Um in PowerPoint für Windows Foliennummern einzufügen, öffnen Sie Einfügen → Foliennummer, aktivieren die Nummerierung und wählen Für alle übernehmen. Mit Auf Titelfolie nicht anzeigen bleibt das Deckblatt ohne sichtbare Nummer. Fehlt trotzdem eine Nummer, prüfen Sie zunächst das Layout der betroffenen Folie, statt eine Ersatznummer in ein Textfeld zu tippen.
Entscheidend ist der Unterschied zwischen der Position einer Folie in der Datei, ihrer zugewiesenen Nummer und der Sichtbarkeit dieser Nummer. Eine Titelfolie kann an erster Stelle stehen, ohne ihre Nummer anzuzeigen. Ein anderer Startwert verändert die Nummernfolge; er entfernt keine Folie.
Eine eindeutige Nummerierung hilft auch bei der Zusammenarbeit. Wenn andere Personen die Datei weiterbearbeiten sollen, erklärt unser Leitfaden zur Übergabe einer bearbeitbaren PowerPoint-Datei, welche Bearbeitungsmöglichkeiten Sie vereinbaren sollten. Hier geht es um verlässliche Folienverweise beim Besprechen, Umordnen und Teilen der Präsentation.
Klären Sie, worauf die Nummer verweisen soll
Stellen Sie sich eine Projektbesprechung mit vier Folien vor: Deckblatt, Aufgabenstellung, Optionen und Entscheidung. Bei Rückfragen werden die Beteiligten diese Nummern verwenden. Legen Sie vor der Formatierung fest, ob sie Positionen in dieser Datei oder eine aus einem anderen Dokument fortgesetzte Nummernfolge bezeichnen sollen.
| Folie in der Datei | Start bei 1, Deckblattnummer ausgeblendet | Start bei 7, Deckblattnummer ausgeblendet |
|---|---|---|
| 1 — Deckblatt | 1 ist ausgeblendet | 7 ist ausgeblendet |
| 2 — Aufgabenstellung | 2 ist sichtbar | 8 ist sichtbar |
| 3 — Optionen | 3 ist sichtbar | 9 ist sichtbar |
| 4 — Entscheidung | 4 ist sichtbar | 10 ist sichtbar |
Das Beispiel zeigt, warum nach dem Ausblenden der Deckblattnummer nicht automatisch die 1 erscheint. Das Deckblatt behält seinen Platz in der Folge. Ebenso entstehen durch den Startwert 7 keine sechs zusätzlichen Folien: Nur die Nummer der ersten Folie ändert sich.
Für eine eigenständige Besprechungspräsentation genügt meist eine einfache Nummernfolge. Eine fortgesetzte Folge kann sinnvoll sein, wenn mehrere Dateien zusammengehören. Sagen Sie den Beteiligten in beiden Fällen, ob „Folie 3“ das dritte Vorschaubild oder die sichtbare Nummer meint. Bei einem Startwert ungleich 1 ist das besonders wichtig.
Automatische Nummern in Ihrer PowerPoint-Version einfügen
Verwenden Sie die Nummerierungsfunktion von PowerPoint, statt auf jede Folie eine Zahl zu schreiben. Microsoft beschreibt unterschiedliche Einstiege für die Nummerierung unter Windows und auf dem Mac.
Windows-Desktopanwendung
- Wählen Sie Einfügen → Foliennummer.
- Aktivieren Sie auf der Registerkarte Folie die Option Foliennummer.
- Wählen Sie für die gesamte Präsentation Für alle übernehmen.
Die Registerkarte Folie erreichen Sie auch über Einfügen → Kopf- und Fußzeile. Mit Übernehmen beschränken Sie die Änderung auf die ausgewählte Folie.
Mac-Desktopanwendung
Wählen Sie in der Normalansicht Einfügen → Foliennummer. Aktivieren Sie die Nummer, stellen Sie bei Bedarf den Startwert im Dialog ein und wählen Sie Für alle übernehmen oder Übernehmen.
PowerPoint für das Web
Wählen Sie Einfügen → Fußzeile → Foliennummer, aktivieren Sie im Bereich Fußzeile die Nummerierung und wählen Sie Für alle übernehmen. Dort lässt sich auch die Nummer der Titelfolie ausblenden. Microsofts Anleitung zur Nummerierung im Web beschreibt diesen Bereich; die Desktopversion verwendet einen anderen Dialog.
Prüfen Sie anschließend eine gewöhnliche Inhaltsfolie. Ein Blick allein auf das Deckblatt kann irreführen, wenn dessen Nummer absichtlich ausgeblendet ist.
Deckblattnummer ausblenden und Startwert festlegen
Aktivieren Sie in den Nummerierungseinstellungen Auf Titelfolie nicht anzeigen und übernehmen Sie die Auswahl für die Präsentation. Prüfen Sie das tatsächliche Deckblatt sowie weitere Titelfolien. Eine Folie, die wie ein Deckblatt gestaltet ist, verwendet nicht unbedingt das entsprechende Titellayout.
Unter Windows ändern Sie den Startwert über Entwurf → Foliengröße → Benutzerdefinierte Foliengröße → Nummerierung beginnt bei. Geben Sie den gewünschten Wert ein und bestätigen Sie ihn. Microsoft erläutert das separat unter Ändern der Anfangsfoliennummer.
Im Beispiel geben Sie 7 ein, wenn das Deckblatt die Nummer 7 der gemeinsamen Folge erhalten soll. Ist seine Nummer ausgeblendet, zeigt die Aufgabenstellung die 8. Soll die Aufgabenstellung stattdessen die 7 anzeigen, muss die erste Folie der Datei den vorherigen Wert 6 erhalten. Gehen Sie von der benötigten ersten sichtbaren Nummer aus.
Soll eine andere einzelne Folie keine Nummer tragen, wählen Sie diese aus, deaktivieren die Nummerierung und verwenden Übernehmen statt Für alle übernehmen. Notieren Sie beabsichtigte Ausnahmen. Sonst könnte später jemand eine vermeintlich fehlende Nummer wieder einschalten.
Die Hinweise zum Startwert beziehen sich auf die dokumentierten Desktopfunktionen. Bietet Ihre Browseroberfläche diese Einstellung nicht an, öffnen Sie die Datei in der Desktopanwendung. Manuell eingetragene Zahlen sind kein gleichwertiger Ersatz für automatische Foliennummern.
Die Ursache einer fehlenden Foliennummer finden
Vergleichen Sie eine betroffene Folie mit einer funktionierenden. Ein erkennbares Muster hilft mehr, als dieselbe Einstellung immer wieder zu übernehmen.
| Beobachtung | Zuerst prüfen |
|---|---|
| Keine gewöhnliche Inhaltsfolie zeigt eine Nummer. | Ist die Nummerierung aktiviert und auf die gesamte Präsentation angewendet? |
| Nur dem Deckblatt fehlt die Nummer. | Ist die Unterdrückung auf Titelfolien beabsichtigt? |
| Ein Layout oder mehrere importierte Folien zeigen keine Nummern. | Das betroffene Layout und den zugehörigen übergeordneten Folienmaster. |
| Eine Nummer ist vorhanden, aber schlecht lesbar. | Position, Textfarbe und umgebende Gestaltung. |
Microsoft nennt in der Fehlerbehebung für Fußzeilen deaktivierte Fußzeilenplatzhalter als mögliche Ursache:
- Wählen Sie eine betroffene Folie und öffnen Sie Ansicht → Folienmaster.
- Aktivieren Sie auf ihrem Layout in der Gruppe Masterlayout die Fußzeilen.
- Lassen sich die Platzhalter weiterhin nicht aktivieren, wählen Sie den übergeordneten Master dieses Layouts. Öffnen Sie Masterlayout und aktivieren Sie die betreffenden Fußzeilenoptionen einschließlich Foliennummer.
- Wechseln Sie zum betroffenen Layout zurück und aktivieren Sie dessen Fußzeilen. Schließen Sie die Masteransicht und prüfen Sie die Folie.
Angenommen, Aufgabenstellung und Entscheidung zeigen Nummern, Optionen jedoch nicht. Beginnen Sie beim Layout der Optionsfolie. Eine Änderung an einem anderen Master bleibt möglicherweise wirkungslos. Aus mehreren Designs zusammengesetzte Präsentationen können mehrere übergeordnete Master enthalten. Suchen Sie deshalb von der betroffenen Folie aus den richtigen Zweig.
Die Nummer lesbar machen, ohne jede Folie neu zu gestalten
Eine kleine Nummer am Rand hilft nur, wenn sie sich vom Hintergrund abhebt. Auf einem vollflächigen Foto kann eine helle Nummer verschwinden, obwohl sie vorhanden ist. In einem dichten Diagramm kann sie wie eine weitere Datenbeschriftung wirken. Reservieren Sie eine einheitliche Ecke oder Fußzeilenzone und lassen Sie Abstand zum Inhalt.
In der Desktopanwendung können Sie den betreffenden Nummernplatzhalter in der Folienmasteransicht auswählen und verschieben. Microsofts Anleitung zur Fußzeilenformatierung behandelt Schriftart, Größe und Farbe auf dem Master oder einem bestimmten Layout. Prüfen Sie jedes tatsächlich verwendete Layout; eine Änderung an einem davon muss nicht alle Folien erfassen.
Legen Sie kein zweites Textfeld über eine vorhandene Nummer, um sie scheinbar zu korrigieren. Sonst können zwei Beschriftungen übereinanderliegen, von denen eine erst nach einem Hintergrund- oder Designwechsel sichtbar wird.
Nummerierung nach dem Umordnen und Weitergeben prüfen
Nutzen Sie eine Kopie des Vier-Folien-Beispiels für einen kurzen Check. Verschieben Sie Optionen vor Aufgabenstellung und betrachten Sie die sichtbaren Nummern. Sie sollten der neuen Reihenfolge folgen. Die Optionsfolie darf nicht unabhängig von ihrer Position eine fest eingetippte 3 behalten. Machen Sie den Schritt rückgängig, wenn Sie die neue Reihenfolge nicht benötigen.
Prüfen Sie danach je eine Folie jedes verwendeten Layouts, gegebenenfalls mit Foto, Diagramm und Abschnittstrenner. Öffnen Sie anschließend die Datei oder den Export, den die Empfänger tatsächlich erhalten. Der Seitenzähler eines PDF-Programms kann von der sichtbaren Foliennummer abweichen, wenn das Deckblatt keine Nummer trägt oder die Folge mit einem anderen Wert beginnt. Verwenden Sie in Besprechungsnotizen konsequent die sichtbare Beschriftung.
Bei einer Angabe wie „3 von 12“ müssen Sie die Gesamtzahl im Blick behalten. Microsoft weist darauf hin, dass seine Methode für Foliennummer und Gesamtzahl eine manuell eingetragene Gesamtzahl verwendet. Eine zusätzliche Folie aktualisiert diesen Wert nicht automatisch.
Geben Sie vor dem Versand eine eindeutige Anweisung mit, etwa: „Verwendet für Kommentare die auf der Folie sichtbare Nummer.“ Eine korrekte Nummerierung hilft besonders dann, wenn alle dieselben Verweise benutzen.
