月曜朝、デスクに「来週の新人研修資料、お願いします」のメール。手元には去年の先輩作成資料、別部署の参考資料、追加項目のメモ。フォントもレイアウトもバラバラで、結局ゼロから作り直すことに——。
担当者や部署ごとに資料の形式が違うと、更新や引き継ぎのたびに調整が必要になります。共通の研修資料テンプレートを用意すれば、構成と表記をそろえたうえで、研修内容の検討に取り組めます。この記事では、テンプレートの選び方とAIを使った下書き作成の手順を紹介します。
研修資料を更新・引き継ぎしやすくする
担当者が変わっても更新しやすいよう、研修資料には目的、対象者、更新日、参照する社内ルールを残しておきましょう。
受講者が内容に集中できるよう、見出しの位置や用語の表記をそろえます。研修後の理解度は、演習や質問への回答を見て確かめましょう。
社内用語や案内する窓口も統一しましょう。同じ手続きについて部署ごとに異なる説明がある場合は、担当部署に確認して修正します。
Presentiで研修内容の下書きを作成し、組織の事例やルールを加える使い方ができます。作成時間を比較する場合は、生成だけでなく内容確認と修正にかかった時間も記録してください。
改善点をテンプレートに反映すると、次回の作成時に再利用できます。ただし、配布済みの資料や複製したファイルまで自動で更新されるわけではありません。更新対象を管理しておきましょう。
研修資料テンプレート選びで妥協できない3つの条件
研修資料は、投影用か配布用かで適切な文字量が変わります。投影用は要点を絞り、補足説明や詳しい手順は配布資料に分けましょう。操作を一人で再現できる資料が必要なら、図解入りマニュアルの作成手順で、画面・操作名・完了条件を対応させます。
テンプレートを選ぶ際は、日本語の見出しや箇条書きを実際に入れ、行間、文字サイズ、余白を確認します。文章が長い場合はスライドを分けて調整しましょう。
テンプレートは組織の成長とともに進化すべきもの。法改正、制度変更、新手法導入に柔軟に対応できる設計が重要です。
社内ルールを扱う資料には、改訂日と確認担当者を記載しましょう。共有する際は、閲覧・編集できる人の範囲を確認してください。
Presentiでは、テーマや文章から下書きを作り、既存の文書も利用できます。生成した構成とレイアウトを確認し、研修に必要な説明と演習がそろうように調整します。
Presentiを研修資料に使うときの5つのポイント
無料枠で作成の流れを試す
導入前に、公開しても差し支えない資料で作成の流れを試しましょう。必要な編集や書き出しができるかを確かめ、料金ページで利用条件を確認します。
手元の素材に合う作成方法を選ぶ
完全新規、過去資料の改訂、外部セミナー内容のアレンジ——シーンごとに最適なアプローチが異なります。
テーマやメモから作成するほか、有料プランではWord・PDFを取り込めます。外部研修の内容を使う場合は利用条件と出典を確認し、社内ルールに合わせた修正は担当者が行ってください。
日本語の下書きを用途に合わせて編集
日本語で研修のテーマと対象者を入力できます。社内用語、敬語の使い方、専門用語は組織ごとに異なるため、生成後に表記をそろえましょう。
対象者の経験と前提知識を入力に含めます。生成後は、専門用語の説明が足りているか、例題が受講者の業務に合うかを確認しましょう。
研修内容に合う構成へ調整する
安全研修、コンプライアンス研修、セキュリティ教育では、必要な項目や確認すべき規程が異なります。テンプレートの見た目だけで選ばず、研修目的に合う構成へ調整してください。
法律や社内規程を扱うスライドは、参照元と更新日を残します。制度が変わった際に見直す項目も、担当者と決めておきましょう。
チーム協働機能で組織知を蓄積
研修資料は人事担当者だけでなく、内容を担当する部署にも確認してもらいましょう。確認箇所と修正内容をまとめておくと、次回の更新時にも役立ちます。
Presentiで研修資料の下書きを作る手順
まず研修の目的と対象者を文章で整理します。例えば「新入社員向けに、挨拶・電話対応・メールの基本を説明する研修」と入力し、必要な項目が構成案に含まれているか確認してください。
主題や既存の文書から下書きを作り、研修の目的に沿って内容を整理します。比較は表、手順はフローチャートなど、伝えたい関係に合わせてレイアウトを選びましょう。社内の事例や数値を加え、規程や制度の説明が正しいか確認してください。
企業ロゴ、指定カラー、フォントを社内のガイドに合わせて調整します。投影時の文字の大きさと背景とのコントラストも確認してください。
生成した資料を通して読み、説明、演習、振り返りの順序と情報量を調整します。PPTX・PDFの書き出しは有料です。出力ファイルを開き、文字と図表の表示も確認してください。
よくある質問｜研修資料へのAI活用
AIの資料は画一的では？
社内の事例や実際に起こり得る場面を加えると、研修内容を具体化できます。用語や手順は統一し、部署ごとの事情は例題や補足で説明しましょう。
既存資料が無駄になる？
既存資料の内容を下書きに活用できます。ただし古い研修資料を使うときは、制度、連絡先、数値などが現在も正しいか確認してください。
セキュリティは大丈夫？
入力前に、組織の承認手順とサービスのデータ取扱条件を確認します。例題には利用を認められた情報や架空の場面を使いましょう。個人名を消しただけでは機密性がなくならない場合もあります。
まとめ
完成した資料で、受講者が何を理解し、何を実行できるようになるかを確認します。説明だけで終わらず、練習問題や業務場面の判断例を入れて、理解を確かめる時間を用意しましょう。
テンプレートには、更新担当者と参照する規程を残します。AIを使う場合は、Presentiで下書きを作る手順も参考に、生成後の確認まで作業に含めてください。
次回の研修の一単元を選び、説明、演習、振り返りを作ってみましょう。受講者の質問やつまずきを記録し、次の改訂に反映します。
