Wasserfalldiagramme in Präsentationen: Jede Veränderung nachvollziehbar zeigen

Ein Wasserfalldiagramm erklärt, wie aus einem Anfangswert durch Zu- und Abgänge ein Endwert entsteht. Damit es auf einer Präsentationsfolie funktioniert, müssen Summen und Veränderungen getrennt bleiben, dieselbe Einheit verwenden und rechnerisch aufgehen. Die Darstellung soll beantworten, was sich verändert hat, statt das Publikum die Balken im Kopf addieren zu lassen.

Geht es um einen zeitlichen Trend, einen Anteil am Ganzen oder den Vergleich unabhängiger Kategorien, ist ein Wasserfall womöglich nicht die richtige Wahl. Beginnen Sie mit dem Leitfaden zur Diagrammauswahl für Präsentationen (auf Englisch). Eine Überleitungsrechnung ist nur sinnvoll, wenn Anfangswert, Veränderungen und Endwert additiv zusammenhängen.

Mit einer Gleichung beginnen, nicht mit einem Diagrammstil

Betrachten wir einen fiktiven Bericht zum monatlich wiederkehrenden Umsatz, angegeben in Tausend USD. Der Anfangswert beträgt 100. Neukunden bringen 25 hinzu, Erweiterungen 10; Verringerungen bei bestehenden Kunden ziehen 8 ab und Kundenabgänge 12. Der Endwert beträgt 115.

100 + 25 + 10 − 8 − 12 = 115.

Die Veränderungen dieser Kategorien überschneiden sich im Beispiel nicht. Ein Umsatzverlust darf nicht sowohl unter Verringerungen als auch unter Kundenabgängen erscheinen. Wechselkursbewegungen, Reaktivierungen und weitere Änderungen kommen hier nicht vor. Ein echter Bericht muss sämtliche relevanten Bewegungen enthalten oder einen tatsächlich ungeklärten Rest ausweisen.

Die Überleitung zeigt, wie sich die Summe des wiederkehrenden Umsatzes verändert. Sie zeigt keine Zahlungseingänge, keinen Gewinn und keine Kundenzahl. Platzieren Sie Kennzahl und Einheit nah am Diagramm, damit das Publikum aus einer vertrauten Geschäftsbezeichnung kein anderes Ergebnis ableitet.

Prüfen Sie vor dem Zeichnen, ob jede Zeile eine Bewegung oder eine Summe ist. „Neugeschäft: +25“ verändert den laufenden Wert. „Endumsatz: 115“ fasst ihn zusammen. Beides als Zuwachs zu behandeln, ist der folgenreichste Fehler in diesem Beispiel.

Eine nachvollziehbare Datentabelle vorbereiten

Führen Sie eine Arbeitsspalte mit dem laufenden Stand, auch wenn das Diagrammwerkzeug sie nicht benötigt. So lässt sich leicht erkennen, wo jeder schwebende Balken beginnen und enden muss.

Alle Werte bezeichnen monatlich wiederkehrenden Umsatz in Tausend USD. Der erste und der letzte Balken stellen Summen dar und beginnen bei null. Die dazwischenliegenden Balken zeigen Veränderungen: Neugeschäft reicht von 100 bis 125, Erweiterungen von 125 bis 135, Verringerungen von 135 hinunter auf 127 und Abgänge von 127 hinunter auf 115.

Die letzte Bewegung endet auf derselben Höhe wie die abschließende Summe. Ist das nicht der Fall, sind entweder die Daten oder die Darstellung falsch. Strecken Sie nicht den letzten Balken und ändern Sie keine Zahl, nur damit die Grafik scheinbar aufgeht.

Bei einer Budgetbesprechung müssen Sie gegebenenfalls zusätzlich zwischen aktivitätsbedingten Veränderungen und verbleibenden Abweichungen von einem angepassten Budget unterscheiden. Das ist eine eigene Analyseaufgabe, wie das Beispiel zur Präsentation von Budgetabweichungen zeigt. Ein Wasserfalldiagramm kann die Rechnung darstellen, Ihnen aber nicht die Wahl des richtigen Modells abnehmen.

Die Überleitung aufbauen und beschriften

Ein Tabellenkalkulationsdiagramm ist hilfreich, wenn sich Werte ändern werden. Für eine feste Erklärung kann auch eine sorgfältig aufgebaute Grafik genügen; ihre Formen rechnen jedoch nicht von selbst. Bewahren Sie in beiden Fällen die Datentabelle mit der Arbeitsdatei auf.

Für Excel erläutert Microsoft in der offiziellen Anleitung zum Wasserfalldiagramm (auf Englisch), wie Sie die Daten auswählen und über die Einfügefunktionen ein Wasserfalldiagramm anlegen. Wählen Sie jede Summensäule einzeln aus und kennzeichnen Sie sie als Summe, damit sie bei null beginnt, statt zu schweben. Prüfen Sie Anfangs- und Endsumme getrennt. Verbindungslinien können helfen, den Stand von einer Veränderung zur nächsten nachzuvollziehen; die Anleitung erklärt auch das Ein- und Ausblenden. Verwenden Sie die Hinweise für Ihre Version und Plattform.

Passen Sie das Diagramm anschließend für die Folie an. Beschriften Sie Summenbalken mit „Anfang“ und „Ende“ samt passendem Zeitraum. Jede Veränderung erhält ein Plus- oder Minuszeichen; die Einheit bleibt sichtbar. Lassen Sie den Kategorienamen genügend Platz, statt alle Beschriftungen senkrecht zu drehen.

Gestalten Sie Summen anders als Veränderungen und Zu- beziehungsweise Abgänge jeweils einheitlich. Grün bedeutet nicht automatisch gut: Steigende Kosten und steigender Umsatz haben unterschiedliche Folgen. Direkte Beschriftungen müssen das Diagramm auch dann erklären, wenn jemand die Farben nicht unterscheiden kann.

Eine doppelt gezählte Summe erkennen

Angenommen, die letzte Zeile mit 115 bleibt als gewöhnlicher positiver Beitrag eingestellt. Obwohl der laufende Stand schon 115 erreicht hat, addiert das Diagramm nochmals 115 und endet bei 230. In den Geschäftsdaten hat sich nichts verdoppelt. Die Darstellung behandelt eine Zusammenfassung als zusätzlichen Beitrag.

Bei einer Zwischensumme besteht dasselbe Risiko. Fügen Sie nach den beiden positiven Bewegungen „Nach Wachstum: 135“ ein, ist das ein Zwischenstand und kein zusätzlicher Beitrag von 135. Machen Sie seine Rolle in Daten und Diagramm ausdrücklich klar.

Eine andere Fehlerart lässt sich nicht über die Diagrammeinstellungen beheben: überlappende Ausgangskategorien. Sind die 12 aus Kundenabgängen bereits in den Verringerungen enthalten, bleibt die betriebliche Rechnung auch bei korrekt markierten Summen falsch. Stimmen Sie die zugrunde liegenden Datensätze ab, bevor Sie die Darstellung anpassen.

Ist der Endwert unabhängig bekannt, wird aber durch die aufgeführten Veränderungen nicht erklärt, zeigen Sie die Lücke ausdrücklich als ungeklärt. „Ungeklärte Differenz: −3“ ist ehrlicher als „Sonstige Einsparungen“ ohne Beleg. Als Nächstes muss die Differenz untersucht, nicht dekoriert werden.

Eine Reihenfolge wählen, die die Veränderung erklärt

Die Reihenfolge der Zwischenkategorien kann die Form der Überleitung verändern, ohne die Endrechnung zu ändern. Werden im Beispiel die Zuwächse vor den Rückgängen gruppiert, wird die Gegenbewegung deutlich: 35 Zuwachs werden teilweise durch 20 Verlust ausgeglichen, sodass netto 15 hinzukommen.

Diese Reihenfolge dient der Erklärung. Sie behauptet nicht, sämtliches Neugeschäft habe vor allen Kundenabgängen stattgefunden. Ist die Abfolge tatsächlich zeitlich, behalten Sie sie bei. Andernfalls sagen Sie, dass die Beiträge nach Art gruppiert sind.

Machen Sie aus den Monaten einer Zeitreihe keine schwebenden Beiträge, wenn die Zahlen bereits Monatssummen sind. Ein Linien- oder Säulendiagramm beantwortet diese Frage meist direkter. Ebenso beschreiben Produktumsätze, die sich zur Summe eines Zeitraums addieren, eine Zusammensetzung – nicht automatisch Veränderungen gegenüber einem Anfangswert.

Gibt es zu viele Bewegungen für eine lesbare Folie, behalten Sie die wesentlichen im Hauptdiagramm und legen Sie offen, wie der Rest gruppiert wird. Kleine positive und negative Beträge können sich rechnerisch aufheben und dennoch unterschiedliche Probleme darstellen. Verstecken Sie kein wichtiges Problem in einem bequemen Nettobalken „Sonstiges“.

Die Folie um die Überleitung herum formulieren

Für die fiktiven Daten eignet sich die Überschrift: „35 Zuwachs wurden teilweise durch 20 Verlust ausgeglichen; der Umsatz liegt um 15 höher.“ Die kürzere Aussage „Der Umsatz stieg von 100 auf 115“ ist ebenfalls richtig, erklärt aber weniger über die Beiträge.

Setzen Sie darunter eine kurze Kontextzeile: „Monatlich wiederkehrender Umsatz in Tausend USD; fiktives Beispiel; Beiträge nach Art gruppiert.“ Das Diagramm kann dann die einzelnen Kategorien tragen. Vermeiden Sie einen weiteren Absatz, der jede bereits beschriftete Zahl wiederholt.

Die nächste Folie sollte zur tatsächlichen Diskussion passen. Geht es um die Gründe für Verringerungen, zeigen Sie die Belege zu dieser Kategorie. Geht es um die Zukunft, führen Sie eine getrennte Prognose mit ihren Annahmen ein. Die historische Überleitung sagt nicht voraus, dass auch im nächsten Monat netto 15 hinzukommen.

Presenti kann helfen, die begleitende Erklärung aus einer vorbereiteten Textvorlage zu strukturieren. Verwenden Sie das bereits geprüfte Diagramm und erläutern Sie die Kernaussage. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine generierte Folie ein natives, bearbeitbares Wasserfalldiagramm nachgebildet hat. Muss der Empfänger Zahlen ändern, übergeben Sie die Datentabelle und die passende bearbeitbare Diagrammdatei über Ihren freigegebenen Übergabeprozess.

Gehen Sie die Überleitung vor dem Vortrag einmal von links nach rechts durch und vergleichen Sie sie mit der Gleichung. Jede Veränderung mit Vorzeichen muss zum nächsten Stand führen, der letzte Stand zur Endsumme passen. Diese einfache Prüfung bildet die Grundlage einer verständlichen Wasserfallfolie.