vor dem Einfügen von Formen und Beschriftungen einen einfachen Satz auf, den das Publikum verstehen soll. Brauchen Sie drei voneinander unabhängige Sätze, sind möglicherweise drei Ansichten besser als drei konkurrierende Hinweisfelder auf einer Folie.

Markieren Sie eine Veränderung mit beiden Endpunkten

Für die Frage nach dem stärksten Anstieg ist der Vergleich von März zu April relevant: von 108 auf 145, also 37 Aufträge mehr. Markieren Sie beide Endpunkte und platzieren Sie die Differenz in der Nähe des zugehörigen Abschnitts.

Eine genaue Beschriftung lautet „+37 Aufträge, März bis April“. „Starkes Wachstum“ sagt weniger aus, weil weder der Vergleich noch der Maßstab für „stark“ erkennbar wird. „37 %“ wäre falsch: 37 ist die Veränderung der Auftragszahl, nicht ihre prozentuale Veränderung.

Die übrigen Punkte sollten sichtbar bleiben. Dezentere Farben können den ausgewählten Vergleich hervorheben; verblassen die anderen Daten bis zur Unlesbarkeit, fehlt der Kontext. Das Publikum sollte weiterhin erkennen können, dass die Zahl von Februar zu März um zwei sank und von April zu Mai um fünf stieg.

Platzieren Sie die Beschriftung nahe an den betreffenden Punkten, ohne die Linie zu verdecken. Muss der Text weiter entfernt stehen, hilft eine kurze Verbindungslinie. Sie sollte am tatsächlichen Punkt oder Abschnitt enden, nicht ungefähr daneben, wo sie einen anderen Monat meinen könnte.

Die Überschrift darf lauten: „Von März zu April stieg die Zahl der Aufträge um 37.“ „Die Kampagne brachte 37 zusätzliche Aufträge“ erfordert dagegen Belege für diese Ursache. Zeitliches Zusammentreffen und eine Diagrammannotation weisen keinen ursächlichen Zusammenhang nach.

Beschriften Sie die Bedeutung des Vergleichswerts

Für die Frage „Lagen wir über dem Planungsziel?“ zeichnen Sie eine horizontale Linie bei 120 ein und beschriften sie mit „Monatsziel: 120 Aufträge“. Bedeutung und Einheit gehören dazu. Eine unbeschriftete gestrichelte Linie bei 120 könnte auch als Durchschnitt, Prognose oder Mindestwert verstanden werden.

Januar, Februar und März liegen darunter; April, Mai und der vorläufige Juniwert darüber. Das sind Beobachtungen aus dem Beispiel. Ob das Ziel angemessen war oder eine Überschreitung profitabel ist, lässt sich ohne weitere Informationen nicht aus dem Diagramm ableiten.

Unterscheiden Sie Vergleichslinie und Daten sowohl durch den Linienstil als auch durch die Farbe. Eine direkte Beschriftung erspart den ständigen Blickwechsel zur Legende. Platzieren Sie sie außerhalb des dicht belegten Bereichs, wenn sie sonst Werte verdeckt.

Ergänzen Sie nicht jeden verfügbaren Maßstab. Ziel, Vorjahresdurchschnitt, Prognose, Branchenvergleich und Konfidenzband können einzeln sinnvoll sein, zusammen aber die konkrete Frage verdecken. Zeigen Sie den für die aktuelle Entscheidung hilfreichen Vergleich; weitere wichtige Ansichten können auf eine ergänzende Folie.

Ordnen Sie Unsicherheit dem betroffenen Wert zu

Der Juniwert ist vorläufig. Dieser Status gehört direkt zum Juni, weil er die Interpretation dieses Punktes verändert. Ein offenes Punktsymbol, ein abweichend gezeichneter letzter Linienabschnitt und der Hinweis „Vorläufig“ können den Unterschied sichtbar machen. Die schriftliche Erklärung muss auch in Graustufen verständlich bleiben.

Der letzte Abschnitt darf nicht wie eine Prognose wirken, wenn er tatsächlich einen beobachteten, aber noch nicht endgültigen Wert zeigt. Beschreiben Sie den Unterschied genau: „Juni: 148 Aufträge; Abgleich noch offen.“ Machen Sie daraus nicht unbemerkt einen bestätigten Abwärtstrend.

Halten Sie Einschränkungen angemessen. Ist nur der Juni vorläufig, überzeichnet eine Warnung über dem gesamten Diagramm das Problem. Wäre dagegen im April die Zählweise geändert worden, beträfe das den zentralen Vergleich und müsste deutlicher erläutert werden. Platzieren Sie die Grenze dort, wo sie die Interpretation beeinflusst.

Lassen Sie den Daten Raum

Ein Hinweis sollte leichter lesbar sein als die Erklärung, die er ersetzt. Vermeiden Sie Absätze in engen Kästen, sich kreuzende Pfeile oder große Farbflächen über den Werten. Benötigt eine Aussage eine längere Einschränkung, halten Sie die Diagrammbeschriftung kurz und erklären Sie die Bedingung im danebenstehenden Folientext.

Verwenden Sie bei Vorher-nachher-Ansichten oder alternativen Markierungen dieselben Achsen. Die Beispiele oben zeigen denselben Zeitraum, dieselben Werte und dieselbe Skala. Ändern Sie gleichzeitig mit der Annotation den Maßstab, wird unklar, ob die sichtbare Veränderung aus den Daten oder der Gestaltung stammt.

• Direkte Beschriftung: eignet sich zum Benennen einer Reihe oder eines bestimmten Punkts.
• Verbindungslinie oder Klammer: eignet sich für einen Abschnitt oder den Vergleich zweier Stellen.
• Referenzlinie: zeigt ein dokumentiertes Ziel oder einen anderen klar definierten Maßstab.
• Abweichendes Punktsymbol mit Text: kennzeichnet einen Wert mit anderem Status.

Das sind Möglichkeiten, keine Anleitung, immer alle vier einzusetzen. Ein einfaches Balkendiagramm benötigt möglicherweise nur einen beschrifteten Balken und einen klaren Titel. Mehr Markierungen bedeuten nicht automatisch mehr Erklärung.

Stimmen Sie Diagramm, Titel und Vortrag aufeinander ab

Lesen Sie Titel, Annotation und Quellenhinweis gemeinsam. Stimmen Kennzahl, Zeitraum und Status überein? Aus „Aufträgen“ dürfen nicht „Kunden“, aus einem Ziel kein Ist-Ergebnis und aus einem vorläufigen Wert keine endgültige Leistungsaussage werden.

Ein geeigneter Arbeitsauftrag für dieses Beispiel lautet: „Zeige monatlich abgeschlossene Aufträge von Januar bis Juni. Behalte alle Werte und dieselbe Skala bei. Hebe auf dieser Folie den Anstieg von März zu April um 37 Aufträge hervor. Juni ist vorläufig. Leite keine Ursache für den Anstieg ab.“ So erhalten Gestaltung oder Entwurfswerkzeug eine präzise Aufgabe, ohne eine Erklärung erfinden zu sollen.

Sie können diese Angaben verwenden, wenn Sie mit Presenti aus Ihrem Text einen bearbeitbaren Folienentwurf erstellen. Liefern Sie die geprüften Werte und die gewünschte Aussage mit und kontrollieren Sie anschließend Diagramm und Beschriftungen. Daraus folgt nicht, dass das Werkzeug die gewünschte Annotation automatisch exakt umsetzt.

Für die übergeordnete Argumentation zeigt der Leitfaden zu Data Storytelling mit nachvollziehbaren Daten, wie Erkenntnisse mit einer Entscheidung verbunden werden. Die Annotation hat eine kleinere, wertvolle Aufgabe: Sie macht die relevante Stelle im Beleg leicht auffindbar und schwer missverständlich.