Para convertir las notas de una reunión en un resumen de acciones con IA, separa primero las decisiones tomadas, las propuestas y lo que sigue sin resolverse. Una vez clasificadas, puedes crear una presentación a partir del texto y comparar el esquema con el original antes de generar el diseño de las diapositivas. El objetivo es preparar una presentación útil para el seguimiento del equipo, no una nueva propuesta que deba aprobar la dirección.
El siguiente ejemplo recorre una reunión ficticia de revisión de un proyecto piloto, desde las notas originales hasta un esquema de cuatro diapositivas. Incluye instrucciones que puedes copiar y adaptar antes de usar una herramienta de presentaciones con IA. Es un ejemplo creado para explicar el proceso, no la transcripción de una reunión de un cliente ni una prueba de análisis automático de reuniones.
Si el público necesita aprobar un proyecto o elegir entre varias opciones, la guía para preparar una presentación de decisiones en seis diapositivas explica ese otro caso. Aquí nos centraremos en que el equipo del proyecto piloto pueda distinguir el alcance confirmado, las acciones asignadas y las solicitudes pendientes de resolución.
Clasifica las notas antes de pedir las diapositivas
Las notas originales suelen mezclar abreviaturas, citas, planes provisionales y acciones confirmadas. Ten a mano la fecha de la reunión y el registro original mientras aclaras esas ambigüedades. No añadas un responsable o un plazo que falta solo porque la tabla de acciones quedaría más completa.
Un breve ejemplo de notas originales
Revisión del piloto de incorporación de Harbor — 6 de octubre de 2026
Asistentes: Maya, Owen, Priya, Sam
DECISIÓN confirmada por Maya: mantener el piloto limitado a los
dos equipos actuales mientras se revisa la guía de apoyo.
Priya: Enviaré la guía revisada a más tardar el viernes 9 de octubre.
Sam: Revisaré la guía con los responsables de los dos equipos el 12 de octubre.
Owen propuso añadir un tercer equipo el próximo mes.
No se acordó su aprobación ni una fecha de inicio.
El cliente preguntó si se podía adelantar la implantación.
No se asumió ningún compromiso sobre una nueva fecha de implantación.
Todavía necesitamos que alguien defina cuándo se considera completada
una sesión de incorporación. No se asignaron responsable ni plazo.
Próxima revisión: 13 de octubre de 2026.Estas notas contienen dos acciones asignadas y una tarea sin asignar. No confirman que se vaya a incorporar un tercer equipo, que haya cambiado la fecha de implantación ni que el piloto haya mejorado los resultados.
| Tipo de registro | Resumen fiel a las notas | Lo que no debe deducirse |
|---|---|---|
| Decisión | Mantener el piloto con los dos equipos actuales mientras se revisa la guía. | Se ha aprobado una implantación más amplia. |
| Acción asignada | Priya envía la guía revisada a más tardar el 9 de octubre; Sam la revisa con los responsables de los equipos el 12 de octubre. | Alguna de las dos tareas ya está completada. |
| Propuesta | Owen propuso añadir un tercer equipo el próximo mes. | La propuesta tiene una fecha o un responsable acordados. |
| Solicitud | El cliente preguntó por la posibilidad de adelantar la implantación. | El equipo prometió adelantar la implantación. |
| Tarea pendiente | Todavía hay que asignar un responsable y un plazo para definir el criterio de finalización. | Sam o Priya es responsable, porque ambos nombres aparecen en otras partes de las notas. |
Si el original solo dice «el viernes», confirma a qué viernes se refiere antes de preparar el borrador. Si dos personas recuerdan una decisión de forma distinta, márcala como pendiente de confirmación en lugar de elegir la versión que encaje mejor en el relato.
Convierte el registro revisado en cuatro diapositivas
Al equipo del piloto le interesa conocer el alcance actual, el trabajo necesario antes de la revisión y las preguntas pendientes. La presentación no tiene que reproducir todas las intervenciones de la reunión.
Diapositiva 1: Mantener el piloto con los dos equipos actuales
En la diapositiva: «Confirmado el 6 de octubre: el piloto se mantiene con los dos equipos actuales mientras se revisa la guía de apoyo». Añade debajo la fecha de la próxima revisión.
Por qué funciona: el título recoge la decisión sin afirmar que la guía esté terminada. La fecha permite saber en qué reunión se fijó el alcance.
Diapositiva 2: Dos acciones deben completarse antes de la próxima revisión
| Acción | Responsable | Plazo | Estado según las notas |
|---|---|---|---|
| Enviar la guía de apoyo revisada | Priya | 9 de octubre de 2026 | Asignada |
| Revisar la guía con los responsables de los dos equipos | Sam | 12 de octubre de 2026 | Asignada |
Nota para quien presenta: confirma si la segunda acción depende de la primera antes de indicarlo en la diapositiva. El orden sugiere una relación, pero las notas no la establecen de forma explícita.
Diapositiva 3: La ampliación y las fechas de implantación siguen sin decidirse
En la diapositiva: «Propuesta: añadir un tercer equipo el próximo mes. Solicitud del cliente: estudiar la posibilidad de adelantar la implantación. Ninguna de las dos tiene una fecha de inicio acordada».
Por qué funciona: mantiene ambos puntos sin convertirlos en un plan aprobado. Evita una cronología que sitúe un acontecimiento sin aprobar en una fecha definitiva.
Diapositiva 4: Decidir quién definirá el criterio de finalización en la próxima revisión
En la diapositiva: «En la revisión del 13 de octubre, confirmar el responsable y el plazo para definir cuándo se considera completada una sesión de incorporación, y retomar las cuestiones pendientes sobre la ampliación y las fechas».
Se trata de una propuesta de orden del día para la próxima revisión, no de un registro de decisiones ya tomadas. Si la presentación está dirigida a un cliente externo, adapta la redacción y el nivel de detalle utilizando únicamente información autorizada para ese público.
Da instrucciones concretas a la IA para crear el borrador
Proporciona a la herramienta tanto el registro revisado como la secuencia de diapositivas que necesitas. Pedir un «resumen profesional de la reunión» deja sin concretar decisiones importantes: a quién va dirigido, cómo distinguir decisiones de propuestas y qué hacer con la información que falta.
Crea un borrador de cuatro diapositivas para el equipo del piloto de Harbor.
Utiliza únicamente el registro de la reunión que aparece a continuación.
Diapositiva 1: alcance confirmado y fecha de la próxima revisión.
Diapositiva 2: acciones asignadas, responsables y plazos exactos.
Diapositiva 3: propuestas y solicitudes que siguen sin resolverse.
Diapositiva 4: preguntas que deben resolverse en la próxima revisión.
Distingue las decisiones, las propuestas, las solicitudes y las tareas pendientes.
Indica «sin asignar» cuando falte un responsable o un plazo.
No inventes estados de finalización, resultados de rendimiento ni aprobaciones.
No conviertas una posible dependencia en una dependencia confirmada.
Conserva exactamente los nombres y las fechas del calendario.
[Pega aquí el registro revisado de la reunión.]Descarga las notas del ejemplo y las instrucciones para la IA en inglés para adaptarlas a tu próxima reunión.
Introduce el material de origen en Presenti
Abre Presenti y pega el texto que has preparado o utiliza una opción compatible de importación de documentos. Los detalles de los planes actuales distinguen el acceso gratuito de la importación de Word/PDF/TXT y la exportación a PPTX/PDF, que son de pago. Antes de crear el borrador, elimina la información que no deba recibir el público de la presentación.
Revisa el esquema antes del diseño
Comprueba que el esquema conserve el propósito de cada una de las cuatro diapositivas. Busca, en especial, cambios involuntarios como «poner en marcha el tercer equipo el próximo mes» o «Sam se encarga de definir el criterio de finalización». Corrígelos antes de generar el diseño de las diapositivas.
Cuando el borrador parezca razonable pero la redacción haya cambiado, compara cada afirmación con el original:
| Afirmación del borrador | Comprobación con el original | Corrección |
|---|---|---|
| «El tercer equipo empieza el próximo mes». | Las notas solo recogen la propuesta de Owen. | «Propuesta: añadir un tercer equipo el próximo mes; no se ha acordado una fecha de inicio». |
| «Sam definirá el criterio de finalización a más tardar el 12 de octubre». | La acción de Sam que tiene fecha es revisar la guía, no definir el criterio de finalización. | Mantén a Sam como responsable de revisar la guía; la tarea de definir el criterio de finalización debe seguir sin responsable ni fecha asignados. |
| «El piloto está dando mejores resultados». | Las notas no contienen ninguna medida de rendimiento. | Elimina la afirmación sobre los resultados y muestra el alcance confirmado y el trabajo asignado. |
Elige diseños que permitan ver el estado de cada punto
Utiliza una frase breve para la decisión confirmada, una tabla para las acciones asignadas y una lista corta para las preguntas pendientes. Identifica las propuestas con una etiqueta visible, sin depender de un color que podría pasar desapercibido. Un diseño cuidado no debe desdibujar la diferencia entre «previsto», «asignado» y «completado».
Si la tabla de acciones queda demasiado pequeña, separa las acciones asignadas de la tarea pendiente en lugar de eliminar la columna de estado. Escribe «Responsable sin asignar» en el punto pendiente; un color o una celda vacía podrían interpretarse como un problema de formato en lugar de una decisión por resolver.
Al exportar, abre el archivo en la aplicación que vaya a utilizar el equipo. Comprueba que la tabla de acciones, las fechas y las etiquetas de estado sigan siendo legibles. Conserva el registro original de la reunión para quien necesite comprobar un punto en disputa.
Usa la presentación para resolver las cuestiones pendientes
Pide a la persona responsable de la reunión que revise los hechos del borrador, además del diseño. Un comentario útil indica la diapositiva, la afirmación concreta y la corrección: «Diapositiva 3: el cliente preguntó por una implantación más temprana; no hemos acordado adelantarla».
Después de la próxima reunión, actualiza el sistema de seguimiento de acciones con los responsables y las fechas confirmados. A continuación, actualiza la presentación si vas a compartirla de nuevo. Las diapositivas explican el registro; no deben convertirse, sin que nadie lo advierta, en una nueva fuente de compromisos.
Lleva unas notas breves y clasificadas al espacio de trabajo de Presenti y revisa las decisiones y las preguntas pendientes antes de compartir la presentación.
