Wer für eine Besprechung schnell Folien erstellen muss, greift möglicherweise zu einem KI-Dienst. Enthält das Ausgangsmaterial interne Informationen oder personenbezogene Daten, muss vor dem Upload geklärt sein, ob dieser Einsatz zulässig ist. Der Datenschutz gehört deshalb zur Vorbereitung.
Entscheidend ist, welche Informationen Sie hochladen dürfen und welche Bedingungen für ihre Verarbeitung gelten. Klären Sie diese Fragen, bevor Sie mit Presenti AI oder einem anderen KI-Dienst einen Präsentationsentwurf erstellen.
Teil 1: Ausgangsmaterial und Freigaben klären
Eine Geschäftspräsentation kann interne Kennzahlen, Kundendaten oder geplante Produkte enthalten. Kennzeichnen Sie solche Informationen bereits im Ausgangsdokument und halten Sie sich an die Freigaberegeln Ihrer Organisation.
Ermitteln Sie vor dem Upload, welche Daten für den Vortrag tatsächlich benötigt werden. Entfernen Sie beispielsweise Namen und Kontaktdaten, wenn eine zusammengefasste Darstellung ausreicht.
Legen Sie fest, wer die Nutzung freigibt und wer das Ergebnis vor dem Teilen prüft. Eine übersichtliche Vorlage für diese Entscheidung lässt sich für spätere Präsentationen wiederverwenden.
Teil 2: Anbieterbedingungen und interne Vorgaben prüfen
Bei personenbezogenen Daten müssen die zuständigen Personen in Ihrer Organisation die Anforderungen an den vorgesehenen Einsatz prüfen. Der Produktname oder ein Werbeversprechen ersetzt diese Prüfung nicht.
Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie und die für Ihren Vertrag geltenden Vereinbarungen. Halten Sie offene Fragen zu Verarbeitung, Speicherorten, Unterauftragnehmern, Löschung und Modelltraining fest.
Für vertrauliche Kunden- oder Forschungsunterlagen können zusätzliche interne Vorgaben gelten. Besprechen Sie den konkreten Anwendungsfall mit den dafür zuständigen Personen.
Prüfen Sie außerdem, wer auf den erzeugten Entwurf und seine Freigabelinks zugreifen kann. Stimmen Sie den Verteiler auf den vorgesehenen Empfängerkreis ab.
Teil 3: Die Eignung von Presenti AI für den konkreten Einsatz prüfen
Presenti AI kann aus Texten und unterstützten Dateien einen Präsentationsentwurf erstellen. Beurteilen Sie die Eignung für interne Inhalte anhand der aktuellen Bedingungen und Ihres konkreten Einsatzes.
Fragen für die Auswahl des Dienstes:
- Verarbeitung und Speicherorte: Welche Angaben macht der Anbieter, und passen sie zu Ihren Anforderungen?
- Modelltraining: Was sagen die geltenden Bedingungen über die Nutzung Ihrer Eingaben aus?
- Nachvollziehbarer Inhalt: Können Sie die Aussagen des Entwurfs mit Ihren freigegebenen Quellen vergleichen?
- Zugriff: Wer darf die Präsentation öffnen, bearbeiten und weitergeben?
Teil 4: Vom freigegebenen Dokument zum geprüften Entwurf
Beginnen Sie mit freigegebenem Ausgangsmaterial und prüfen Sie den Entwurf vor dem Teilen. Der folgende Ablauf unterstützt diese Trennung von Materialauswahl, Gestaltung und Freigabe.
- Projektstart: Verwenden Sie das für Ihren Arbeitsablauf freigegebene Konto.
- Ausgangsmaterial: Laden Sie nur freigegebene Dokumente hoch und entfernen Sie nicht benötigte sensible Angaben.
- Gliederung: Prüfen Sie, ob der Entwurf die vorgesehenen Themen enthält und vertrauliche Details angemessen behandelt.
- Gestaltung: Wählen Sie ein lesbares Layout und kontrollieren Sie die Darstellung wichtiger Zahlen.
- Freigabe: Prüfen Sie die fertige Datei und ihren Empfängerkreis vor dem Versand.
Teil 5: Einen wiederverwendbaren Ablauf vereinbaren
Ein klar vereinbarter Ablauf erspart wiederholte Rückfragen. Halten Sie fest, welche Inhalte verwendet werden dürfen und welche zusätzlichen Freigaben erforderlich sind.
Für einen ersten Versuch eignet sich ein öffentliches oder ausdrücklich freigegebenes Dokument. So können Sie Struktur und Darstellung beurteilen, bevor Sie einen Einsatz mit vertraulichen Inhalten planen.
Bewahren Sie die freigegebene Ausgangsversion auf. So können Sie später nachvollziehen, welche Zahlen und Aussagen der Präsentation zugrunde liegen.
Fragen & Antworten
Was sollten Behörden vor der Nutzung klären?
Für Behörden entscheidet die zuständige Stelle, ob der Dienst für den vorgesehenen Zweck eingesetzt werden darf. Klären Sie die Anforderungen vor dem Upload.
Wo finde ich Angaben zur Datenverarbeitung?
Maßgeblich sind die aktuellen Vertrags- und Datenschutzunterlagen sowie die Einstellungen des konkreten Kontos. Fragen zu Speicherorten oder Modelltraining sollten vor dem Einsatz beantwortet sein.
Wie lassen sich Anbieter vergleichen?
Vergleichen Sie Anbieter anhand derselben Fragen: verarbeitete Daten, Vertragsbedingungen, Zugriffsrechte, Speicherorte und Löschung. Bewerten Sie zusätzlich, ob Import und Export für Ihren Arbeitsablauf geeignet sind.
Was ist beim Einsatz in größeren Organisationen wichtig?
Für größere Organisationen sind klare Zuständigkeiten wichtig: Wer darf den Dienst verwenden, welche Informationen sind freigegeben und wer prüft die Präsentation vor der Weitergabe? Halten Sie diese Entscheidungen nachvollziehbar fest.
Kann eine Fachabteilung ohne technische Hilfe beginnen?
Die Bedienung eines Tools und die Freigabe für interne Daten sind unterschiedliche Fragen. Holen Sie die nötige organisatorische Freigabe ein, auch wenn sich der Entwurf ohne technische Hilfe erstellen lässt.
Fazit
Starten Sie mit der Datenfreigabe, erstellen Sie dann den Entwurf und kontrollieren Sie anschließend Inhalt und Empfängerkreis. So bleibt nachvollziehbar, welche Unterlagen in die Präsentation eingeflossen sind.
