In einer Unternehmenspräsentation soll häufig eine Entscheidung vorbereitet werden: ein Budget freigeben, eine Maßnahme auswählen oder den Stand eines Projekts beurteilen. Dafür müssen zentrale Aussagen, Daten und offene Fragen gut erkennbar sein.
Dieser Leitfaden verbindet Planung und Gestaltung mit einem möglichen KI-Entwurf. Er zeigt, wie Sie Inhalte auswählen, Daten darstellen und den Foliensatz gemeinsam auf fachliche Richtigkeit und Markenvorgaben prüfen.
1. Aufbau und Elemente einer Unternehmenspräsentation
Beginnen Sie mit der Entscheidung oder Information, die das Publikum benötigt. Eine Folie mit vielen Stichpunkten ist noch keine Argumentation; zeigen Sie, wie die Belege zur Empfehlung führen.
(1) Seitenstruktur
Für einen Bericht oder eine Entscheidungsvorlage können diese vier Folientypen helfen:
Titelfolie: Nennen Sie Thema, Anlass und Stand der Informationen. Bei wiederkehrenden Berichten erleichtert ein eindeutiges Datum die Zuordnung.
Agenda: Geben Sie bei längeren Besprechungen einen Überblick. Für eine kurze Entscheidung kann es hilfreicher sein, direkt mit der Frage und Ihrer Empfehlung zu beginnen.
Inhaltsfolien: Zeigen Sie Ausgangslage, Optionen und die wichtigsten Belege. Trennen Sie bestätigte Daten von Annahmen und Prognosen.
Schlussfolie: Nennen Sie die gewünschte Entscheidung oder die nächste Aufgabe, gegebenenfalls mit Zuständigkeit und Termin.
(2) Kernelemente
Wählen Sie Gestaltungselemente nach ihrer Funktion:
Text: Formulieren Sie eine konkrete Aussage pro Folie. Aus „Projekt läuft gut“ wird beispielsweise „Drei von vier Meilensteinen erreicht; Freigabe für den letzten Test offen“.
Bilder: Verwenden Sie freigegebene Produktfotos, Projektskizzen oder andere geeignete Abbildungen. Eine automatische Bildauswahl belegt weder die inhaltliche Richtigkeit noch die Nutzbarkeit.
Diagramme: Zeigen Sie überprüfte Werte mit Einheit, Zeitraum und Quelle. Wählen Sie die Darstellung nach der Aussage, nicht nach dem dekorativen Eindruck.
Symbole: Kennzeichnen Sie Kategorien oder Statusangaben einheitlich und erläutern Sie deren Bedeutung.
Animationen: Richtig eingesetzt, lenken Animationen die Aufmerksamkeit und fügen der Präsentation einen rhythmischen Fluss hinzu; übermäßiger Gebrauch sollte jedoch unbedingt vermieden werden, da er ablenkend wirkt.
(3) Häufige Anwendungsfälle
Die sechs Vorlagentypen für Geschäftspräsentationen helfen bei der Layoutwahl und zeigen ein fiktives Beispiel für die getrennte Darstellung von Prognosen und Annahmen. Die folgenden Beispiele zeigen unterschiedliche Aufgaben für einen Foliensatz:
Vertrieb und Marketing: Erläutern Sie ein Angebot oder Kampagnenergebnisse mit freigegebenen Kundendaten. Ein Export aus einem CRM ist zunächst Ausgangsmaterial; eine direkte technische Verbindung zum Präsentationstool ist damit nicht vorausgesetzt.
Personal und Schulung: Strukturieren Sie eine Einführung nach den Aufgaben neuer Mitarbeitender. Lassen Sie interne Regeln und verpflichtende Hinweise von der zuständigen Stelle freigeben.
Berichte für die Geschäftsleitung: Fassen Sie Lage, Abweichungen, Handlungsoptionen und die benötigte Entscheidung zusammen. Halten Sie Detaildaten bei Bedarf als Anhang bereit.
Forschung: Zeigen Sie Fragestellung, Methode, Ergebnisse und Grenzen. Kennzeichnen Sie vorläufige Befunde und nennen Sie die Quellen. Für Fördergespräche, Konferenzen und Lehre erläutert der Leitfaden zu wissenschaftlichen Präsentationen, wie sich die Schwerpunkte je nach Anlass ändern.
2. In fünf Schritten zur geprüften Präsentation
Die folgenden fünf Schritte führen von der Aufgabenbeschreibung zur geprüften Präsentation.
(1) Bestimmen Sie Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe
Klären Sie, wer die Präsentation sieht und welche Entscheidung oder Erkenntnis am Ende stehen soll. Notieren Sie den verfügbaren Zeitrahmen.
Richten Sie Begriffe und Detailgrad nach dem Vorwissen aus. Eine Budgetentscheidung benötigt beispielsweise Kosten, Optionen und Risiken; eine Schulung braucht Erklärungen und Aufgaben zum Anwenden.
(2) Erstellen Sie eine logische Gliederung
Schreiben Sie zunächst die geplanten Aussagen auf. Ein möglicher Ablauf ist: Ausgangslage → Optionen → Bewertung → Empfehlung → nächste Schritte. Zwei Modelle können beim Aufbau helfen:
Pyramidenprinzip: Beginnen Sie mit Ihrer Schlussfolgerung und untermauern Sie diese anschließend mit unterstützenden Details.
SCQA-Modell: Situation → Komplikation → Frage → Antwort.
(3) Wählen Sie die richtige Vorlage
Verwenden Sie möglichst eine freigegebene Unternehmensvorlage. Prüfen Sie mit einer typischen Text-, Bild- und Diagrammfolie, ob die benötigten Inhalte Platz finden. Ein KI-Entwurf kann eine Alternative für den ersten Aufbau sein.
(4) Inhalte auswählen und darstellen
Kürzen Sie Inhalte auf das, was für die jeweilige Aussage gebraucht wird. Diagramme helfen bei Vergleichen und Verläufen; Tabellen sind sinnvoll, wenn genaue Einzelwerte betrachtet werden sollen.
(5) Darstellung und Ablauf prüfen
Prüfen Sie nach der fachlichen Bearbeitung die Darstellung:
Halten Sie Farben, Schriftarten und Symbolstile über das gesamte Deck hinweg konsistent.
Verwenden Sie saubere, unauffällige Übergänge wie Ausblenden oder Schieben.
Wenden Sie Animationen nur dann an, wenn sie die Bedeutung des Inhalts verstärken und nicht davon ablenken.
Kontrollieren Sie den KI-Entwurf wie jede andere Präsentation. Gleichen Sie Zahlen und Quellen ab und prüfen Sie die Folien auch im Export. Animationen sollten Sie gezielt auswählen und im vorgesehenen Programm testen.
3. Layout und Animation gezielt einsetzen
Wenn eine Folie zu voll ist, entfernen Sie Nebenaspekte oder teilen Sie die Aussage in mehrere Schritte auf. Kleine Schrift ersetzt keine Auswahl.
(1) Informationen übersichtlich anordnen
Drei Gestaltungsentscheidungen unterstützen die Orientierung:
Anordnung: Gruppieren Sie zusammengehörige Informationen. Nutzen Sie etwa zwei Spalten für einen Vergleich und eine klare Reihenfolge für einen Ablauf.
Abstände: Trennen Sie verschiedene Informationsgruppen sichtbar voneinander.
Farben: Verwenden Sie die freigegebene Palette und eine begrenzte Zahl von Akzenten. Kennzeichnen Sie Risiken oder Status zusätzlich mit Text oder Symbolen.
(2) Animationstechniken für Präsentationen
Setzen Sie Animationen nur ein, wenn sie den Ablauf einer Erklärung unterstützen:
Verwenden Sie einfache Animationen wie Einblenden, Erscheinen oder Wischen.
Präsentieren Sie Aufzählungspunkte nacheinander schrittweise, um die Aufmerksamkeit des Publikums aufrechtzuerhalten.
Vermeiden Sie ablenkende Effekte wie Hüpfen oder Drehen.
Proben Sie den Vortrag mit den verwendeten Effekten. Prüfen Sie, ob die Inhalte zum richtigen Zeitpunkt sichtbar werden und ob die Animationen im Export erhalten bleiben.
4. Vorlagen und Diagramme für wiederkehrende Berichte
Für regelmäßig wiederkehrende Berichte lohnt es sich, geprüfte Layouts und Datenstandards festzulegen.
(1) Erstellen Sie benutzerdefinierte Vorlagen
Die Erstellung und Wiederverwendung von Vorlagen ist ein Schlüssel zur Effizienz und Konsistenz:
Anstatt jedes Mal von Grund auf neu zu gestalten, verwenden Sie den Folienmaster von PowerPoint, um Schriftarten, Farben und Layouts für alle Folien im Deck zentral festzulegen.
In Presenti können Vorlagen und Markenfunktionen helfen, Farben, Schriften und Logos vorzubereiten. Prüfen Sie die Umsetzung an eigenen Folien; automatische Einhaltung sämtlicher Gestaltungsvorgaben ist damit nicht zugesagt.
(2) Datenvisualisierung (Präsentationstipps)
Stimmen Sie Diagrammtyp und Aussage aufeinander ab. Achten Sie bei diesen Beispielen auf die jeweiligen Voraussetzungen:
Balkendiagramme für Vergleiche zwischen verschiedenen Kategorien oder Zeitpunkten.
Liniendiagramme für die Darstellung von Trends und Entwicklungen über einen längeren Zeitraum.
Kreis- oder Ringdiagramme für wenige Anteile an einem eindeutig definierten Ganzen.
Radardiagramme für mehrere vergleichbare Merkmale; prüfen Sie Skalen und Anordnung.
In Presenti AI können Sie Diagramme im Foliensatz bearbeiten. Vergleichen Sie Werte, Skalen und Beschriftungen mit der Quelle und dokumentieren Sie den Datenstand.
(3) Vorlagen nach dem Inhalt auswählen
Wählen Sie die Vorlage nach den benötigten Inhaltstypen:
Forschung: Platz für Fragestellung, Methode, Quellen und die Grenzen der Ergebnisse.
Geschäftsberichte: Übersichtliche Kennzahlen, Abweichungen und Entscheidungsvorschläge.
Marketing und Produktvorstellungen: Raum für freigegebene Produktbilder, Zielgruppen und konkrete Anwendungsbeispiele.
Ein KI-Entwurf kann den ersten Aufbau liefern. Bestimmen Sie für den fertigen Foliensatz, wer Inhalt, Daten und Gestaltung prüft und die Weitergabe freigibt.
Fazit: Entscheidung und Freigabe vorbereiten
Eine Unternehmenspräsentation ist fertig, wenn die benötigten Aussagen nachvollziehbar sind und die vorgesehenen Empfänger mit ihr arbeiten können. Gestaltung und KI-Unterstützung sollten dieses Ziel erleichtern.
Prüfen Sie vor der Besprechung Datenstand, Markenvorgaben und Zugriffsrechte. Halten Sie fest, welche Entscheidung getroffen werden soll und wer die daraus folgenden Aufgaben übernimmt.
