Eine gute Lieferantenbewertung zeigt nicht nur eine Rangfolge. Sie macht sichtbar, welche Kriterien gewichtet wurden, welche Nachweise fehlen und welche Entscheidung jetzt gebraucht wird. Für die Dramaturgie hilft eine Datenstory für Präsentationen (auf Englisch): erst die Frage, dann die belastbaren Belege und am Ende die begrenzte Empfehlung.
Wenn Auswahlbegründung, Bewertungen und Bedingungen feststehen, kannst du mit Text zu Präsentation in Presenti einen ersten Folienentwurf strukturieren. Die Lieferantenbewertung bleibt Aufgabe des Teams.
Ziel und Grenzen festlegen
Formuliere zuerst die Entscheidung: Soll ein Anbieter ausgewählt, in die nächste Prüfung übernommen oder wegen fehlender Nachweise zurückgestellt werden? Notiere den Bewertungsstichtag, den Geltungsbereich und die nicht verhandelbaren Anforderungen. Ein Vergleich ist nur fair, wenn die Angebote denselben Leistungsumfang abdecken.
Kriterien und Nachweise sammeln
Lege wenige, entscheidungsrelevante Kriterien fest, zum Beispiel Gesamtbetriebskosten, Lieferfähigkeit, Service-Level, Qualität und Integrationsaufwand. Trenne die Aussage des Angebots von belegten Nachweisen wie Referenzen, SLA-Dokumenten oder Testresultaten. Fehlende Informationen bekommen den Status „offen“ und werden nicht automatisch als null bewertet.
Anforderungen sauber trennen
Teile die Kriterien in Muss-Anforderungen, bewertete Kriterien und offene Fragen. Eine Muss-Anforderung kann ein Angebot ausschließen. Bewertete Kriterien unterscheiden akzeptable Optionen; offene Fragen brauchen eine Antwort, bevor eine Zusage entsteht. Ein hoher Gesamtwert darf nie ein verfehltes Muss verdecken.
Ein illustratives Team, das einen Partner für Kundenanfragen sucht, könnte vereinbarte Servicezeiten und einen freigegebenen Umgang mit Kundendaten als Muss definieren. Qualität, Einführungsaufwand, Gesamtkosten und Reporting wären bewertbar. Diese Werte sind nur ein Arbeitsbeispiel; die verantwortliche Fachstelle muss die echten Anforderungen festlegen.
Angebote normalisieren
Prüfe Währung, Steuern, Vertragsdauer, enthaltenes Volumen, Einführungsgebühr, Verlängerung und Ausschlüsse. Ein Monatsbetrag wirkt sonst günstiger, weil Onboarding oder Mehrmengen anderswo stehen. Erstelle pro Annahme eine Zeile und pro Anbieter eine Spalte; fehlende Antworten bleiben fehlend.
Zeige neben dem Basisszenario eine glaubwürdige Nachfrageänderung und schreibe Volumen und Zeitraum auf die Folie. So wird sichtbar, welches Angebot auf Nutzung reagiert, ohne eine unsichere Zukunft zu behaupten.
Gewichtung transparent machen
Dokumentiere pro Kriterium das Gewicht und die Skala. Eine einfache Matrix mit Rohwert, Gewicht und gewichteter Punktzahl reicht oft aus. Zeige neben dem Gesamtergebnis mindestens die zwei Kriterien, die es am stärksten beeinflussen. Eine kurze Sensitivitätsprüfung beantwortet: Würde sich die Empfehlung ändern, wenn ein Gewicht plausibel anders gesetzt wird?
Das folgende fiktive Beispiel zeigt die Rechnung; es ist kein Branchenmaßstab. Die Servicequalität erhält 40 %, die Einführung 25 %, die Kosten 20 % und das Reporting 15 %. Multipliziere jede Bewertung mit dem Gewicht als Dezimalzahl und addiere die Beiträge. Die Gewichte ergeben 100 %; der Gesamtwert bleibt auf der Skala von 1 bis 5.
In diesem Beispiel bedeutet eine höhere Bewertung ein günstigeres Ergebnis: bei den Kosten einen niedrigeren vergleichbaren Aufwand, bei der Einführung eine einfachere Umsetzung. Die Bewertungen sind weder Geldbeträge noch die Zahl der Arbeitstage.
| Kriterium | Gewicht | Anbieter A: Bewertung × Gewicht | Anbieter B: Bewertung × Gewicht |
|---|---|---|---|
| Servicequalität | 40% | 4 × 0,40 = 1,60 | 3 × 0,40 = 1,20 |
| Einführung | 25% | 3 × 0,25 = 0,75 | 5 × 0,25 = 1,25 |
| Kosten | 20% | 4 × 0,20 = 0,80 | 3 × 0,20 = 0,60 |
| Reporting | 15% | 3 × 0,15 = 0,45 | 4 × 0,15 = 0,60 |
| Gewichteter Gesamtwert | 100% | 3,60 | 3,65 |
Angenommen, die Bewertung für die Einführung bei B sinkt nach einem Pilotprojekt von 5 auf 4. Bei unveränderten Gewichten und sonstigen Bewertungen verliert B 1 × 0,25 = 0,25 Punkte: 3,65 − 0,25 = 3,40. A bleibt bei 3,60 und liegt nun vorne. Der ursprüngliche Vorsprung von 0,05 Punkten hängt also davon ab, ob die Nachweise für die Einführung diesen zusätzlichen Punkt rechtfertigen. Genau diese Frage sollte das Pilotprojekt klären, bevor das Team die Rangfolge als gesichert behandelt.
Nachweise rückverfolgbar machen
Halte für jeden wichtigen Wert Aussage, Quelle, Prüfdatum und prüfende Person fest. Kennzeichne „im Angebot bestätigt“, „in der Demo beobachtet“, „Referenz“ oder „unbeantwortet“. Eine Referenz belegt Relevanz, garantiert aber nicht dasselbe Ergebnis; Unterschiede bei Maßstab, Personal oder Integration gehören in die Notiz.
Gib der Empfehlung eine Bedingung und einen Besitzer, etwa eine begrenzte Pilotphase, wenn Serviceabdeckung bestätigt und die Einführungsgebühr geklärt ist. Das Team kann dann Zustimmung, Ablehnung oder eine konkrete Nachforderung protokollieren.
Diligence-Fragen ableiten
Aus jedem offenen oder stark gewichteten Kriterium entsteht eine konkrete Frage: Wer liefert welchen Nachweis bis wann? Bei Service-Leveln können das Eskalationswege, Messmethode und Ausnahmen sein; bei Kosten die Annahmen zu Volumen, Laufzeit und Wechselaufwand. Weise jeder Frage eine Person und ein Datum zu.
Ein kompakter Foliensatz
- Entscheidungsfrage und Stichtag
- Vergleichbare Anforderungen und Ausschlüsse
- Bewertungsmethode und Gewichtung
- Ergebnis mit Beiträgen je Kriterium
- Risiken, offene Nachweise und Sensitivität
- Empfehlung, Prüffragen und Verantwortliche
Verwende dieselbe Skala auf jeder Folie und kennzeichne illustrative Beispielwerte als solche. So bleibt die Präsentation auch ohne mündliche Erklärung prüfbar.
Was die Bewertung nicht beweist
Ein Punktwert ist kein Beweis für die künftige Leistung. Er bildet nur die gewählte Methode und die verfügbare Evidenz am Stichtag ab. Schreibe diese Grenze in die Schlussfolie und trenne Empfehlung, Annahmen und noch zu prüfende Fakten.
