会議メモをプレゼンテーションにすることは、すべての文をスライドへコピーすることではありません。役に立つ資料は意思決定への道筋です。何が話され、何が合意され、何が不確かで、次に何をするのかを示します。
まずメモを根拠として整理し、Presentiのテキストからプレゼンテーションへのワークフローを使って編集できる構成案を作ります。重要な主張を発表前に確認できるよう、元のメモを案のそばに置いてください。
メモの中から意思決定を見つける
スライドを作らずにメモを一度読みます。各文を意思決定、観察、未解決の問い、行動、背景に分類します。そうすれば、選択肢の長い議論が、結論を求めない資料になるのを防げます。
たとえばプロダクトチームがセルフサービス型レポートの試行について話したとします。メモには対象者、未解決のデータに関する問いが二つ、プロトタイプの担当者、試行承認の依頼が含まれているかもしれません。1枚目は会議名を繰り返さず、範囲を限定した試行の判断を問いかけます。
| メモの種類 | 抽出する内容 | スライドでの扱い |
|---|---|---|
| 意思決定 | 承認・却下・依頼されたこと | 見出しまたは意思決定スライドにする |
| 観察 | 見た・測った・報告されたこと | 出典と範囲を表示する |
| 未解決の問い | 根拠や担当者がまだ必要なこと | リスクまたは次の調査として示す |
| 行動 | 誰が何をするか、分かれば期限も | 担当が明確な次の行動にする |
条件を残したまま議論の重複を取り除く
会議メモには繰り返し、丁寧な前置き、途切れた文が含まれます。表面的な部分は削っても、意味を変える条件は残します。「セキュリティがデータソースを承認したら進める」は「進める」と同じではありません。「見積もりは未確定」とある場合は、費用を確定値として示せません。
編集中は出典のメモを作ります。数値ごとに単位、期間、分母、元の文を記録します。提案ごとに、その提案を妥当とする前提を記録します。情報がなければ、もっともらしい詳細を補わず不足として示します。
同じ情報源から6枚のストーリーを組み立てる
会議の要約資料は次の順序で組み立てられます。
- 求める意思決定：選択肢と承認範囲を示す。
- 議論のきっかけ：観察した問題と境界を示す。
- チームが得た知見：根拠と解釈を分ける。
- 選択肢とトレードオフ：実際に承認できる選択肢だけを比較する。
- 未解決のリスク：問い、依存関係、担当者を示す。
- 次の行動：行動、担当者、確認時点を示す。
同じ情報源の例を構成全体で使います。メモに「試行ユーザー24人のうち18人がタスクを完了」「80件の依頼のうち20件に必須項目がない」とあっても、異なる単位なので一つの「利用率」にまとめません。
具体例：一つの会議メモから6枚の見出しを作る
以下は、プロダクトチームの会議を想定した架空のメモです。この一つのメモを、すべてのスライドの材料にします。
社内テストでは24人中18人がレポート作成のタスクを完了した。別の集計では、問い合わせ80件のうち20件で必須項目が未入力だった。Minaが試作品を用意する。2週間の試行を検討したが、データソースのセキュリティ審査は未完了で、予算も未合意。次回会議は月曜日。試行の開始日は決まっていない。
このメモから、各スライドを次のように具体化できます。
- 判断してほしいこと：データソースのセキュリティ審査を通過した場合に限り、2週間の試行を承認する。全面導入の承認は求めない。
- 議論のきっかけ：問い合わせの情報不足により追加確認が発生している。80件中20件という数値を示し、利用率とは呼ばない。
- テスト結果：24人中18人がタスクを完了した。社内テストであることを明記し、顧客全体への定着を示す数値として扱わない。
- 選択肢：現行の手順を続けるか、承認後に限定的な試行を行うか。得られる知見を比較し、費用は未確定のまま示す。
- 前提条件：セキュリティ審査と予算の合意は未完了。完了扱いにしたり、メモにない担当者を割り当てたりしない。
- 次の作業：Minaが月曜日の会議に向けて試作品を用意する。月曜日は確認の場であり、試行の開始日ではない。
聞き手が変わっても、変えるのは重点であって事実ではありません。経営層向けなら試行の承認を先に、実務チーム向けなら試作品と前提条件を先に説明できます。どちらでも、予算と審査が未確定であることは残します。
話す内容とスライドをそろえる
各スライドに一文の話し言葉を書きます。文は背景を補い、新しい結論を持ち込まないようにします。スライドが「試行の承認にはセキュリティ確認が必要」と示すなら、話す内容で「試行の準備は完了」と言い換えません。
詳しい議論の履歴は付録やリンクしたノートに置き、メインスライドに小さな文字で詰め込みません。まず意思決定の道筋を見せ、詳細が必要な人には元メモと付録を示します。
整理したメモからスライド案を作る
加工していない議事録ではなく、整理した概要を入力します。例示、観察、未確定の情報を区別し、編集できる構成案と不足する根拠を求めます。内容を完全に見せるために推測させないでください。
提供されたメモから、会議要約の6枚のプレゼンテーションを作成してください。求める意思決定から始めます。意思決定、観察、未解決の問い、行動を分けてください。単位、分母、条件、不確実性をすべて維持します。メモにない担当者、日付、予算、結果を推測しないでください。詳しい議論の履歴は付録に置きます。最後に次の行動と確認すべき問いを示します。
見た目を整える前に構成案を確認します。1枚目が判断すべき内容に答えているか、各数値に出典があるか、未解決の問いがいつの間にか約束になっていないかを確認します。
