Wenn Sie aus Besprechungsnotizen mit KI eine Übersicht für die Nachbereitung erstellen möchten, trennen Sie zuerst Beschlüsse, Vorschläge und offene Punkte. Nutzen Sie anschließend die Präsentationserstellung aus Text und gleichen Sie die Gliederung mit der Quelle ab, bevor Sie die Folien gestalten lassen. Ziel ist eine brauchbare Arbeitsgrundlage für das Team nach der Besprechung, keine neue Entscheidungsvorlage für das Management.
Das folgende Beispiel führt von den Rohnotizen einer fiktiven Besprechung zu einem Pilotprojekt bis zu einer Gliederung mit vier Folien. Dazu gehört ein kopierbares Briefing, das Sie vor der Nutzung eines KI-Präsentationstools anpassen können. Das Beispiel wurde für diese Anleitung erstellt; es ist weder ein Kundenprotokoll noch ein Test einer automatisierten Besprechungsanalyse.
Soll das Publikum dagegen ein Projekt freigeben oder zwischen Optionen entscheiden, beschreibt die Entscheidungsvorlage aus Besprechungsnotizen mit sechs Folien diese andere Aufgabe. In der vorliegenden Anleitung stehen für das Pilotteam der bestätigte Umfang, zugewiesene Aufgaben und noch offene Anfragen im Mittelpunkt.
Ordnen Sie die Notizen, bevor Sie Folien anfordern
Rohnotizen enthalten oft eine Mischung aus Stichworten, Zitaten, vorläufigen Plänen und bestätigten Aufgaben. Halten Sie beim Klären dieser Unterschiede das Besprechungsdatum und das Originalprotokoll bereit. Ergänzen Sie keine fehlende Zuständigkeit oder Frist, nur damit die Aufgabentabelle vollständig aussieht.
Die Ausgangsnotizen für das Beispiel
Besprechung zum Harbor-Onboarding-Pilotprojekt — 6. Oktober 2026
Teilnehmende: Maya, Owen, Priya, Sam
Von Maya bestätigter BESCHLUSS: Das Pilotprojekt bleibt auf die beiden
bisherigen Teams beschränkt, während der Supportleitfaden überarbeitet wird.
Priya: Ich sende den überarbeiteten Leitfaden bis Freitag, den 9. Oktober.
Sam: Ich prüfe den Leitfaden am 12. Oktober mit den beiden Teamleitungen.
Owen schlug vor, im nächsten Monat ein drittes Team einzubeziehen.
Weder eine Freigabe noch ein Starttermin wurden vereinbart.
Der Kunde fragte, ob der Rollout früher stattfinden könnte.
Ein geänderter Rollouttermin wurde nicht zugesagt.
Es muss noch jemand festlegen, wann eine Onboarding-Sitzung als
abgeschlossen gilt. Zuständigkeit und Frist wurden nicht festgelegt.
Nächste Besprechung: 13. Oktober 2026.Diese Notizen enthalten zwei zugewiesene Aufgaben und eine Aufgabe ohne Zuständigkeit. Aus ihnen geht weder hervor, dass ein drittes Team hinzukommt, noch dass der Rollouttermin verschoben wurde oder das Pilotprojekt die Leistung verbessert hat.
| Art des Eintrags | Durch die Quelle gedeckte Zusammenfassung | Was sich daraus nicht ableiten lässt |
|---|---|---|
| Beschluss | Das Pilotprojekt bleibt bei den beiden bisherigen Teams, während der Leitfaden überarbeitet wird. | Ein umfassenderer Rollout wurde genehmigt. |
| Zugewiesene Aufgabe | Priya sendet den überarbeiteten Leitfaden bis zum 9. Oktober; Sam prüft ihn am 12. Oktober mit den Teamleitungen. | Eine der beiden Aufgaben ist bereits erledigt. |
| Vorschlag | Owen schlug vor, im nächsten Monat ein drittes Team einzubeziehen. | Für den Vorschlag stehen bereits ein Termin oder eine Zuständigkeit fest. |
| Anfrage | Der Kunde fragte nach einem früheren Rollout. | Das Team hat einen früheren Rollout zugesagt. |
| Offene Aufgabe | Für die Festlegung, wann eine Onboarding-Sitzung als abgeschlossen gilt, fehlen noch Zuständigkeit und Frist. | Sam oder Priya ist zuständig, weil diese Namen an anderer Stelle in den Notizen genannt werden. |
Steht in der Quelle nur „Freitag“, klären Sie vor dem Entwurf, welcher Freitag gemeint ist. Erinnern sich zwei Personen unterschiedlich an einen Beschluss, markieren Sie ihn zur Klärung, statt die Version zu wählen, die sich besser in die Darstellung einfügt.
Machen Sie aus dem bereinigten Protokoll vier Folien
Für das Pilotteam zählen der aktuelle Umfang, die Aufgaben bis zur nächsten Besprechung und die offenen Fragen. Die Präsentation muss nicht jeden Redebeitrag wiedergeben.
Folie 1: Das Pilotprojekt bleibt bei den beiden bisherigen Teams
Auf der Folie: „Am 6. Oktober bestätigt: Das Pilotprojekt bleibt bei den beiden bisherigen Teams, während der Supportleitfaden überarbeitet wird.“ Ergänzen Sie darunter das Datum der nächsten Besprechung.
Warum diese Formulierung passt: Der Titel nennt den Beschluss, ohne zu behaupten, der Leitfaden sei fertig. Das Datum zeigt, in welcher Besprechung der Umfang festgelegt wurde.
Folie 2: Zwei Aufgaben sind vor der nächsten Besprechung fällig
| Aufgabe | Verantwortlich | Termin | Durch die Notizen belegter Status |
|---|---|---|---|
| Den überarbeiteten Supportleitfaden senden | Priya | 9. Oktober 2026 | Zugewiesen |
| Den Leitfaden mit den beiden Teamleitungen prüfen | Sam | 12. Oktober 2026 | Zugewiesen |
Hinweis für den Vortrag: Klären Sie, ob die erste Aufgabe Voraussetzung für die zweite ist, bevor Sie diese Abhängigkeit auf der Folie eintragen. Die Reihenfolge legt einen Zusammenhang nahe, doch die Notizen halten ihn nicht ausdrücklich fest.
Folie 3: Erweiterung und Rollouttermin sind noch offen
Auf der Folie: „Vorschlag: Im nächsten Monat ein drittes Team einbeziehen. Kundenanfrage: Einen früheren Rollout prüfen. Für beides wurde kein Starttermin vereinbart.“
Warum diese Formulierung passt: Sie bewahrt beide Punkte, ohne daraus genehmigte Pläne zu machen. Vermeiden Sie einen Zeitstrahl, der einem noch nicht freigegebenen Vorhaben ein festes Datum zuweist.
Folie 4: In der nächsten Besprechung klären, wer die Abschlusskriterien festlegt
Auf der Folie: „Bei der Besprechung am 13. Oktober Zuständigkeit und Frist für die Definition einer abgeschlossenen Onboarding-Sitzung bestätigen. Außerdem die offenen Fragen zur Erweiterung und zum Rollouttermin erneut besprechen.“
Dies ist ein Vorschlag für die Tagesordnung der nächsten Besprechung, kein Protokoll bereits getroffener Entscheidungen. Richtet sich die Präsentation stattdessen an einen externen Kunden, passen Sie Formulierungen und Detailgrad an und verwenden Sie nur Informationen, die für dieses Publikum freigegeben sind.
Geben Sie der KI ein konkretes Briefing für den Entwurf
Geben Sie dem Tool das bereinigte Protokoll zusammen mit der gewünschten Folienfolge. Die Bitte um eine „professionelle Besprechungszusammenfassung“ lässt wichtige Entscheidungen offen: für wen die Folien bestimmt sind, wie Beschlüsse von Vorschlägen abzugrenzen sind und wie mit fehlenden Informationen umzugehen ist.
Erstelle einen Entwurf mit vier Folien für das Harbor-Pilotteam.
Verwende ausschließlich das unten beigefügte Besprechungsprotokoll.
Folie 1: bestätigter Umfang und Datum der nächsten Besprechung.
Folie 2: zugewiesene Aufgaben, Verantwortliche und genaue Termine.
Folie 3: Vorschläge und Anfragen, über die noch nicht entschieden wurde.
Folie 4: Fragen, die in der nächsten Besprechung zu klären sind.
Trenne Beschlüsse, Vorschläge, Anfragen und offene Aufgaben klar voneinander.
Schreibe bei fehlenden Zuständigkeiten oder Fristen „nicht festgelegt“.
Erfinde keinen Erledigungsstatus, keine Leistungswerte und keine Freigaben.
Stelle eine vermutete Abhängigkeit nicht als bestätigt dar.
Übernimm Namen und Kalenderdaten unverändert.
[Hier das bereinigte Besprechungsprotokoll einfügen.]Laden Sie die Beispielnotizen und das KI-Briefing auf Englisch herunter und passen Sie sie an Ihre nächste Besprechung an.
Stellen Sie die Ausgangsinformationen in Presenti bereit
Öffnen Sie Presenti und fügen Sie den vorbereiteten Text ein oder nutzen Sie einen unterstützten Dokumentimport. Die aktuellen Tarifdetails unterscheiden zwischen dem kostenlosen Zugang und dem kostenpflichtigen Import von Word-, PDF- und TXT-Dateien sowie dem kostenpflichtigen Export als PPTX oder PDF. Entfernen Sie vor dem Erstellen des Entwurfs Informationen, die das vorgesehene Publikum nicht erhalten soll.
Prüfen Sie die Gliederung vor der Gestaltung
Prüfen Sie, ob die Gliederung den Zweck jeder der vier Folien erhält. Achten Sie insbesondere auf unbeabsichtigte Änderungen wie „Das dritte Team startet nächsten Monat“ oder „Sam legt die Abschlusskriterien fest“. Korrigieren Sie diese Aussagen, bevor Sie die Folienlayouts erstellen lassen.
Vergleichen Sie die Aussagen einzeln mit der Quelle, wenn der Entwurf plausibel wirkt, sich die Formulierungen aber verändert haben:
| Aussage im Entwurf | Abgleich mit der Quelle | Korrektur |
|---|---|---|
| „Das dritte Team startet nächsten Monat.“ | Die Notizen halten nur Owens Vorschlag fest. | „Vorschlag: Im nächsten Monat ein drittes Team einbeziehen; kein Starttermin vereinbart.“ |
| „Sam legt bis zum 12. Oktober die Abschlusskriterien fest.“ | Sams terminierte Aufgabe ist die Prüfung des Leitfadens, nicht die Festlegung der Abschlusskriterien. | Lassen Sie die Prüfung des Leitfadens bei Sam. Halten Sie Zuständigkeit und Termin für die Festlegung der Abschlusskriterien weiterhin offen. |
| „Das Pilotprojekt liefert bessere Ergebnisse.“ | Die Notizen enthalten keine Leistungskennzahl. | Entfernen Sie die Ergebnisbehauptung. Zeigen Sie stattdessen den bestätigten Umfang und die zugewiesenen Aufgaben. |
Wählen Sie Layouts, in denen der Status erkennbar bleibt
Nutzen Sie einen kurzen Satz für den bestätigten Beschluss, eine Tabelle für zugewiesene Aufgaben und eine knappe Liste für offene Fragen. Kennzeichnen Sie Vorschläge ausdrücklich, statt sich auf eine Farbe zu verlassen, die übersehen werden könnte. Eine ansprechende Gestaltung darf die Unterschiede zwischen „geplant“, „zugewiesen“ und „erledigt“ nicht verwischen.
Wird die Aufgabentabelle zu klein, trennen Sie die zugewiesenen Aufgaben von der offenen Aufgabe, statt die Statusspalte zu streichen. Schreiben Sie bei einem offenen Punkt ausdrücklich „Zuständigkeit nicht festgelegt“. Eine Farbe oder eine leere Zelle kann wie ein Formatierungsfehler wirken, obwohl eine Entscheidung noch aussteht.
Nach dem Export sollten Sie die Datei in der Anwendung öffnen, die das Team verwenden wird. Prüfen Sie, ob Aufgabentabelle, Termine und Statusangaben weiterhin lesbar sind. Halten Sie das Originalprotokoll für alle bereit, die einen strittigen Punkt nachprüfen möchten.
Klären Sie mit der Präsentation die tatsächlich offenen Punkte
Bitten Sie die für die Besprechung verantwortliche Person, den Entwurf auf sachliche Fehler zu prüfen, nicht nur die Gestaltung zu bewerten. Ein hilfreicher Kommentar nennt die Folie, die genaue Aussage und die Korrektur: „Folie 3: Der Kunde hat nach einem früheren Rollout gefragt; zugesagt haben wir ihn nicht.“
Tragen Sie nach der nächsten Besprechung die bestätigten Zuständigkeiten und Termine in das System zur Aufgabenverfolgung ein. Aktualisieren Sie anschließend auch die Präsentation, wenn sie erneut geteilt werden soll. Die Folien erläutern das Protokoll; sie dürfen nicht unbemerkt neue Zusagen begründen.
Fügen Sie kurze, geordnete Notizen in den Presenti-Arbeitsbereich für Präsentationsentwürfe ein. Prüfen Sie anschließend Beschlüsse und offene Fragen, bevor Sie die Folien teilen.
